説明会・セミナーにおすすめの予約システムを教えて！
任せて！予約システム/ポイントシステムの「タダリザーブ」が解説するよ！
説明会やセミナーを開催するとき、多数の参加希望者が集まり、予約受付業務や日程調整、情報管理などで苦労することがあります。そんなときに活用したいのが予約システムです。
説明会・セミナー用予約システムを使えば、参加希望者が多数いてもスムーズにさばけるようになり、予約受付業務も効率化します。
そこで今回は、説明会・セミナーにおすすめの予約システムを紹介することにしましょう。
ぜひ皆さん方の企業や学校でも使ってみてください。
説明会・セミナーが予約受付する際の課題
説明会やセミナーを開催する時に行う予約受付ですが、いくつかの解決すべき課題もあるでしょう。
どのような課題か、取り上げてみます。
予約受付時にアンケートを取得したい
説明会やセミナーを開催するに当たって、事前アンケートを取得しておきたいという企業や学校も多いです。
事前アンケートが取得できれば、当日のサービスを充実させるのに役立ちます。
決済の問題
説明会やセミナー当日に決済をするとなると会計業務が大変です。スタッフの配置、レジやおつりの準備、金銭のやりとりなどやるべきことが多くなります。
そのようなときにはトラブルが発生することもありますが、多くの予約システムにはクレジットカードによる事前決済が用意されています。
事前決済をする人が多くなれば、当日の決済業務が減り、スタッフの業務も楽になるでしょう。
来場受付をスムーズにしたい
説明会やセミナーにはたくさんの参加者がお越しになるでしょうが、その際に主催者側としては来場受付をスムーズにできるようにしておきたいでしょう。
来場に伴う混乱があれば、お客さまにも迷惑だし、スタッフも対応で大わらわになります。
予約受付から来場受付までいかに滞りなくす進めされるかは大きな課題です。
大規模説明会・セミナーの場合
大規模説明のセミナーの予約受付ともなると、アクセスが集中することもあり、パンクしてしまうこともあります。そのような事態をいかに防ぐかも課題です。
様々な予約に関する課題を解決してくれるのが予約システム
説明会やセミナーの予約受付をするうえでの課題を洗い出してみましたが、そのような課題を解決してくれるのが予約システムです。では、どのように解決してくれるのかを解説しましょう。
アンケート機能
説明会・セミナー用の予約システムにアンケート取得機能がついたものがあります。
アンケート取得機能を使えば、予約時にお客さまに意向や要望などをヒアリングでき、ヒアリングした内容を説明会・セミナー開催時のサービスに活かせるようになります。
事前決済機能
説明会・セミナー用予約システムに自動決済機能がついている場合も多いです。
クレジットカードなどで予約時にあらかじめ決済できる機能で先に支払いが済んでいますから、お客さまが当日キャンセルする可能性が低くなります。
そのため、当日の準備がしやすくなるでしょう。
予約受付と来場受付の連携
説明会・セミナー用予約システムで予約を受け付けたら、当日の来場受付の段取りをスムーズにすることもできます。
予約システムから参加者リストを印刷し、当日来場チェックできるようになっているものがあるのです。
これで当日の来場受付が混乱しないで済むでしょう。
大規模説明会・イベントに対応できる予約システム
大規模な説明会やイベントの予約受付ともなると、接続が不安定になったり繋がらなくなったりすることがありますが、そのような不安なく使える予約システムがあります。
参加希望者が殺到してもさばけるシステムです。
これなら、お客さまにも迷惑にならずスタッフも落ち着いて対応できるでしょう。
説明会やセミナーで予約システムを導入する際の注意点
説明会やセミナーの予約受付業務を効率化してくれる予約システムですが、導入に当たって注意すべきこともあるので、まとめてみましょう。
必要な機能があるか確認
説明会・セミナー予約システムといっても様々な種類があり、それぞれ搭載している機能が違います。
そのため、実際に選ぶときは自社に合った機能が備わっているか、あるいはオプションで加えられるかを見てみましょう。
必要な機能がない予約システムを導入してしまうと、後で希望通りに使えず役に立ちにくくなることがあります。業務に余分な機能がありすぎると、持て余してしまうことにもあるでしょう。
まずは、自社に求められる機能は何か、その機能は備わっているかを確認したうえで説明会・セミナー用予約システムを選んでください。
