士業・コンサルタント事務所おすすめの予約システムを教えて！
任せて！予約システム/ポイントシステムの「タダリザーブ」が解説するよ！
士業やコンサルタント業務を行っている事務所では、様々なお客さまからの予約を受け付けて、予約当日に相談に乗り、アドバイスを行っていきます。
そこで問題にしたいのがどのようにお客さまの予約を受け付けているかです。事務所窓口、電話、メールなどの手法で予約受付をしている事務所もあるでしょう。
それが悪いというわけではありませんが、現代においてはやや効率性の劣る手段です。
そこでおすすめしたいのが予約システムの導入。予約システムを導入することで、予約受付は24時間365日可能になり、受付業務が自動化されます。
おかげで、士業やコンサルタント事務所のスタッフの業務が大幅に軽減することになります。
ただ、問題はどのような予約システムを導入するかです。今回はそのようなお悩みを抱えた方のために、士業やコンサルタント事務所におすすめの予約システムをご紹介するので、ぜひ参考にしてください。
士業・コンサルタント事務所で予約システムを導入するメリット
士業やコンサルタント事務所で予約システムを導入すると、どのようなメリットは得られるでしょうか。考えてみましょう。
出張が多いスタッフがいても、予約受付をしやすい
士業やコンサルタントスタッフの中には出張で事務所を留守にする場合があります。
もしそのようなときに電話予約申込が入っても、留守だから日程調整ができませんと断るのは避けたいところ。
しかし、実際に担当スタッフがいないと、打ち合わせもしにくくなり、日程調整まで時間がかかることもあるでしょう。
そうなると、大事なお客さまの取りこぼしに繋がることもあります。「それでは、他の事務所に当たってみます」と言われれば、大きな損失です。
これがアナログ予約の大きなデメリットですが、そこで活用したいのが予約システム。
あらかじめ士業やコンサルタントスタッフのスケジュールを予約システムに組み込んでおけば、そのスケジュールに応じてお客さまは予約申込ができます。
スタッフが出張している、留守であることは関係ありません。その結果、お客さまが逃げるのを防げることができるでしょう。
事前に相談内容の詳細を把握できる
士業やコンサルタントがお客さまの相談を受け付ける場合は、ある程度事前情報を知っておかなければいけないのですが、電話予約受付では制限があります。
口頭の伝達による限界、時間制限、伝え間違いなども考えられ、事前情報収集が効率的にできません。
その点、予約システムのアンケート機能を利用すると、お客さまが相談したい内容を細かくヒアリングできます。
質問の項目や形式を自由に設定できるようになっている予約システムが多いですから、士業やコンサルタントの方が必要な事前情報を把握しやすくなっています。
これで、予約当日のコンサルティングもスムーズに進むでしょう。
不得意分野の相談は項目から外せる
士業やコンサルタントといっても、それぞれ得意分野不得意分野があります。
得意分野の相談予約が来るのは大歓迎でしょうが、不得意分野の相談が入ると、対応に苦慮するものです。
そこで予約システムの相談受付では、項目から不得意分野を外しておいてもいいですね。
項目にない相談は乗りませんとしておけば、わざわざ予約するお客さまもいないでしょう。
新規集客に役立つ場合がある
士業やコンサルタント事務所を開いても、すぐにお客さまが集まるわけではありません。
様々な施策を行いながら、新規集客を図る必要があります。その施策には次のようなものが含まれます。
- ホームページを作る
- ブログを執筆する
- SEO対策をする
予約システムの中には、上記のような施策のサポートをしてくれるものがあります。そのような予約システムを士業やコンサルタント事務所で導入すれば、新規集客を図りやすくなるでしょう。
ドタキャン防止をしやすい
お客さまが士業やコンサルタント事務所の相談予約をしても、キャンセルする場合があります。
忘れてしまうという場合もあるでしょうし、急用ができる場合もあるでしょう。いずれにしろ、事務所側にとっては困る点です。
その点、多くの予約システムには、予約当日前にリマインドメールを自動送信できるようになっています。
リマインドメールにより、お客さまも心の準備ができて、予約当日にドタキャンする可能性も減るでしょう。
仮にキャンセルするお客さまがいたとしたら、キャンセル待ち機能という便利手段もあります。
キャンセル待ちに申し込んだお客さまにキャンセルが入ったことを通知して、空いた予約枠に組み込む機能です。これで予約枠の空洞化を防げるでしょう。
