レンタルスペース運営におすすめの予約システムはある？
任せて！予約システム/ポイントシステムの「タダリザーブ」が解説するよ！
様々な目的で利用できるレンタルスペースを事業として手がける場合、予約や運営管理の必要が出てきます。
その際に利用できるのがレンタルスペース用予約システムです。集客や予約管理、顧客管理、決済などをしてくれるシステムです。
今回は、そんなレンタルスペース用予約システムのおすすめをご紹介します。
レンタルスペースの予約システム導入の必要性
レンタルスペースの予約システムをなぜ導入する必要があるのか考えてみましょう。
紙やエクセルの予約管理では大変
レンタルスペースの予約管理を紙やエクセルを使って行っているところは多いです。しかし、これはかなり大変なことです。
予約受けをしたら、手入力で予約内容を記入しなければいけないし、記入数が増えれば確認もしにくくなるでしょう。
その点、レンタルスペース用の予約システムを導入すれば、予約受付も管理も簡単にできるようになります。
人件費負担が大きい
レンタルスペースの予約受付をスタッフが行っているところでは、人件費の負担が生じます。面倒な作業が含まれる場合もあり、給料を抑えるわけにもいかないでしょう。
ここでレンタルスペース用の予約システムを導入すると、システムがすべて行ってくれる場合があります。
人間の作業は大幅に軽減し受付スタッフがいらなくなるかもしれません。そうなれば、人件費の節約ができます。
コスト削減という意味でもレンタルスペース用の予約システムが必要でしょう。
営業時間外に予約を受け付ける
レンタルスペーをできるだけ稼働し常に使用されている状態にするためには、多くの予約を取らなければいけませんが、そのためには営業時間外も予約受付をする必要があります。
可能なら24時間365日予約を受け付けられるようにしたいところですが、それを可能にするのがレンタルスペース用の予約システムです。システムは人間のように休む必要がないので、いつでも予約受付が可能です。
予約をいっぱい取りたいオーナーにとって、レンタルスペース用の予約システムは必要なものです。
空いているレンタルスペースのチェック
いつどのレンタルスペースが空いているか、チェックするときに予約システムがあると便利です。
紙やエクセルの記入内容を元に調べるのは骨が折れますが予約システムなら簡単に確認できます。
空いたレンタルスペースに予約を埋め込むこともしやすいです。
実際の利用状況を確認する
レンタルスペースを予約した人が実際に利用しているか、人手を使って調べることもできますが、予約システムで自動チェックできるようにしておけば簡単です。利用状況を可視化できるものもあるので稼働率チェックができます。
レンタルスペースで導入する予約システムのポイント
レンタルスペースで導入する予約システムはどのようなポイントで選べばいいでしょうか。
ここだけは押さえておきたいというポイントをまとめてみましょう。
最初のうちはローコストなものを選ぶ
レンタルスペース用の予約システムを導入する場合は、最初のうちはローコストなものを選びましょう。
レンタルスペースの運営は軌道に乗るまで時間がかかります。最初の頃は予約も思うように入らず、スペースが空いているということも多いでしょう。
そこへいきなりハイコストな予約システムを導入してしまうと、赤字になりかねません。
費用が高い予約システムはレンタルスペース事業が順調に進むようになってから導入するのがおすすめです。
使いやすいものを選ぶ
レンタルスペース事業を副業で行う方もいますが、それなら手軽・簡単に操作できるものを選びましょう。本業の合間に片手間で使えるようなものがいいですね。
本業で行うにしても、あまり煩雑なシステムを使うと思わぬミスの元です。
予約システムの操作ミスは自社にも悪影響が出ますが、お客様にも大迷惑になることがあります。
高価で機能が多いものを取り入れたいと思うこともあるでしょうが、操作が難しくないものを選びましょう。
レンタルスペース運営に関連した機能があるものを選ぶ
レンタルスペースの予約管理というと特有の業務が生じるので、そのような業務に合った機能を備えたものを選ぶようにしましょう。
例えば、予約受付、事前決済、予約タイプ設定、時間帯別単価設定、クーポン発行、備品予約、顧客管理、他予約サイトとの連携などです。
他にもありますが、自社のレンタルスペースでどのような予約を取りたいのかを確認した上で、ぴったり合う機能の予約システムを探してください。
時間単位のものを選ぶ
