鍼灸院・接骨院におすすめの予約システムを教えて！
任せて！予約システム/ポイントシステムの「タダリザーブ」が解説するよ！
多くの鍼灸院や接骨院では、予約制を導入することで、来院する患者の待ち時間を軽減する体制を取り入れています。
ただ、予約制を導入するためには予約の管理が必要で、手間や時間がかかるため、スタッフにとって大きな負担になっています。
そのため、より施術に集中するためには、業務の効率化が必要です。
この業務効率化に有効なのが予約システムです。
この記事では、鍼灸院/接骨院向けの予約システムの選び方のポイントや、導入するメリット・デメリットについて解説します。
また、鍼灸院や接骨院におすすめの予約システムも紹介します。
予約システムの導入を検討している鍼灸院・接骨院の方は、ぜひ参考にしてみてください。
鍼灸院・接骨院向けの予約システムの機能
ここでは、鍼灸院・接骨院向けの予約システムの主な機能について紹介します。
どれも重要な機能ですので、予約システム選びの際には、重視して検討してみてください。
予約管理機能
予約管理機能とは、顧客からの予約・変更情報を一元管理し、リアルタイムで反映するものです。
事業者は管理画面から予約状況や空き状況を確認できるため、業務の効率化が可能です。
また、予約受付業務をすべてシステムに任せることができるため、予約業務を大幅に削減できます。
複数の店舗を運営している場合は、複数店舗の予約管理ができるシステムを選ぶことで、全店舗の予約状況を一目で確認できます。
メッセージ送信機能
これは、顧客が予約をした際や、変更・キャンセルした際に自動でメッセージを送信する機能です。
その他にも、予約日時が近づいた時に送信されるリマインドメールや来院後にフォローメッセージを配信する機能がついたシステムもあります。
また、メールマガジンやクーポンが配信もできるため、販促にも活用できます。
顧客管理・分析機能
顧客管理機能は、顧客の個人情報や来店履歴などを管理する機能です。
この情報をもとに、顧客の好むサービス内容などを分析するのが顧客分析機能です。
スタッフ別の予約状況や多く利用されるメニューなど、細かなデータを確認することができます。
分析結果はサービスや業務改善に役立つだけでなく、集客などのマーケティングにも活用できます。
外部サービス連携機能
予約システムの中には、LINEやInstagramなどの各種SNSや、外部予約サイトなどの外部サービスと連携できるものがあります。
外部予約サイトと連携できれば、店舗を知ってもらう機会が増え、予約数に増加につなげることができます。
LINEアカウントと予約システムが連携できると、LINEアプリから直接予約が可能になります。
また、SNSと連携することで集客アップにもつながるでしょう。
鍼灸院・接骨院が予約システムを導入すべき理由
現在では、鍼灸院・接骨院は数多く存在します。
そのため、どの鍼灸院・接骨院にするかにを選ぶ際に、ネット予約ができるかどうかで選ばれることがあります。
特に近年ではその傾向が強く、店舗を選んだ理由がネット予約ができるから、というケースが増えているのが現状です。
ネット予約に対応していれば、店舗の営業時間に関係なく、都合のいい時間帯に予約できるため、顧客にとって利便性が高いのが理由です。
そのため、顧客から選ばれるためにもネット予約に対応できる予約システムを導入する必要があります。
感染症対策になる
予約システムでは、予約業務の効率化だけではなく、顧客の店内での待ち時間を減らし、混雑を避けることができます。
これは、新型コロナウイルスなどの感染症対策の一環として役立ちます。
お客様一人一人の滞在時間を減らすことによって、感染リスクを最小限にするという取り組みをする店舗が増えています。
鍼灸院・接骨院に予約システムを導入するメリット
ここでは、鍼灸院・接骨院に予約システムを導入するメリットについて解説します。
予約業務の自動化
電話で予約を受け付けている場合は、施術中に予約の電話がかかってくることがあります。
時間帯によっては施術中に何度も電話対応する場合があり、患者が十分に治療を受けられていないと感じ、満足度が下がるかもしれません。