対応時間を設定できる
士業やコンサルタントの方にとって困るのがお客さまが予約時間を超過して、相談することです。
時間が超過すると、次のお客さまの予約時間に割り込んだり、他の業務の支障になったりすることもあるでしょう。
ただ、電話予約の場合、得てして開始時間のみの伝達で終わってしまう場合があります。
大枠はこのくらいと示すかもしれませんが、お客さまとしては話したことがいっぱいあるものです。それを無下に断るのも気が引けます。
そこで導入したいのが予約システムで、相談の開始時間と終了時間を明確に提示できるようになるでしょう。
時間厳守としておけば、お客さまも制限時間を意識しながら相談するようになります。
電話で「時間厳守」とはいいにくいものですが、予約システムなら記載しやすいです。
オンライン相談に対応しているものもある
コロナ蔓延の影響で、人と人との接触を避けるために、対面相談からオンライン相談にシフトする動きも広がりました。
オンライン相談の予約受付ということなら、電話よりも予約システムの方が分があります。
オンライン相談対応の予約システムを利用すると、お客さまは予約もしやすいし、自宅を出ないで相談でもできるなどメリット絶大。
気軽に利用できるとなれば、集客アップも期待できるでしょう。
無料の予約システムを選ぶか有料の予約システムを選ぶか？
予約システムには無料のものと有料のものがありますが、士業やコンサルタント事務所ではどちらを選ぶべきでしょうか。
難しい選択になりますが、事務所の規模、用途、決済手数料、イメージ戦略などによっても変わってきます。
1～3人くらいのスタッフで運営している小規模な士業・コンサルタント事務所で高額な予約システムを導入してしまうと、出費ばかりかさみ、割が合いません。
予約受け入れ人数にも限界があるでしょうから、無料の予約システムの導入で済ませておく方がいい場合も多いです。
規模が大きくなり、スタッフも多くなると、多機能な予約システムが必要になります。多機能ということなら、有料のシステムを選ぶことになるでしょう。
決済手数料は無料の予約システムの方が高くなりがちで、決済金額によっては割高になってしまうことがあります。
イメージというのは、広告表示のことです。無料の予約システムにはよく広告が表示されます。
士業やコンサルタント事務所によってはこの広告表示がイメージダウンに繋がりかねないので、有料プランを選ぶ方がいいことになりますが、他の条件次第です。
以上のように、士業・コンサルタント事務所に無料の予約システムか有料の予約システムのいずれかを導入すべきかは状況によって変わってきます。
士業・コンサルタント事務所におすすめの予約システム6選
士業・コンサルタント事務所を運営するうえで、どのような予約システムを導入するかは大きな課題です。
様々な予約システムがあるので、どれがいいのだろうと選択に迷うこともあるでしょう。
そこでここからは、特に士業やコンサルタント事務所におすすめできる予約システムをご紹介することにします。ぜひ選択の際の参考にしてください。
RESERVA
画像引用元：RESERVA｜士業・コンサルタント向けの予約システム
「RESERVA」では、士業・コンサルタント向け予約システムを提供しています。
法律事務所や司法書士事務所などの予約管理を自動化するシステムです。予約管理と顧客管理を一元化し、運営の成功をサポートしてくれます。
士業・コンサルタント向けの「RESERVA」の対応業種は様々ですが、主なものを挙げてみましょう。
- 法律事務所
- 社会保険労務士事務所
- 税理士事務所
- 司法書士事務所
- 公認会計士事務所
- 監査法人
- 行政書士事務所
- キャリアコンサルタント
- 確定申告代行センターなど多数
士業・コンサルタント向けの「RESERVA」に搭載されている機能は90超。多彩な機能で予約からサービス提供までの流れをスムーズに進めることができるようになります。
90超の機能を全てご紹介することはできませんが、一部を取り上げてみましょう。
| 導入も操作もかんたん | 導入は3分！ パソコン初心者でもかんたんに操作できる |
| 外国語対応 | 英語、中国語（簡体、繁体）、韓国語、タイ語に対応 訪日外国人のお客さまからの予約も受付けられ、インバウンドにも対応 |
| 独自会員の管理 | 士業・コンサルタント事務所の会員システムをかんたんに構築できる 会員だけが予約できるメニュー設定も可能 |
| PC、スマホ、タブレット対応 | パソコン、スマホ、タブレット、iPhone、Androidに対応 どのようなデバイスからでも操作ができる |