レンタルスペース用の予約システムをお探しなら、時間単位になっているものがおすすめです。
時間表ごとに空きスペースが表示されていれば、お客様も予約がしやすいで企業側でも管理がしやすくなります。
予約カレンダーを日・週・月単位で切り替えできるものなどもいいですね。空いている日や時間を一目で確かめられます。
承認制もおすすめ
レンタルスペースの貸し出しでは、予約した方の確認をしてから実際に利用してもらうことも多いので、承認制の予約システムの導入もおすすめです。
承認作業をしてくれるシステムなら、対象のお客様に実際にスペース貸し出していいか判断してくれます。
レンタルスペース用の予約システムのメリット
レンタルスペース用の予約システムを導入すると、どのようなメリットが得られるのか考えてみましょう。
予約日程の調整が簡単になる
レンタルスペースの運営で予約システムを導入すると、日程調整が簡単になります。
紙やエクセルで予約を記録していると、日程調整のために内容を確認し、空いている時間帯に割り当てるという作業が必要になります。これが少々面倒。キャンセルが出たときは記入し直さなければならず余計な作業が生じます。
予約システムなら日程調整は簡単。システムが自動的に行ってくれます。
空いている時間帯も簡単に確認でき、申込者に割り振ってくれるのでスタッフは何もする必要がありません。
キャンセル対応も自動で行われ、キャンセルによって空いた時間には新たな予約を取ってくれます。
レンタルスペースの予約日程の調整業務で苦労している会社は予約システムの導入で作業が大幅に効率化するでしょう。
予約受付が簡単になる
レンタルスペースの予約をどのように受け付けるかで、業務が簡単になることもあれば面倒になることもあります。
例えば、電話で予約受付をしていると、予約表を見て空いている時間を探して埋め込むという作業が生じます。予約した人の情報もしっかり記入しないといけません。
また、電話予約に対応するスタッフを配置しなければいけませんが、スタッフを雇えない会社ではオーナー自ら対応せざるを得ません。
しかし、営業時間中では電話に出られないこともあるでしょう。
メールによる予約受付では、1つ1つのメールを読んで予約台帳に落とし込む必要があります。返信するのも大変です。営業時間内は忙しくて、対応できないこともあるでしょう。
さらにメールによる予約件数が増えれば、作業も複雑化しうっかりミスの可能性も高まります。
ダブルブッキングしてしまうかもしれません。
その点、予約システムを導入すれば、予約受付は非常に簡単になります。
ネット上で予約を受け付けて整理もしてくれるでしょうし、予約確定のメールやリマインドメールを送ってくれるシステムもあります。
レンタルスペースの予約受付業務が大変だと思っているのなら、ぜひ予約システムのメリットを活用してください。
稼働率が向上する
レンタルスペースの運営では稼働率をいかに上げるかが課題になりますが、予約システムの導入が解決してくれます。
予約の取りこぼしがなくなるほか、リマインドメールによりお客様が予約を忘れることがありません。直前キャンセルなども防ぎやすくなります。
レンタルスペースの稼働率を向上したければ、予約システムを使ってみましょう。
お客様が予約しやすくなる
レンタルスペースを予約するお客様にとっても予約システムは便利です。24時間365日いつでも予約受付してくれるので、時間を気にする必要がありません。
予約方法もパソコンやタブレット、スマートフォンなどどのようなデバイスでもできるので、好きなときに好きな場所で予約ができます。仕事中、電車に乗っているとき、自宅にいるときなどどこからでも予約ができるのは便利です。
電話予約の場合は営業時間内と限られますし、相手が忙しくて電話に応答してもらえないこともあります。
予約システムにはそのようなことはありません。
レンタルスペース用の予約システムのデメリット
レンタルスペース用の予約システムのメリットを見てみましたが、デメリットの方はどうなっているでしょうか。確認してみましょう。
集客は自力で行う必要がある
レンタルスペース用の予約システムを導入したからといって、予約客が増えるわけではありません。
予約管理がしやすくなる、お客様は予約がしやすくなると言ったメリットはありますが、集客自体は自力で行う必要があります。
レンタルスペース事業は努力して運営しないと、空き時間がたくさん出てきて収益を得にくくなります。
空き時間を減らし、常にスペースを予約で埋めるためには様々な施策を行わなければいけません。