予約システムを導入すると、予約受付は自動で行われるため、忙しい合間を縫って電話対応やメール返信をする必要がなくなります。
業務の効率化だけでなく、顧客一人ひとりの時間を大切にできるため、接客サービスの充実にも繋がります。
人的ミスがない
紙の台帳や手作業の入力で予約管理をした場合は、聞き間違いや記入ミスなどの人的なミスが起きやすく、ダブルブッキングなどのトラブルに繋がりかねません。
また、電話やメールでの予約受付は、患者が希望する日時に空き枠がない場合、複数回やり取りを行わなければならず、予約が完了するまでに時間と手間がかかります。
予約システムでは、システム内で予約・来店した顧客の情報をすべて自動でデータベース化し、個人情報や登録日時、予約したメニューや担当者などの情報が一括管理されます。
予約情報に加え、過去の利用履歴の管理もかんたんにできるため、顧客に合った施術が可能です。
人的リソースを施術に集中させることができる
予約をスタッフの手作業で受け付けていると、予約連絡のために待機する必要があり、顧客情報の管理には大きな負担がかかります。
また、個人情報の取り扱いにも慎重になる必要があり、情報漏えいなどの問題が生じると店舗の信頼に大きな影響を与えてしまいます。
予約システムでは、予約から来店までの一連の情報がシステム上で自動的に統合管理されるため、スタッフが来店者数を集計したり、顧客情報を入力する必要がなくなります。
予約から施術内容、再来店の状況まで、データを一元的に管理できることで、事務作業にかかるスタッフの負担が軽減され、本来の業務である施術に集中させることができます。
お客様の利便性や満足度が上がる
スタッフによってサービスに違いが生じたり、前回の施術内容を確認するために時間がかかってお客様を待たせたりすると、お客様が不快に思うかもしれません。
予約システムで顧客情報を一元管理していれば、来店の頻度や施術内容、好みのスタッフ、会話内容などの情報をすぐに確認できます。
そのため、お客様一人ひとりに適した対応が可能となり、お客様の満足度向上が期待できます。
機会損失を防止
予約システムは、予約を自動で受け付けるため、24時間365日、時間を問わず予約を受け付けることができます。
そのため、患者が体の不調や痛みを感じたタイミングで、すぐに空き状況を確認し、来院日を決めることが可能です。
仕事が忙しい場合でも、通勤時間や休憩時間を利用して予約ができるため、利用者の増加や売上アップが期待できます。
また、システムによっては予約時に料金の支払いが完了する事前決済機能や、予約日を知らせるリマインドメール機能などが搭載されているため、無断キャンセルへの対策ができます。
リピーター獲得による売り上げ向上
予約システムを利用して予約をする場合、利用者は空き状況を確認して好きな時間帯を選択することができます。
そのため、待ち時間のストレスや順番待ちで患者同士のトラブルを避けることが可能です。
また、事前に1日のスケジュールを把握でき、時間に余裕をもって準備をしたり、患者一人ひとりと向き合った治療が可能になります。
スムーズな受診で院内体験の満足度を高めることで、患者の再来院、リピーターの獲得に繋がります。
事前決済が利用可能
事前決済機能を搭載している予約システムを導入すると、予約時に料金が確定するため、お客様にとっては費用が明確になり、安心感が高まります。
また、当日の店舗でも決済業務が不要になり、お客様は現金を持ち歩く必要がなく、店舗側はおつりの用意や金庫の管理、金融機関への現金持ち込みによるトラブル軽減ができます。
また精算対応が不要なため、感染症対策としても効果的といえます。
事前決済は、すでに料金は支払い済み状態で予約されているため、無断キャンセルの抑止にもつながります。
予約システムを導入するデメリット
予約システムには多くのメリットが存在しますが、同時にデメリットも存在します。
ここでは、このデメリットについて解説します。
初期費用や月額料金が発生する
予約システムを導入する際には、初期費用や月額料金が発生します。
必要な費用は予約システムの種類や利用するプランによって異なりますが、初期費用は数万円程度、月額料金は数千円～数万円程度が目安です。
無料で利用できる予約システムもありますが、機能が制限されていたり、予約数に上限がある場合が多いため注意しましょう。