| 顧客管理（CRM） | 予約が入ると顧客情報が自動登録される 予約、来店の履歴、来店時の情報を記録できる |
| オンライン決済 | 初期費用・月額費用なしでクレジットカードによるオンライン決済を導入できる 対象のクレジットカードはVISA / Master / JCB / AMEX / Diners クレジットカードによる事前決済を導入すれば、ドタキャン防止に役立つ |
| 自動メール・メルマガ配信 | 受付メール、予約前日のリマインドメール等を自動配信できる 来店後のお礼メール、休眠客や特定顧客に対してのメールマガジンの配信も可能 |
| スタッフ指名予約 | お客さまが士業・コンサルタント事務所に予約をする際に、担当者を指名できる 「RESERVA」が各スタッフのシフトと枠を自動認識して、受付枠を自動作成する |
| 予約カレンダーの埋め込み | 士業・コンサルタント事務所のホームページやブログに「RESERVA」の予約カレンダーを埋め込める お客さまはそのカレンダーからかんたんに予約できる |
| キャンセル待ち | 予約キャンセルが入って空き枠が生じたとき、キャンセル待ち登録のリストに自動メール配信で通知ができる 通知が行くことで、空き枠が空き枠のままにならず、すぐに埋められる |
| Googleカレンダー連携 | 「RESERVA」に入った予約はGoogleカレンダーにリアルタイムで反映される スタッフ間のスケジュール管理に最適 |
まだまだたくさんの機能があるのが士業・コンサルタント向けの「RESERVA」。使いこなすのが大変かもしれませんが、士業・コンサルタント事務所の予約管理では大きな力を発揮してくれるでしょう。
STORES予約
画像引用元：STORES予約｜弁護士・税理士・士業向け予約システム
「STORES予約」では、弁護士・税理士・士業向け予約システムを提供しています。1対1の個別相談やカウンセリング、セミナーなどにも対応できる予約システムです。
法務相談や税務相談などにおける、弁護士や税理士の指名予約にも対応しています。
予約システムの導入というと、Webの専門知識が必要なのではと思っている人もいるでしょうが、「STORES予約」なら、かんたんに士業専用の予約サイトを作成でき、事務所のホームページやブログに設置できます。
弁護士・税理士・士業向け予約システム「STORES予約」の主な機能をご紹介しましょう。
| 機能 | 詳細 |
| スタッフ指名予約 | お客さまはメニューだけでなく、スタッフも指名してネット予約できる |
| スタッフ管理 | スタッフ毎の対応可能なメニューの紐付け、出勤スケジュールの設定が可能 |
| キャンセル待ち設定 | お客さまがキャンセルした場合、キャンセル待ちで予約を取っているお客さまに対して、空き枠ができた旨をお伝えするメールを自動で送信できる |
| SEO対策 | SEO対策を設定することで、GoogleやYahooでキーワード検索したときにあなたの事務所が上位表示されやすくなる |
| 自動DM配信機能 | 「誕生日」「予約日 (来店日)」「予約回数 (来店回数)」などの条件にて、お客さまに対して自動でメッセージを送ることができる |
| アンケートのカスタマイズ | 予約時にお客さまに記入していただくアンケートを最大20個まで事務所側で設定できる アンケート形式や回答形式も色々選べる |
| 予約者情報カスタマイズ | お客さまが予約時に入力する項目をカスタマイズでき、回答内容は顧客情報に反映できる |
| 顧客管理 | 事務所に予約が入ると、顧客カルテを自動作成 予約や来店履歴、顧客メモなどの記録ができる |
| 予約情報CSVダウンロード | 予約情報、顧客情報を一括でCSVダウンロードすることができる |
| 管理者権限機能 | リーダー職の方には全ての予約ページの閲覧・編集権限を、一般スタッフの方には特定の予約ページの閲覧のみ、などスタッフ毎に柔軟な権限の設定ができる |
| Googleカレンダー連携 | 「STORES予約」とGoogleカレンダーで連携ができ、予定の重複を防ぐとともに、さらなる予約管理の効率化を期待できる |
| ネット決済 | お客さまは事務所に来る前にクレジットカードなどで支払いを完了できる |
「STORES予約」には他にも機能があります。豊富な機能で弁護士・税理士・士業事務所の予約管理業務をサポートしてくれます。
弁護士・税理士・士業向け予約システム「STORES予約」を導入している事務所の実例をいくつかご紹介しましょう。