対応デバイスをチェック
最近の予約システムはマルチデバイス対応のものが増えましたが、全ての予約システムではありません・パソコンだけ、スマートフォンだけ対応というものもあります。
説明会・セミナーの予約をどのデバイスで受け付けることになるのかは、各社や各学校が決めることですから、適切な予約システムを選びましょう。
予約システムで集客ができるとは限らない
説明会やセミナーを開催するときには少しでも多くの参加者を募りたいでしょうが、予約システムの利用が集客手段となるとは限りません。
予約システムでも顧客管理や分析、メール配信など集客に役立つ機能が備わっている場合があるものの専門的な集客ツールではないことは覚えておきましょう。
集客を図るのなら予約システム利用以外の施策を打つ必要があります。
電話やメール予約にも対応できるようにしておく
説明会やセミナーの予約受付で大きな力を発揮してくれる予約システムですが、全ての参加希望者が予約システム経由で予約するとは限りません。
今でも、電話やメールで予約したいという人もいます。
そのため。完全に予約システムに依存するのではなく、アナログ的な予約方法も利用できるようにしておく必要があります。それがお客さまへの親切にも繋がるでしょう。
予約システムでもミスは起こりえる
説明会やセミナー用の予約システムを導入すれば、予約受付が大幅に効率化し、スムーズに予約が受けられるようになるでしょう。
予約希望者側も受け付けるスタッフ側もミスを起こしにくくなるのもメリットです。
しかし、予約システムといえども完璧なものではありません。予約希望者が入力ミスすることも考えられます。
そのようなときのために、予約システムのリマインドメール機能などを使い、説明会・セミナーの予約内容をあらかじめ参加希望者に通知しておくなどの対策も必要です。
操作性
説明会・セミナー用予約システムは参加希望者や開催スタッフが使いやすいようになっていることが多いですが、種類にもよります。操作が難しいものだと慣れるのに時間がかかります。
特に機能が多い予約システムだと、操作が複雑になることがありスタッフも使いにくくなりやすいです。
そのため、あらかじめデモページなども見たうえで、選ぶようにしてください。
利用料金
説明会・セミナー用予約システムの利用料金は様々。
同じ製品でもいくつかの料金プランが用意されていることが多いです。
そのため、利用料金をよく確認したうえで、選ばなければいけません。
特に料金と機能の関係はポイントになるので、自社に合った機能がある予約システムで予算の範囲内で申し込めるものを探してみてください。
説明会・セミナー用のおすすめの予約システム7選
説明会・セミナーを開催するに当たって予約受付業務を効率的に行いたいと思えば、予約システムを導入したいところ。ただ、問題なのはどのような予約システムを導入するかです。
自社に合う予約システムを選ばなければいけませんが、その選択の参考になるように、説明会・セミナーにおすすめの予約システムを紹介しましょう。
それぞれの特徴や機能を比較してみて、良さそうなものを選定してください。
リザエン
画像引用元：リザエン|公式サイト
「リザエン」はあらゆる業種の予約受付・顧客管理・決済がこれひとつでできる予約システムですが、説明会・セミナー向けも用意されています。
クラウド上で説明会・セミナーの参加者の利便性と運営企業の効率性を実現する予約システムです。
「リザエン」の予約フォームはカンタン・自由に作成できます。
項目の追加・変更も可能。説明会・セミナーに必要な事前確認情報を入力してもらって、事前準備をスムーズに行えます。
クレジットカードによる事前決済も可能。説明会・セミナー当日の決済ともなると、混乱も生じやすいですが、事前決済により受付業務も円滑に進みやすくなります。
来場受付をしやすくなる機能もついています。いくつかの方法があります。
- 予約データをダウンロードして印刷し、来場者リストを用意して、当日来場者チェックする
- タブレット端末で来場者の消込チェックを行う
- QRコードを発行して、バーコードリーダーで消込チェックを行う
大量の予約が入ると想定される大規模説明会やセミナーにも対応。専用環境のエクスパンド版で、複数台の負荷分散構成にも対応しています。
説明会・セミナー用「リザエン」のメリットは以下のようなものです。
- 予約受付、定員管理、メール返信などの業務を自動化して運営効率を向上