一般的に、機能が豊富なシステムは費用が高額になる傾向があります。
また、利用するプランによって予約数の上限が変わることも多いため、必要な機能や店舗の予約数を確認してから、最適なプランを選びましょう。
予約システムに慣れるまで時間がかかる
予約システムは、パソコンやスマートフォンから利用できますが、操作に慣れる必要があります。
予約システムはスタッフ全員が操作方法を覚える必要があるため、慣れるまでに時間がかかるかもしれません。
その期間は業務に支障がでる可能性もあるため、あらかじめ考慮しておく必要があります。
ただ、使い勝手がよく、サポート体制が万全な予約システムを選ぶことで、この期間はある程度短縮することができるでしょう。
無断キャンセルが増加する恐れがある
予約システムを導入すうると、ネットから気軽に予約ができる反面、無断キャンセルの可能性が高くなるかもしれません。
これは、予約が気軽にできるのと同様に、キャンセルも気軽にできてしまうためです。
無断キャンセルを防ぐには、事前決済やリマインドメールなどを導入が有効です。
このようなリスクへの対策を講じておくことで、予約システムの導入後もスムーズに運営できるでしょう。
予約システムを選ぶポイント
現在、多くの予約システムがリリースされています。
そのため、どの予約システムを選べばいいか迷ってしまうかもしれません。
ここでは、予約システムを選ぶポイントについて解説します。
導入にかかる費用と時間
予約システムによっては、料金形態や導入までの流れが異なるため、導入に必要な費用と時間について事前に確認する必要があります。
費用は機能が多いほど高くなる傾向があるため、店舗の予約数などから最適なプランを選びましょう。
また、予約システムは毎日使うことになるため、操作性のわかりやすさや使いやすさも重要なポイントです。
無料プランやお試し期間がある予約システムを利用すると、あらかじめ使用感を確認できるため便利です。
鍼灸・接骨院に必要な機能があるかどうか
予約システムでは、鍼灸・接骨院に必要な機能があるかどうかも重要です。
1人あたりの施術時間が決まっていることが多い鍼灸・接骨院では、予約方法が時間枠の中から希望の日時を選択する形式であると便利です。
また、担当者・施術者の指名制を導入している場合、担当者を指名した予約ができる機能が必要になります。
搭載されている機能は予約システムによって異なります。
そのため、現状の業務をどのように置き換えできるか、どんな機能が欲しいかを明確にしてから予約システムを検討しましょう。
セキュリティ対策
予約システムでは、氏名や住所などの個人情報だけでなく、健康状態や症状を記録する必要があるため、セキュリティ対策が十分かどうかも重要です。
もし個人情報が漏えいした場合は、店舗の信頼を失ってしまいます。
そのため、第三者機関の認証を取得していること、不正アクセスに対する監視など個人情報が漏洩しない、安全なシステムを選択するようにしましょう。
時間枠ごとに予約設定できるか
接骨・鍼灸院なでは、施術時間ある程度決まっているため、時間枠ごとに予約設定ができる必要があります。
また、予約設定をカスタマイズできるシステムであれば、その時々の状況によって変更できるため便利でしょう。
店舗の予約方法に適した予約ができるかどうかは必ず確認するようにしましょう。
既存のサービスと連携できるか
予約システムでは、既存のサービスと連携できるかどうかも重要です。
LINEとなどのSNSや外部予約サイトなどの連携ができるかどうかで、システムの利便性が異なります。
また、POSレジと連携できるシステムであれば、顧客の会計履歴や施術内容の管理と併せ、より精度の高い分析ができるため、マーケティング活動だけでなく接客品質を高めることにもつながります。
鍼灸・接骨院向けのおすすめ予約システム13選
現在では、数多くの予約システムが存在します。
ここでは、その中から鍼灸・接骨院におすすめの予約システムを13個紹介します。
RESERVA
RESERVA Reservation（レゼルバ）は、導入数が20万社もある予約システムシェア国内トップクラスの実績を誇るクラウド型予約管理システムです。