☆行政書士みなと国際事務所
行政書士みなと国際事務所は入国管理局への申請代理・手続きなどを行ってくれる行政書士事務所です。同事務所では予約受付に「STORES予約」を導入しています。
☆横浜合同法律事務所
横浜合同法律事務所は「交通事故」「夫婦の問題」「相続の問題」「労働の問題」「借金の問題」「刑事事件・少年事件」「アスベスト被害」「B型肝炎被害」など様々問題を扱っている法律事務所です。同事務所でも予約受付に「STORES予約」を採用しています。
☆FP事務所ストラット
FP事務所ストラットは不動産投資などのアドバイスを行う事務所で、やはり予約受付で「STORES予約」を利用しています。
SELECTTYPE
画像引用元：SELECTTYPE｜法律事務所・士業向け予約システム
「SELECTTYPE」では、法律事務所・士業向け予約システムを提供しています。
法律関連の種々のカウンセリング/相談をネットで予約受付できる予約システムです。かんたんで高機能、デザインも美しい予約フォームが作れます。
法律事務所・士業向け予約システム「SELECTTYPE」の主な特徴を見てみましょう。
| 特徴 | 詳細 |
| 受付時間外も24時間、常時予約受付 | お客さまが都合のいいタイミングで予約申込ができる 事務所側は何もしなくても、「SELECTTYPE」が予約受付してくれる |
| ご紹介ページと事前伝達事項を予めWebに | 予約フォームと併せてメールフォームやWebページも作成できる お客さまにあらかじめ伝えたい情報を掲載したWebページを用意することができる |
| リマインドメール機能で予約忘れを防止 | リマインドメール機能により、明日の予定がメールでリマインドされる |
| お客さま対応履歴のデータベース化 | 受け付けた相談内容、お客さまの連絡先などは「顧客リスト」として保管できる 顧客リストは予約受付と同時に、「SELECTTYPE」が自動蓄積して作成する 備忘録としてはもちろん、事務所のお客さまの傾向分析にも活用できる |
| 自由度の高いデザインカスタマイズ | 「SELECTTYPE」の予約フォームデザインには豊富なカスタマイズ機能がある テーマや背景素材の種類も多く、個別デザイン設定であなたの事務所だけのオリジナル予約フォームを作成できる 事務所ブランディングにも役立つ |
| スマートフォンからの予約にも対応 | 「SELECTTYPE」の予約フォームは、パソコンだけでなくスマートフォンからもアクセスできる お客さまはスマートフォンを使って、移動中でも出先でもかんたんに事務所予約ができる |
法律事務所・士業向け予約システム「SELECTTYPE」は無料からスタートできます。
無料アカウントを作ってフォームをセットするだけで、事務所のネット予約受付を開始できます。
無料でも全ての機能を利用できるので、決して使い勝手が悪いわけではありません。「広告の非表示」「機能制限の解除」などを希望する場合は、有料プランの利用も検討してみてください。
SakuraBook
画像引用元：SakuraBook｜日本語に初対応したShopify予約アプリ
「SakuraBook」はShopify予約アプリです。Shopifyはネットショップを開設して、商品を販売できるサービスです。
Shopifyの充実したデザインテーマや機能を使えるようになっています。
この「SakuraBook」で予約受付をしている士業・コンサルタント事務所もあります。
士業・コンサルタント事務所ではShopifyのオンライン通販機能は不要かもしれませんが、そのほかの点では役立つ機能も揃っているので、利用する事務所があるのです。
そのうちのいくつかの機能をご紹介しましょう。
先ず、「SakuraBook」なら、対面相談にもZoomミーティングでの相談にも対応できます。
対面相談の場合は、来所での相談をお客さまが選ぶことになります。Zoomでの相談をお客さまが選ぶと、ZoomミーティングのURLが自動発行されて、オンライン相談の予約が可能に。
対面相談とオンライン相談の両方に対応できるのは素晴らしいことですが、ここで注意しなければいけないのが両方の相談を同じ時間帯に入れてしまうことです。
もし適切に対処できない予約システムだと、気がつかないうちにダブルブッキングをしてしまうかもしれません。
しかし、「SakuraBook」を使っていればダイジョウブ。あらかじめ設定しておくと、オンライン相談が入った日時に対面相談の予約を入れないようにすることができます。
