予約システムのキャンセル待ち機能って何？
任せて！予約システム/ポイントシステムの「タダリザーブ」が解説するよ！
予約システムで予約を受け付ける場合、予約枠がいっぱいになってしまうことがあります。そうなると、お客様はもう予約ができませんが、予約キャンセルがあれば、利用できるようになります。
そこでお店側が用意したい予約システムの機能がキャンセル待ち機能です。キャンセル待ち機能があれば、お客様にもチャンスが巡ってくるし、お店側も機会損失を防げます。
今回は、そんな予約システムのキャンセル機能について詳しい紹介をしましょう。
予約システムのキャンセル待ち機能とは？
予約システムのキャンセル待ち機能は、予約枠が埋まっているときでキャンセルが生じた際に、キャンセル待ちをしているお客様に予約枠を割り振る機能です。
キャンセル待ちをしているお客様には、予約枠が空いたことを自動でお知らせするようになっていることが多いです。
これで予約が取れなかったお客様が予約に入れるようになります。
キャンセル待ち機能導入のお店側のメリット
予約システムにキャンセル待ち機能を導入すると、お店側にもいくつかのメリットがあります。
どのようなメリットか、以下で紹介しましょう。
予約の取りこぼしが少なくなる
予約システムにキャンセル待ち機能を導入するメリットの第1は、予約の取りこぼしが少なくなることです。
予約枠がいっぱいなのを見たお客様は他のお店の予約確保に向かうことがあります。
また、電話などで空きがないか確認するのが面倒で、そのまま予約を諦めてしまう場合もあるでしょう。
その点、予約システムにキャンセル機能が備わっていると、もしかしたらとお客様も期待します。
実際に予約キャンセルがあれば、キャンセル待ちをしているお客様はそのまま首尾よく予約ができます。
つまり、お客様に予約ができるかもしれないと思わせて、そのまま気持ちをつなぎ止めておくことができるので、お店側としては予約の取りこぼしをしないで済むことがあるのです。
対応の手間が減る
予約システムにキャンセル待ち機能を導入するメリット第2は、対応の手間が減ることです。
予約枠がいっぱいだと、お客様が空きがないか電話やメール、メッセージなどで問い合わせることがありますが、対応に時間や手間がかかります。
予約表を見ながら確認するのもちょっと大変。空きがなければ、謝る必要もあります。
「後ほどキャンセルが生じたら、連絡します」と答えることもできますが、そのときになって連絡する作業が生じます。
一方、予約システムにキャンセル待ち機能があれば、お客様の方でキャンセル状況の確認ができるようになるでしょう。わざわざお店に問い合わせる必要はなくなります。
結果として、お店のスタッフが対応しなくて済むようになるので、作業負担も減り手間も軽減されるので楽です。
お客様のニーズを把握できる
予約システムにキャンセル待ち機能を導入するメリットの第3は、お客様のニーズを把握できることです。
予約枠がいっぱいになったとしても、どのくらいの人がそのサービスを求めているのか、どの程度のニーズがあるのかまでは分かりにくいものです。
それに対して、予約システムにキャンセル待ち機能を搭載しておくと、キャンセル待ちをしている人の人数を確認でき、サービスへのニーズが把握できます。
その結果、以降は同サービスの予約枠を増やしてみようなどの対応ができるでしょう。
キャンセル待ち機能導入のお客様側のメリット
予約システムに導入されたキャンセル待ち機能のメリットはお店側に対するものだけではありません。
お客様にとってもメリットがあるので、紹介しましょう。
手間が省ける
サービスを利用したいお店の予約が埋まっているとき、お客様は電話やメール、メッセージなどでお店側に確認することがありますが、ちょっと面倒ですね。
キャンセル待ち機能があれば、そのような面倒は生じません。
予約画面を見てキャンセルが入っているか確認するだけです。お店に連絡を入れる必要はありません。
しかも、キャンセル待ち自体も簡単なステップでできるので、手間が楽です。これで満足度も上がるでしょう。
期待を持てる
予約をしようと思っていても、予約がいっぱいだとガッカリします。
今のところ利用できないのかなとも思うでしょうが、キャンセル待ち機能があるともしかして空きが生じるかもしれないと期待が持てます。
必ず予約キャンセルが生じるというわけではありませんが、すぐに諦める必要がないと思えるのはうれしいポイントでしょう。
キャンセル待ち機能の仕組み
予約システムによってキャンセル待ち機能の仕組みは異なりますが、ここでは一般的な例を取り上げながら仕組みの説明をします。
お客様の情報入力
予約システムのキャンセル機能をお客様に使っていただくためには、情報入力をしてもらう必要がありますが、その際には2つのパターンがあります。