無料のシステムは長期利用に向かない
レンタルスペース用の予約システムの中には無料のものがありますが、長期利用には向いていません。
無料のものは機能に限りがあり、事業が進むにつれ使いにくくなります。もっと機能を増やしたければ、有料の予約システムに切り替える必要があります。
レンタルスペース事業を長期に行う予定の人は、無料や安いものを最初に試して運営が順調に進んだ段階で有料版に切り替えるか、最初から機能豊富な有料版を使ってください。
ただ、中には無料版でも優れたものもあります。
レンタルスペース用の予約システムのおすすめ4選
レンタルスペース用の予約システムに興味を持ち、実際に使ってみようと思った場合、どのシステムを選んだらいいでしょうか。
大いに迷うところですね。
そこでここでは、おすすめの予約システムを紹介することにしました。ぜひ選択の際の参考にしてください。
RESERVA
RESERVA Reservation（レゼルバ）の特徴は以下のようになっています。
- インターネットで24時間WEB予約を受付
- 初心者でも簡単に予約システムを構築できる
- 直感で分かる画面で、空き枠の確認も簡単
- メニュー・時間帯別の単価を設定できる
- Googleカレンダーと自動連携
- パソコン・タブレット・スマートフォンから簡単に予約できる
- 利用顧客情報をCSVファイルで出力
- ギャラリー機能で画像を使ってレンタルスペースの魅力を伝えられる
RESERVAの料金を確認しましょう。
| プラン | 年払い | 月払い |
| フリー | 0円 | 0円 |
| ブルー | 3,520円/月 | 3,850円/月 |
| シルバー | 5,500円/月 | 6,600円/月 |
| ゴールド | 11,000円/月 | 13,200円/月 |
| エンタープライズ | 22,000円/月 | 25,300円/月 |
| スイート | 46,200円/月 | 55,000円/月 |
※料金はすべて税込
上記プランの中でおすすめなのはゴールドプラン。予約・顧客管理の全機能が使えて、不便なく予約受付ができます。
ChoiceRESERVE（チョイスリザーブ）
ChoiceRESERVEは時間貸しのレンタルスペースに最適な予約システムです。
まず導入がシンプル。設備投資もインストールも不要で、インターネットに接続したパソコンがあれば導入できます。高価なサーバ代や専任のシステム担当者も必要ありません。
受付専任のスタッフを置かなくても大丈夫。電話予約もネット予約も一元管理でき、予約管理が簡単になって受付業務コストが削減します。
予約の取りこぼしもなくなります。お客様は休業日でも営業時間外でもスマートフォンから空き状況を確認でき、候補日時を絞り込んで、予約できます。
予約の直前お知らせメールでは、予約のうっかり忘れを防ぎ、カラ予約・ドタキャンを防止。お店の損害を最小限にします。
顧客情報を収集する場合は、独自の質問を盛り込むことも可能。詳細なデータも蓄積され、集客やマーケティングに活かせます。
オンライン決済やクレジット決済も導入でき、事前決済もできるので、当日の受付がスムーズに完了します。
仮予約システムも搭載。入金確認や必要書類の提出、審査などが済んでから正式予約にできます。
ChoiceRESERVEの料金を確認しておきましょう。
| プラン | 月額 | 初期費用 |
| 基本料金 | 月額22,000円 | 33,000円 |
| Enterprise | お問い合せ | お問い合せ |
※料金はすべて税込
STORES予約
STORES予約はレンタルスペースの予約管理・顧客管理・決済に対応しています。
24時間365日いつでもネット予約を受け付けられ、カラ予約や業務負担を減らすことができます。予約と同時に決済も完了するので、無人運営でも大丈夫です。
パソコンが苦手な人でも、スマートフォンやアプリで簡単に予約サイトを作成し、すぐに予約受付を始められます。
レンタルスペースの貸し出しで使えるいくつかの機能を見てみましょう。
ホームページやブログにSTORES予約の予約カレンダーを貼り付けることができます。これでお客様も予約がしやすくなるし、お店側も管理しやすくなるでしょう。
お客様は会員アプリ「Coubic」からネット予約、予約確認、変更、キャンセル、振り替えが可能。予約に関する作業が簡単にできます。
管理者は店舗向けアプリでお客様からの予約に対応できます。
他にも便利な機能がありますが、レンタルスペースの予約管理を効率的に行いたい場合にぜひ選びたいシステムです。