- あらゆる説明会・セミナーなどのスケジュールに柔軟に対応
- ASP/SaaS型のクラウドサービスでの提供になり、低価格でスピーディーに導入できる
説明会・セミナー用「リザエン」の料金プランは2種類です。
| プラン名 | ビジネス版 | エンタープライズ版 |
| 初期費用 | 20,000円 | 要お見積り |
| 月額料金 | 10,000円～ | お問い合わせください |
RESERVA
画像引用元：RESERVA|公式サイト
「RESERVA」は累計導入者数が26万社を突破したという超人気予約システムですが、会社説明会用のシステムも提供しています。
公式サイトには、「RESERVA」が会社説明会の予約で利用される理由が記載されているので、抜粋してみましょう。
- 会社説明会に特化
- 会社説明会などの予約受付に対応
- PC・スマホ・タブレットに対応し、時間を問わず予約受付可能
- キャンセル待ち機能で、キャンセル発生時に通知
- リマインドメール機能で、直前のキャンセル防止に役立つ
- 予約時アンケート機能で、事前に予約者のアンケートを取得できる
会社説明会用「RESERVA」の予約から来店までの流れを確認しましょう。
- 会社説明会の予約サイトを開く
- 表示されたメニューから予約するものを選ぶ
- 選んだメニューの詳細が表示される
- 参加する人数と、予約を入れる日時を選ぶ（参考書購入などのオプションがあれば合わせて選ぶ）
- 会員IDでログインするか、直接連絡先を入力する
- 確認画面にて、申し込み内容に誤りがないか確認する
- 会社説明会の予約完了！メールが届くので、ご確認ください
会社説明会用の「RESERVA」の料金プランはフリーからスイートまでの6種類。フリーは無料で利用でき、基本機能だけでOKというのなら十分ですが、さらに高機能なのが必要なら有償プランを選んでください。
ここでは、会社説明会用の「RESERVA」を紹介しましたが、その他のイベントに対応するタイプもあります。次のような説明会・セミナー・イベントで利用できます。
- 講習会・教育講座・勉強会・朝活
- 各種セミナー
- 法定研修
- 採用セミナー・採用説明会
- まちおこしイベント
- 自治体イベントなど
EIPrO（エイプロ）
画像引用元：EIPrO|公式サイト
「EIPrO（エイプロ）」はセミナー・研修・説明会・イベントの予約システムです。導入することで、顧客サービス・業務効率・売上アップが狙えます。
「EIPrO」の主な機能を挙げてみましょう。
- 予約受付⇒ネット予約で効率的な予約受付が何時でも可能
- 自動返信メール⇒予約と同時に予約完了メールを自動配信。予約開始前後のリマインダーメールの自動配信も可能
- ダウンロード・レポート⇒予約一覧や顧客一覧のCSVダウンロードが可能。レポートメニューで売上金の確認もカンタン
- 顧客管理⇒サービス単位で予約した顧客一覧の確認ができるほか、顧客一人一人の予約履歴、問い合わせ履歴などを確認・管理できる
- 予約フォーム・ウェブページ⇒サービス単位で予約フォームを作成でき、自社のホームページに予約フォームのURLを貼れる
- セキュリティ⇒管理サイト（運営側）へのアクセスURLは契約別に用意。不正アクセスを未然に防げるほか、重複ログイン制御機能もあり
- 様々決済に対応：予約時のクレジットカード決済はもちろん、銀行振込やスタジオ払い（持参）なども設定できる
- ウェブデザイン⇒ウェブは直感的操作できるCMS機能を用意。オリジナルデザイン（CSS・JAVA認定）の予約システム運営が可能
- チケット・クーポン⇒チケットによる予約受付やクーポンにより割引予約にも対応
「EIPrO」には、セミナー・研修・説明会・イベントの予約受付・管理業務を効率化してくれる機能が盛りだくさんです。
「EIPrO」の料金プランは2種類です。
| プラン名 | ネオ | プロ |
| 初期費用 | 0円 | 0円 |
| 月額費用 | 7,700円 | 14,300円 |
「EIPrO」利用までの流れは以下のようになっています。
- まずは「無料お試し」から手続き
- 無料お試し期間中に用途にあった運営ができるか機能確認・各種設定
- 利用申込み（契約）・運用開始
「無料お試し」を申し込んだら、必ず契約しなければいけないということはなく、自動的に契約に移行することもありません。執拗な営業案内もしていないので、安心して「無料お試し」をお申し込みください。