- 本来の予約をするときのように詳細な個人情報を入力してもらう
- メールアドレスや電話番号だけ入力してもらう
1の場合は、予約キャンセルがあったときに改めて詳細な情報を入力しなくても済むので、後の手間が楽になります。
ただ、キャンセル待ちだけで、詳細な個人情報を入力したがらないお客様もいるでしょう。
そのようなお客様に対しては、2の方法がおすすめです。
メールアドレスや電話番号の入力だけなら、お客様も抵抗無くできます。
実際に予約キャンセルが生じ、予約するときになったら詳細情報を入力してもらいます。
予約キャンセルが発生したとき
予約システムのキャンセル待ち機能を搭載しておくと、予約枠がいっぱいになったときに自動的に「キャンセル待ち」状態になります。
そして、実際に予約キャンセルがあると、以下のいずれかの対応をします。
- 先着順にキャンセル待ちのお客様を予約枠に割り振る
- 予約枠が「空き」になり、「空き」が生じたことをお客様にメールで一斉配信する
1のパターンでは、お客様からの承認を受けて先着陣に割り振る方法と、自動的に割り振る方法があります。
いずれの場合も、メールで連絡します。
2のパターンでは、「空き」が出たことをキャンセル待ちをしている全てのお客様に平等で連絡。
お客様の方で「空き」を見つけて、予約することになります。
キャンセル待ち機能を利用する際の注意点
予約システムのキャンセル待ち機能を使う際は、注意した方がいいことがあります。どのようなことか、以下にまとめてみます。
従業員にとってもお客様にとっても利用しやすいか
予約システムによって、キャンセル待ち機能の仕組みが異なります。キャンセル待ちの受付方法なども皆違います。
そこでポイントになるのが、キャンセル待ち機能をお店の従業員もお客様も利用しやすいかという点です。
利用しにくいタイプを選んでしまうと、本来の役割を果たしにくくなります。
例えば、次のようなタイプはお客様が利用しやすいです。
埋まっている予約枠をクリックしただけで、キャンセル待ち状態になるタイプ。
先着順に自動的に繰り上がるタイプなら、待つだけでいいので簡単ですね。
キャンセル待ちリストを簡単に確認できるタイプを使う
キャンセル待ちをしているお客様のリストを確認できるようになっていると便利です。
キャンセル待ちをしている人の人数が把握できるので、サービスの人気度が分かるほか、今後の対策にも活かせます。
予約枠を増やしたり、代替サービスを用意したりなど、きめ細やかなフォローができるでしょう。
有料になっていることがある
予約システムのキャンセル待ち機能はオプションで提供されることが多いです。
その場合は、本来の料金にプラスしてオプション料金を支払うことがあるので、確認しておきましょう。
キャンセル待ち機能が搭載されている予約システムおすすめ5選
ここからは、キャンセル待ち機能が搭載されている予約システムを5つ紹介します。
STORES予約
STORES予約では、月額26,378円の「スタンダードプラン」のレッスン、イベントタイプを契約することでキャンセル待ち機能が利用できます。
サロンやイベントが満席状態の場合にキャンセルが出たり、予約枠が増えた場合は、キャンセル待ち状態の利用者に対して予約枠が空いたことをメールで通知します。
また、キャンセル待ち登録をした利用者の情報は顧客データとして蓄積されるため、フォローメールやイベント案内などを送ることが可能です。
Airリザーブ
「Airリザーブ」もキャンセル待ち機能が搭載されている予約システムです。
Airリザーブの予約機能には、店舗が予約が受けられる時間を設定し、利用者がその範囲内から好きな日時を選んで予約する「自由受付タイプ」と、店舗が事前に開始時間と終了時間の設定をし、予約可能な人数も設定する「事前設定タイプ」があります。
この「事前設定タイプ」にすることで、キャンセル待ち機能が利用できます。
また、Airリザーブでは無料プランでもキャンセル待ち機能が利用可能です。
また、キャンセル待ち機能の他にも、仮予約機能や予約数の制限機能なども利用できます。
ChoiceRESERVE
Choice RESERVE（チョイスリザーブ）は、月額22,000円のProプラン以上のプランに契約することで、キャンセル待ち機能が利用できます。利用する場合は、追加で月額3,300円のオプション料金が必要です。
ChoiceRESERVEのキャンセル待ち機能では、予約枠が空くと、キャンセル待ち状態の利用者に対して一斉メールで通知されます。
キャンセル待ち一覧では、ワンクリックで詳細な情報を表示することができます。
RESERVA
RESERVA Reservation（レゼルバ）では、月額11,000円の「ゴールドプラン」以上でキャンセル待ち機能が利用できます。