業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応していて、350種類以上の業態で利用されています。
アカウント発行から予約システム作成完了までが最短3分と短く、永久無料で使えるフリープランもあるため、導入コストをかけたくない方や使用感を確かめてから導入したい場合におすすめです。
搭載されている機能は豊富で、鍼灸院や接骨院の予約業務の効率化だけでなく、集客の向上も実現できます。
予約時のアンケート機能は、事前に症状のヒアリングが可能で、カルテ機能では来院ごとの顧客の体調の変化や効果があった施術メニューの把握ができます。
リマインドメール機能は、無断キャンセルの防止などに役立つなど、治療院の運営に必要な機能が揃っています。
また、セキュリティ対策も充実していて、ISMS認証とISMSクラウドセキュリティ認証、プライバシーマークを取得しています。
セキュリティ体制や不正アクセスへの対策も万全で、利用者のデータは信頼性のあるデータセンターで管理されているため、安心して利用可能です。
その他、メルマガ配信機能やクーポン機能、支払いを効率化する月額プラン機能なども搭載されているため、リピート客の獲得、既存客の再来店率アップも期待できます。
SELECT TYPE
「セレクトタイプ」は、170種類以上の豊富なテンプレートから、自社に合う形式を選ぶことで予約システムを作ることができるサービスです。
高度なデザイン設定機能があり、背景やボタンパーツなどのカスタマイズができるため、独自のデザインの予約サイトを作成したい場合におすすめです。
他にも、キャンセル待ち機能や、クレジットカード決済機能、コース／オプション組み合わせ予約などの便利な機能も搭載されています。
しんきゅう予約
しんきゅう予約は、国内で唯一鍼灸院に特化した予約システムです。
鍼灸院の運営に必要な予約・カルテ・会計・顧客情報を一元管理することができます。
月間予約登録件数が30件までは初期費用、月額費用0円で利用でき、月額料金は利用件数によって変わるため、使用感を確かめてからの導入することが可能です。
また、国内最大級の鍼灸院口コミサイト「しんきゅうコンパス」から直接予約ができる唯一の予約システムとなっています。
他にも、予約日が近づくと患者さんにメッセージを自動送信する機能もあるため、予約忘れなどを防ぐことができます。
他にも、問診票作成機能、リマインドメール機能、売上集計機能などがあります。
からだケア
からだケアは、治療院・サロンに特化した予約管理ができる予約システムです。
システムがシンプルな設計になっているため、簡単に操作できることが特徴です。
この予約システムは、店舗側だけでなく顧客側も使いやすくなっているなど、どちらにもメリットがあります。
特に、高齢者を中心にネット予約が身近ではない世代でも利用しやすい点がメリットです。
また、店舗の各種データをすべて可視化できるため、分析も簡単に行うことが可能です。
無料プランはありませんが、月額料金は低いコストで利用できます。
また、月額料金は施術者の人数によって変動します。
他にも、集客サイト「からだケア」との連携機能、顧客マップ機能、施術メモ機能などがあります。
AirRESERVE
「AirRESERVE（エアリザーブ）」は、簡単でシンプルな予約管理を実現するクラウド型の予約システムです。
操作画面がシンプルで見やすいため、パソコン操作が苦手な方でも使いやすくなっています。
また、予約フォームはカスタマイズできるため、店舗に合わせた項目を追加できます。
また、予約時のアンケート機能や予約リマインドメール機能などもあります。
COCKPIT
COCKPITは、整体・鍼灸などの治療院専用の顧客管理・予約システムです。
数値分析機能が搭載されているため、数字やパソコンが苦手な方でも、簡単な作業でリピート率や稼働率、継続率などの分析ができます。
また、4000院以上の実績に基づいたコンサルAIによる自動アドバイス機能があるため、運営の見直し・売り上げアップにつなげることができます。
2カ月間の無料トライアル期間があるため、使い勝手を試用することが可能です。
他にも、予約リマインドメール送信機能、回数券、プリペイドカード管理機能などがあります。