契約をすると、最短当日から「EIPrO」の本稼働が可能です。契約する場合は、仕様・機能・利用規約などを十分確認してから、手続きを行ってください。
無料お試し期間中に設定した内容は、利用申込み（契約）時にそのまま継続できます。
オプション（オリジナルドメイン・カスタマイズなど）は利用開始まで時間がかかります。
ChoiceRESERVE
画像引用元：ChoiceRESERVE|公式サイト
「ChoiceRESERVE」は業界・業種を問わず予約に関する課題を解決してくれる予約システムですが、面談・面接・研修・説明会用のシステムもあります。
大量の面接や説明会の予約受付・日程調整・リマインダー・名簿管理・情報蓄積などを自動化してくれるシステムです。
面談・面接・説明会・研修の予約・受付管理システム「ChoiceRESERVE」でできることを挙げてみましょう。
| 「ChoiceRESERVE」でできること | 詳細 |
| 予約業務を自動化 | 予約受付～確定・リマインダーまで、すべてを自動化。予約者が直接ウェブ上からキャンセル・変更もできるので、日程調整の業務も大幅に軽減される。 |
| 予約者情報の管理 | 予約時に取得した予約者情報を管理画面で検索・表示ができる。 またCSVで出力することにより、社内データとの連携が可能。 |
| シームレスな予約を実現 | クラウド型予約システムなので、社外やスマートフォンからのアクセスができ、グループ企業などの予約もシームレスにする。（ログイン認証セキュリティ付） |
| 安心・安全のシステムを低コストで運用 | 厳しいセキュリティ基準を設けている。予約に特化することで、導入コストを抑えている。 |
面談・面接・説明会・研修の予約・受付管理システム「 ChoiceRESERVE」利用までの流れは以下の通りです。
- お問い合わせ・デモの申し込み
- 1～3営業日以内に専任の担当者から連絡がいく
- デモサイトでの検証（利用期間は2週間）
- 申込書をサポート担当からお渡しするので、必要事項を記入・捺印の上、ご返送ください
- 納品後、運用を開始
- 導入後フォロー
SELECTTYPE
画像引用元：SELECTTYPE|公式サイト
「SELECTTYPE」は高機能・多機能な予約システムで、会社説明会・採用説明会向けのサービスもあります。
開催スケジュールカレンダーから参加者/応募者情報のデータベース管理まで、カンタンに高機能・オリジナルデザインの予約フォームが作れるようになっています。
「SELECTTYPE」の主な特徴を上げてみましょう。
| 「SELECTTYPE」の主な特徴 | 詳細 |
| 各説明会の開催スケジュールを予約カレンダーで表示、スムーズにエントリー | 会社の会社説明会・採用説明会スケジュール登録はとてもカンタン。 登録されたスケジュールは求職者向けの予約カレンダーに自動マッピングされ表示される。 応募者・採用希望者は説明会スケジュールを確認、希望日程へのエントリーをWEB手続きするだけ。 |
| 当日の出欠確認シートもCSVファイルでカンタン出力 | エントリーされた参加希望者情報は、画面上からの確認はもちろんCSVファイルとしての出力も可能 会社説明会の当日に参加希望者リストを出力し、受付での出欠チェックシートとしても活用できる。 |
| 手作業集計による人為的ミスを徹底排除 | 予約フォームから応募者が予約時に入力する情報がそのままシステム内に保管されるので、人為的なケアレスミス発生リスクを大幅に排除できる |
| 自由度の高い予約フォームデザイン調整機能 | 予約フォームのテキスト・背景・ボタンなど各パーツごとの細かなデザイン調整が可能 デザインテーマ/デザインテンプレートも豊富に用意 |
| 前日リマインドで参加率の向上 | 予約予定の前日にエントリー者宛て、管理者宛双方にリマインドメールが発信される |
| スマートフォン表示に完全対応 | スマートフォンアクセス時の自動表示サイズ・レイアウト調整に対応 最適なサイズ・レイアウトで表示される |
「SELECTTYPE」なら、開催スケジュールのシェア、24時間のエントリー受付、空き状況の適切な管理、開催日前日のリマインドメール配信、すべてワンセットで活用できます。これで説明会の予約管理は万全でしょう。
「SELECTTYPE」の料金プランは4種類です。