STORES予約の料金は以下のようになっています。
| プラン | 料金 |
| フリー | フリー |
| スモール | 月額9,790円 |
| チーム | 月額19,690円 |
| ビジネス | 月額28,600円 |
| エンタープライズ | 月額66,000円 |
upnow
upnowは4,000件以上のレンタルスペースで導入されている予約システムです。
レンタルスペース運営に欠かせない機能を無料で利用できるシステムです。代表的な機能を紹介しましょう。
- 予約タイプ：予約の受付方法を、今すぐ予約と予約リクエストの２タイプから選択できる
- 予約詳細設定：予約受付締め切り、最低利用時間、片付け時間などを設定できる
- 特別料金：指定の曜日や期間の割り増し、その他早割や直前割などを設定できる
- Googleカレンダーとの連携可能
- クレジットカード決済可能
- オプション販売：清掃や設備の貸与などをオプションとして販売できる
- 予約変更機能：予約確定後にゲスト・ホストの双方から変更リクエストを申請可能
他にも機能がありますが、初期費用・月額費用無料で利用できます。支払うのはサイト手数料3％、決済手数料3.6％です。
オプションサービスにレンタルスペース運営代行があります。
運営業務をワンストップで代行してくれるサービスで、日々のルーティン作業からゲスト問い合わせ対応、現地の清掃業務などを行ってくれます。
| 初期費用 | 無料 |
| 月額費用 | 無料 |
| サイト手数料 | 3% |
| 決済手数料 | 3.6% |
ドライヘッドスパ専門店ヘッドミント 店舗一覧
| ヘッドミント 大須本店 | 愛知県名古屋市中区大須3-26-41 堀田ビル |
| ヘッドミントVIP 栄東新町店 | 愛知県名古屋市中区東桜2-23-22 ホテルマイステイズB１ |
| ヘッドミントVIP 金山店 | 愛知県名古屋市中区金山1-16-11 グランド金山ビル2F |
| ヘッドミント 名駅店 | 愛知県名古屋市中村区椿町13-16 サン・オフィス名駅新幹線口206 |
| ヘッドミント 丸の内店 | 愛知県名古屋市中区錦２-8-23 キタムラビル1F |
| ヘッドミントVIP 岐阜店 | 岐阜県岐阜市神田町8-4 アートビル4F |
| ヘッドミント 静岡店 | 静岡県静岡市葵区御幸町４−２ ポワソンビル 7階 |
| ヘッドミント 新潟店 | 新潟県新潟市中央区花園1-5-3 ネットワークビル花園205 |
| ヘッドミント イオン松任店 | 石川県白山市平松町102-1 松任イオン1F |
| ヘッドミント 広島店 | 広島県広島市中区幟町12−14 幟町WINビル602 |
| ヘッドミント 池袋店 | 東京都豊島区東池袋1丁目42−14 28山京ビル202 |
| ヘッドミント 大宮西口店 | 埼玉県さいたま市大宮区桜木町2-2-7 AOYAMA808ビル4F |
| ヘッドミント 浦和店 | 埼玉県さいたま市浦和区東仲町8-2 大堀ビル202 |
| ヘッドミントVIP 蕨店 | 埼玉県蕨市塚越2-1-17TPビル201号室 |
| ヘッドミント 稲毛店 | 千葉県千葉市稲毛区小仲台2-6-7 スエタケビル3階 |
| ヘッドミント 勝田台店 | 千葉県八千代市勝田台北1-3-19 新緑ビル4階 |
| ヘッドミントVIP 千葉店 | 千葉県千葉市中央区新町1-13 木村ビル |
| ヘッドミント 川崎本町店 | 神奈川県川崎市川崎区本町1-10-1 リュービマンション501 |
| ヘッドミントVIP 藤沢店 | 神奈川県藤沢市南藤沢21-9とのおかビル5F |
| ヘッドミント 京都祇園店 | 京都府京都市東山区祇園町北側270-4 Gion Hanaビル 6F |
| ヘッドミント 和歌山駅前店 | 和歌山県和歌山市美園町5-7-8 パーク美園町ビル2F |
| ヘッドミントVIP京橋店 | 大阪府大阪市都島区片町2丁目11－18京橋駅前ビル２F |
| ヘッドミントVIP 東大阪店 | 大阪府東大阪市長田東2-2‐1 木村第一ビル4F |
| ヘッドミント 鹿児島アミュWE店 | 鹿児島県鹿児島市中央町1-1アミュWE通路側 |
| ヘッドミントアロマ | 愛知県名古屋市中区大須3-26-41 堀田ビル |
| ゼウス発毛 | 愛知県名古屋市中区大須3-26-41 堀田ビル |
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