キャンセル待ち機能を設定すると、予約枠が埋まった時点で「キャンセル待ち」と表示されるようになります。
利用者がその枠をクリックし、メールアドレスを入力することでキャンセル待ちの申し込みが完了します。
予約枠が空くと利用者に自動的にメールが配信されますが、利用者がキャンセル待ちを取り消したい場合は、メール内のキャンセル待ち解消のURLをクリックすることで、キャンセル待ちを取り消すことができます。
STAR RESERVE
STAR RESERVEは、サロン・スクールに特化した予約システムで、キャンセル待ち機能は「スクールカレンダー形式」で利用できます。
キャンセル発生時に利用者にメールで通知されますが、「一斉配信」と「時間差配信」のどちらかを選ぶことができます。
「時間差配信」を選択した場合は、キャンセル待ちの順番に一定の間隔を開けてメールを送信します。
また、午前1時から4時までは「メール送信禁止時間」に設定されているので、その時間帯にキャンセルが発生した場合でも通知はされません。
他にも、予約確定前の利用者からの「キャンセル待ち取り消し」もできます。
会員数500名までは1契約あたり月額2,200円でキャンセル待ち機能も利用することができます。
ヘッドミント 店舗一覧
| ヘッドミント 大須本店 | 愛知県名古屋市中区大須3-26-41 堀田ビル |
| ヘッドミントVIP 栄東新町店 | 愛知県名古屋市中区東桜2-23-22 ホテルマイステイズB１ |
| ヘッドミントVIP 金山店 | 愛知県名古屋市中区金山1-16-11 グランド金山ビル2F |
| ヘッドミント 名駅店 | 愛知県名古屋市中村区椿町13-16 サン・オフィス名駅新幹線口206 |
| ヘッドミント 東山店 | 愛知県名古屋市千種区東山通5-113 オークラビル6F |
| ヘッドミント 名古屋中川店 | 愛知県名古屋市中川区春田3-184 |
| ヘッドミントVIP 岐阜店 | 岐阜県岐阜市神田町8-4 アートビル4F |
| ヘッドミント 静岡店 | 静岡県静岡市葵区御幸町４−２ ポワソンビル 7階 |
| ヘッドミント 札幌大通店 | 北海道札幌市中央区南2条西6丁目 TAIYO2・6ビル 4F |
| ヘッドミント イオン松任店 | 石川県白山市平松町102-1 松任イオン1F |
| ヘッドミント 新潟店 | 新潟県新潟市中央区花園1-5-3 ネットワークビル花園205 |
| ヘッドミントVIP 銀座店 | 東京都中央区銀座5-10-6 第一銀座ビル501 |
| ヘッドミント 池袋店 | 東京都豊島区東池袋1丁目42−14 28山京ビル202 |
| ヘッドミント 荻窪店 | 東京都杉並区 |
| ヘッドミントVIP 目黒店 | 東京都品川区上大崎2-13-35 ニューフジビル601 |
| ヘッドミント 千駄木店 | 東京都文京区千駄木2-13-1 ルネ千駄木プラザ227号室 |
| ヘッドミント 大宮西口店 | 埼玉県さいたま市大宮区桜木町2-2-7 AOYAMA808ビル4F |
| ヘッドミント 浦和店 | 埼玉県さいたま市浦和区東仲町8-2 大堀ビル202 |
| ヘッドミント 春日部店 | 埼玉県春日部市中央1-1-5 小島ビル4C |
| ヘッドミント 草加店 | 埼玉県草加市高砂2-11-20 真壁ビル4F |
| ヘッドミント 南越谷店 | 埼玉県越谷市南越谷4丁目9-1並木ビル２F |
| ヘッドミントVIP 蕨店 | 埼玉県蕨市塚越2-1-17TPビル201号室 |
| ヘッドミント 稲毛店 | 千葉県千葉市稲毛区小仲台2-6-7 スエタケビル3階 |
| ヘッドミントVIP 千葉店 | 千葉県千葉市中央区新町1-13 木村ビル |
| ヘッドミントVIP 藤沢店 | 神奈川県藤沢市南藤沢21-9とのおかビル5F |
| ヘッドミント 水戸店 | 茨城県水戸市吉沢町216-6 南コーポＡ棟101 |
| ヘッドミント 京都祇園店 | 京都府京都市東山区祇園町北側270-4 Gion Hanaビル 6F |
| ヘッドミント 和歌山駅前店 | 和歌山県和歌山市美園町5-7-8 パーク美園町ビル2F |
| ヘッドミントVIP京橋店 | 大阪府大阪市都島区片町2丁目11－18京橋駅前ビル２F |
| ヘッドミントVIP 東大阪店 | 大阪府東大阪市長田東2-2‐1 木村第一ビル4F |
| ヘッドミント 西宮北口店 | 兵庫県西宮市南昭和町4-10 第一寿荘203号室 |
| ヘッドミント 彦根店 | 滋賀県滋賀県彦根市長曽根南町438-1 テラスビル2階 |
| ヘッドミント 広島店 | 広島県広島市中区幟町12−14 幟町WINビル602 |
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