らいらいリザーブ
らいらいリザーブは、接骨・鍼灸院などに向けたネット予約・顧客管理システムです。
POSレジとの連動機能や、接骨院向け柔整レセコン機能が搭載されているため、予約受付から会計、顧客管理までスムーズに行うことができます。
顧客ページはスマホアプリのようなデザインで、コミュニケーションが取りやすく、既存客との結びつきを強めることが可能です。
また、料金は無料で利用可能で、ポータルサイトのらいらいネットと連携してクーポンを発券する機能により、リピーターの獲得を目指す接骨院や整骨院のニーズに応えています。
RE:RE
「RE:RE」は、治療院向けの予約システムです。
LINEから予約することができるため、お客様がサイトにログインして個人情報を入力する必要がないため、予約のハードルを下げることができます。
また、患者はいつでもLINEでスタッフにメッセージを送ることができ、スタッフは自院のLINEアカウントを登録している患者に対してメッセージを一斉送信できるため、コミュニケーションを通じて、新規顧客をリピーターへ成長させたり、休眠顧客を掘り起こすことが可能です。
他にも、カルテ機能、外部サイトからの予約一元管理などがあります。
Kalonade
Kalonadeは、自由診療向けの予約管理システムです。
このシステムは、予約が入るとAIが自動でスタッフや部屋・機材を割り当てるため、予約確定から当日の機材準備の効率を上げることができます。
また、工程管理では、カウンセリング・診察・施術などの工程に分けてスタッフを登録できるため、予約枠に空白が出にくくなります。
導入時には、技術専門スタッフが丁寧にサポートしてくれるのも特徴です。
利用方法の基本的な説明だけでなく、既存の業務フローの中にどのようにシステムを組み込むか、どのように業務効率化・生産性をアップさせていくか、などについてのアドバイスが受けられます。
他にも、LINE予約機能事前Web問診／アンケート機能、画像／書類管理機能などがあります。
ChoiceRESERVE
ChoiceRESERVEは、大手企業から中小企業まで4000件を超える導入実績を持つ予約システムです。
200種類を超える業種に対応しており、整体院・治療院での運用も可能です。
スマートフォンやタブレットに対応しているため、パソコン操作が苦手な方でも使うことができます。
また、複数店舗の管理にも対応しています。
予約受付機能の他、予約アンケート機能、クレジットカード決済機能、完全会員制機能などがあります。
tol
tolは、スマートフォンから利用することができる予約システムです。
予約作業だけでなく、予約に伴うメールの送信や事前決済などもアプリから行うことができます。
また、ネット予約の他にも、電話での予約に対応しているため、ネットが苦手な方でも従来通り予約ができます。
他にも、利用者情報を自動で蓄積する顧客管理機能や、自動でメールを送付する機能もあります。
ワンモアハンド
ワンモアハンドは、予約受付に伴う業務の効率化に最適な予約システムです。
口コミサイトからの予約機能や利用者の性別や年代を分析する機能があるのが特徴です。
また、事前確認メールの送信機能など、整骨院側の使いやすさに配慮した機能が豊富に搭載されています。
他にも、予約するコース別に登録可能だったり、ホームページへの組み込みも可能です。
予約ページは英語にも対応しているため、外国の方にも対応できます。
リザエン
リザエンは、複数の施設を運営している場合に便利な予約システムです。
権限分け機能が搭載されているため、複数の店舗に予約システムを導入する場合でも、スムーズに行うことができます。
また、サポートも充実していて、導入前から導入後まで、専門のサポートチームが手厚い支援をしてくれる点も魅力です。
他にも、使いやすい台帳画面や、自動返信メール機能があり、CSVデータ出力できるため、別の分析ツールがある場合に便利です。
まとめ
ここまで鍼灸院・接骨院向けの予約システムの機能やメリット・デメリット、選ぶ際のポイントなどについて解説しました。
また、予約システムのおすすめについても紹介しました。
予約システムは、うまく活用することで、より良い治療院づくりを叶えることができます。