| プラン名 | フリー | ベーシック | プロフェッショナル | プレミアム |
| 月額料金 | 無料 | 1,650円（税込） | 3,300円（税込） | 11,000円（税込） |
STORES予約
画像引用元：STORES予約|公式サイト
「STORES予約」は累計導入者数が15万社以上で、様々な用途・業種に対応していますが、セミナー・ウェビナーの店舗・施設向け予約管理サービスも提供しています。予約管理運営にかかわる実務を削減し、業務を効率化するだけでなく、新規集客もできる予約システムになっています。
セミナー・ウェビナー向け「STORES予約」の主な機能を紹介しましょう。
| 「STORES予約」の主な機能 | 詳細 |
| 予約カレンダーの貼り付け | ホームページやブログに「STORES予約」の予約カレンダーを貼り付けられる |
| キャンセル待ち設定 | キャンセル待ちをしているお客様にキャンセルが入ったときにその旨を自動送信 |
| ネット決済 | お客様がセミナー・ウェビナーに来る前にクレジットカーなどで決済ができる |
| アンケートのカスタマイズ | セミナー・ウェビナー予約をするお客様にアンケートをする場合、最大20個まで設定ができる |
| グループ予約受付 | 2～100人までグループ予約受付人数を設定できる |
| 予約忘れないでねメール | セミナーやウェビナーの前に、予約者に対して任意のメッセージを指定の日時に送信できる |
| 顧客管理 | セミナー・ウェビナー予約が入ると、顧客カルテを自動作成 |
このほかにもさまざまな機能があるのがセミナー・ウェビナー向け「STORES予約」です。
セミナー・ウェビナー開催者からすると、便利な予約システムになっています。
「STORES予約」の料金プランはフリーからエンタープライズまでの5種類。おすすめなのはチームプランで、スタッフの予約管理やアンケートなどより柔軟な設定ができます。
チームプランの月額料金は22,880円（税込）。年契約すると、月額換算で19,690円（税込）となります。
Air RESERVE
画像引用元：Air RESERVE|公式サイト
「Air RESERVE」はカンタンに使えて、毎日の業務が快適になる予約システムですが、イベント・セミナー・ワークショップ用に利用できるサービスもあります。
イベント・セミナー・ワークショップ運営の悩みや不安を解決してくれる予約システムです。
イベント・セミナー・ワークショップで「Air RESERVE」を導入するメリットは次のようなものです。
- 導入から運用までがカンタン⇒初期設定までに時間はかからず、各種メニューに応じた予約設定を短時間かつカンタンに作成できる
- 業務負担を軽減⇒予約受付やキャンセル対応、満席による枠の取り下げなどはすべて自動化し、現場の業務負担を軽減する
- 予約数の管理がカンタン⇒セミナーなどのメニューの予約数は、画面から一目で確認することができる
イベント・セミナー・ワークショップ用「Air RESERVE」の主な機能を紹介しましょう。
- ネット予約受付⇒いつでも何時でも予約受付ができ、予約の取りこぼしを防ぐ。スマートフォン予約にも対応
- キャンセル機能⇒お客様、またはスタッフがネット上でキャンセル操作ができる
- 予約キャンセル待ち機能⇒セミナーなどの定員数を超えた予約枠に対して、キャンセル待ちの受け付けをすることができる
- メニュー予約枠の定員設定⇒メニューの定員を設定できるので、セミナーなどの定員数を制限できる
- ホームページ埋め込み機能⇒自分のホームページなどに予約カレンダーを埋め込める
- 予約項目の追加（有料プランの場合）⇒予約受付時に取得する項目をカスタマイズすることで、予約時のアンケート集計などが可能になる
「Air RESERVE」の料金プランは3種類です。
| プラン名 | フリー | ベーシック | プレミアム |
| 月額料金 | 0円 | 5,500円（税込） | お問い合わせ |
上記プランのうち、おすすめのナノはベーシックプラン。リーズナブルな料金で、基本機能以外にも次のような機能を利用できます。
- 予約リマインドメール配信
- 複数店舗カンタン切り替え
- 予約枠の色分け管理
- Googleカレンダー連携
- 予約フォームの項目追加
- 予約カレンダーの印刷
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