オンライン相談が入った予約枠は灰色状態になって、新たな予約受付をできないようにするのです。
サービス毎、担当スタッフ毎の予約カレンダーを用意できるのも「SakuraBook」。お客さまはサービスや担当者の空き状況に応じた予約ができます。
予約受付時間の細かい設定も可能です。営業時間内でもいつからいつまで受け入れ可能とか、準備時間や片付け時間の設定とか、休憩時間の設定などもできます。
「SakuraBook」は士業・コンサルタント事務所向け予約システムというわけではありませんが、役立つ機能が多いので、おすすめ度も高いです。
tebanasu（テバナス）
画像引用元：zoom面談のオンライン予約システムtebanasu
「tebanasu」はzoom面談のオンライン予約システムです。zoomを使ってビジネスをされている全ての人の仕事を超効率化します。
利用ユーザー数は2,000名を突破。士業・コンサルタント事務所でも利用され、利用満足度も高くなっています。
「tebanasu」の主な機能・特徴をご紹介しましょう。
| 機能・特徴 | 詳細 |
| 専用申込URLの生成 | HPやブログをお持ちでなくても、生成された専用申込フォームURLを貼り付ければメールなどから予約を受け付けられる |
| Googleカレンダー連動 | 申込完了するとご自身のGoogleカレンダーに予約が自動的に反映される プライベートの予定との一元管理ができる |
| Zoom URL自動送信 | 面談前の案内メールと一緒にあなたのZOOM面談のURLが自動送信されるので、お客さまは予約時間にパソコンの前でお待ちいただくだけで面談ができる |
| ダブルブッキング回避 | 事務所予約が確定した段階で、すでに予約が入っている面談枠は自動でブロックされるので、同時刻に予約が重複することはない |
| グループミーティング・コンサルティング対応 | 個別面談だけではなく、グループでの各種面談にも対応 人数制限も可能 |
| リマインダーメール | zoom面談前日やそれ以前にお客様が面談日を忘れないようにリマインドメールを自動で送ることができる |
| フォローメール | 面談の翌日などにフォローメールを自動で送ることができる |
| 予約者カレンダー反映 | お客さまは1クリックでzoom面談の予定を自分のGoogleカレンダーに反映できる これでお客さまは予約日時を忘れることがなくなる 事務所側はドタキャンを抑止できる |
| チーム・複数担当者設定 | 該当のプランであれば、zoom面談を複数の担当者が担当することができる |
| 成果確認 | 個別に面談結果やメモを入力できる 入力した内容はシステム上で確認ができ、成果分析に役立てられる |
| 面談レポート | お客さまとの面談の内容をメモしておくができる 担当者もお客さまも過去のメモ内容をいつでも振り返れる |
| Paypal事前決済 | オンライン決済サービスPaypalと連携することで、事前決済も可能 キャンセル・返金対応もシステム上で一元管理することができる |
士業やコンサルタント事務所がzoomによる面談を行っている場合は、「tebanasu」はとても役立つ予約システムです。
SimplyBook.me
画像引用元：SimplyBook.me｜コンサルタント向けオンライン予約システム
「SimplyBook.me」では、コンサルタント向けオンライン予約システムを提供しています。
主な特徴を挙げてみましょう。
- ユーザーに優しい管理者インターフェースと、クライアントのためにうまくデザインされた直観的な予約Webサイト
- お持ちのサービスをどれだけでも追加できる機能を備え、カテゴリーや場所に従って、または実行するスペシャリスト別に整理する
- 予約Webサイトのデザインに豊富なカスタマイズオプション
- 確認、キャンセル、変更、フィードバックメール、リマインダー、サービス後にもっと予約してもらうための通知が含まれている
- クライアント全員があなたにレビューを残すことができる⇒事業向上やプロフィール向上に役立つ
- すべての予約データを、プロのグラフと図でまとめて、経過をもっとモニターする
- Facebookファンページやお持ちのWebサイトに予約機能を追加できる
- 簡単にカスタマイズして事業タイプや個人の選択に適応させる機能がさらにある
コンサルタント事務所の予約管理に活用できる優れた機能がたくさんあるのが「SimplyBook.me」です。
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