また、予約受付の自動化により、より施術に集中できる環境が整い、患者一人ひとりの体質や生活習慣などをヒアリングしながらの治療が可能です。
ヒアリングした内容は電子カルテや顧客管理メモに記入することで、次回の来店時に顧客に寄り添った対応ができるため、リピーターの増加が期待できます。
予約システムはそれぞれ特徴が異なるため、自院に合ったシステムを見極めるようにしましょう。
ヘッドミント 店舗一覧
| ヘッドミント 大須本店 | 愛知県名古屋市中区大須3-26-41 堀田ビル |
| ヘッドミントVIP 栄東新町店 | 愛知県名古屋市中区東桜2-23-22 ホテルマイステイズB１ |
| ヘッドミントVIP 金山店 | 愛知県名古屋市中区金山1-16-11 グランド金山ビル2F |
| ヘッドミント 名駅店 | 愛知県名古屋市中村区椿町13-16 サン・オフィス名駅新幹線口206 |
| ヘッドミント 東山店 | 愛知県名古屋市千種区東山通5-113 オークラビル6F |
| ヘッドミント 名古屋中川店 | 愛知県名古屋市中川区春田3-184 |
| ヘッドミントVIP 岐阜店 | 岐阜県岐阜市神田町8-4 アートビル4F |
| ヘッドミント 静岡店 | 静岡県静岡市葵区御幸町４−２ ポワソンビル 7階 |
| ヘッドミント 札幌大通店 | 北海道札幌市中央区南2条西6丁目 TAIYO2・6ビル 4F |
| ヘッドミント イオン松任店 | 石川県白山市平松町102-1 松任イオン1F |
| ヘッドミント 新潟店 | 新潟県新潟市中央区花園1-5-3 ネットワークビル花園205 |
| ヘッドミントVIP 銀座店 | 東京都中央区銀座5-10-6 第一銀座ビル501 |
| ヘッドミント 池袋店 | 東京都豊島区東池袋1丁目42−14 28山京ビル202 |
| ヘッドミント 荻窪店 | 東京都杉並区 |
| ヘッドミントVIP 目黒店 | 東京都品川区上大崎2-13-35 ニューフジビル601 |
| ヘッドミント 千駄木店 | 東京都文京区千駄木2-13-1 ルネ千駄木プラザ227号室 |
| ヘッドミント 大宮西口店 | 埼玉県さいたま市大宮区桜木町2-2-7 AOYAMA808ビル4F |
| ヘッドミント 浦和店 | 埼玉県さいたま市浦和区東仲町8-2 大堀ビル202 |
| ヘッドミント 春日部店 | 埼玉県春日部市中央1-1-5 小島ビル4C |
| ヘッドミント 草加店 | 埼玉県草加市高砂2-11-20 真壁ビル4F |
| ヘッドミント 南越谷店 | 埼玉県越谷市南越谷4丁目9-1並木ビル２F |
| ヘッドミントVIP 蕨店 | 埼玉県蕨市塚越2-1-17TPビル201号室 |
| ヘッドミント 稲毛店 | 千葉県千葉市稲毛区小仲台2-6-7 スエタケビル3階 |
| ヘッドミントVIP 千葉店 | 千葉県千葉市中央区新町1-13 木村ビル |
| ヘッドミントVIP 藤沢店 | 神奈川県藤沢市南藤沢21-9とのおかビル5F |
| ヘッドミント 水戸店 | 茨城県水戸市吉沢町216-6 南コーポＡ棟101 |
| ヘッドミント 京都祇園店 | 京都府京都市東山区祇園町北側270-4 Gion Hanaビル 6F |
| ヘッドミント 和歌山駅前店 | 和歌山県和歌山市美園町5-7-8 パーク美園町ビル2F |
| ヘッドミントVIP京橋店 | 大阪府大阪市都島区片町2丁目11－18京橋駅前ビル２F |
| ヘッドミントVIP 東大阪店 | 大阪府東大阪市長田東2-2‐1 木村第一ビル4F |
| ヘッドミント 西宮北口店 | 兵庫県西宮市南昭和町4-10 第一寿荘203号室 |
| ヘッドミント 彦根店 | 滋賀県滋賀県彦根市長曽根南町438-1 テラスビル2階 |
| ヘッドミント 広島店 | 広島県広島市中区幟町12−14 幟町WINビル602 |
| ヘッドミント 小倉店 | 福岡県北九州市小倉北区魚町1-3-1 B1F |
| ヘッドミント 鹿児島アミュWE店 | 鹿児島県鹿児島市中央町1-1アミュWE通路側 |
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