飲食店で使うおすすめの予約管理システムを教えて！
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飲食店にとって大事な予約管理。皆さんはどのようにしていますか。そして、うまくいっていますか。
今回は、飲食店の経営者やスタッフのために、効率的な予約管理の方法を紹介。これまでの方法と同じか違うか、各お店によっても変わってくるでしょうが、皆さんが利用したくなるような方法も取り上げますから、ぜひ参考にしてください。
飲食店にとって予約管理が大切な理由は？
飲食店にとっては予約管理はとても大切です。当たり前のことのようですが、どうして大切なのか改めて考えてみましょう。
お客様を迎える準備ができる
予約制を敷いていない飲食店もありますが、予約を受け付け、しっかり管理ができていれば、お客様を迎える準備ができます。
いきなり来店したお客様相手だと、準備が不十分で対応が後手に回ることもあるでしょう。かなり急いだ対応も求められます。
一方、予約管理ができているお店では、お客様が来る時間帯が分かっていますから、その時間帯までにするべきことをしておけます。これで安心して、お客様を迎えられますね。
仕入れや仕込みの準備を整えられる
飲食店では、食材の仕入れや仕込みを行ってから、メニューの提供となりますが、お客様から予約を受けて、管理ができていれば、そのための準備を万端整えておけます。
飛び込みのお客様相手だとそういかないことも多いです。食材が十分にそろっていなくて、お客様を失望させたり、仕込みに時間がかかって、待たせたりなど、ちょっと面倒です。
しかし、予約管理がしっかりできていれば、そのような心配はないでしょう。
シフト調整が可能
お客様の予約管理ができている飲食店では、シフト調整ができます。お客様の予約状況により、スタッフの入れ替え、交代、補充などもしやすくなり、人員不足や人員過多になることありません。
これはスタッフに効率よく働いてもらうためには重要な点で、暇な時間ができたり、忙しすぎててんてこ舞いしたりということもなくなるでしょう。
ドタキャン・無断キャンセルを防ぐこともできる
お客様の予約管理ができていると、ドタキャンや無断キャンセルも防ぎやすいです。
ドタキャンや無断キャンセルはお店にとっても痛いこと。その時間帯だけ空いてしまい、無駄な時間となります。早くキャンセルしてもらえれば、別のお客様を呼ぶこともできます。
そこでお店としてはドタキャンや無断キャンセルを防ぎたいのですが、予約管理ができていると、前もって確認の連絡を入れることができます。電話やメールなどを使っての連絡です。
特にメールによる連絡はいい方法で、電話よりも気軽にお客様の状況を尋ねられます。その結果、都合が悪くなるようなら、対応もしやすくなるでしょう。
ドタキャンや無断キャンセルに比べても、連絡によるキャンセルなら、予約の組みなおしも可能です。そのほかの態勢も変更しやすくなりますね。
顧客管理ができる
飲食店で予約管理をしていると、顧客管理もできるようになります。
お店に来ていただくお客様の情報は大切ですが、なかなか情報収集手段がありません。直接聞くというのも難しく、情報収集するとすれば、予約時くらい。
予約時の情報をもとに、後で顧客管理につなげ、お知らせなども送ることができます。
飲食店の予約管理はどう行う？
飲食店の経営者、店内スタッフなどはもう予約管理をしているかもしれませんが、まだこれから、あるいはもっと効率的な方法を探しているという方もいるでしょう。そのような方のために、どのような顧客管理方法があるのか、紹介します。
ノートに手書きする
飲食店の予約管理をノートに手書きすることで行うこともできます。昔から行われている方法です。今で利用している飲食店は多いでしょう。
デバイスを使いながらの予約管理は大変というのなら、手書きノートがもっと利用しやすいです。ノートとペンがあれば、だれでも予約管理できます。準備は、ノートに項目を書き入れるくらい。ほかにやることはないでしょう。きれいにメモを取っておけば、顧客管理にもつながり、お客様情報の整理もできます。
ただし、文字を乱雑に書いたりすると、後で読めなくなることもあります。記載ミスや書き間違いということもあるでしょう。
そうなると、予約したのに予約されていなかった、二重予約してしまったなど、トラブルが発生することもあります。
Excelなどのソフトで予約管理
Excelなどのソフトで予約管理ができます。大量の予約データを扱う際は、Excelは便利です。
また、導入費用は掛かりますが、それほど高額ではありません。最初から購入したパソコンに組み込まれている場合もあります。手書きノートよりも見やすいのもメリットです。
Excelを予約管理で利用するデメリットとしては、誤入力や誤操作の恐れがあること。誤入力や誤操作してもアラートが表示されるわけではないので、そのまま誤った情報が入力されてしまいます。
さらに、Excelでは同時編集はできません。同じお店で複数人が予約対応しなければいけない時は、役に立たないのです。予約の問い合わせが集中しやすい時間帯でも、うまく利用できません。
予約管理システムを使う
最近利用する飲食店が増えているのが予約管理システム。予約管理システムには、様々な機能が付属しています。いくつか紹介しましょう。
- 予約の受付
- 予約情報のメール通知
- グルメサイトとの連携
- 顧客管理
- 複数店舗管理
- 集客分析など
ほかにもありますが、予約管理システムの導入で、他の方法ではできないことも可能になっています。では、どのようなことができるのか具体的な内容を見てみましょう。
▼予約を一元管理できる
お客様の予約方法には、電話、Web、メール、SNSなどいろいろな手段があります。これらの手段にいちいち人が対応していたのでは、整理がつかなくなるでしょう。
その点、予約管理システムなら、どのような手段での予約であっても一元管理ができます。予約受付の手間が大幅に省け、スタッフも楽になります。
▼営業時間外でも予約を受け付けられる
予約管理システムを導入すれば、Webから営業時間外でも予約を受け付けられるようになります。
もし人手対応で予約受付をしているとすると、営業時間外は対応不可です。スタッフが帰宅してしまいます。
予約管理システムにはそのような不都合はありません。24時間365日、予約を受け付けられるのです。
これは飲食店の営業では見逃せないポイントです。少しでも多くのお客様を集めて、来店してもらうためには、営業時間内だけの予約受付では不十分でしょう。もっと幅広い時間帯に予約を受け入れられるようにしておかなければいけません。
仕事などで忙しいお客様もたくさんいます。そのようなお客様が予約しやすいお店でなければならないのですが、その役割を果たしてくれるのが予約管理システム。お客様の都合に合わせられます。
予約情報の通知ができる
予約管理システムがあれば、お客様に予約情報の通知がメールでできます。通知がされれば、うっかり予約日時を忘れていたお客様も思い出せるでしょうし、キャンセルしたければ、その時にできます。
これで予約日時にお客様が現れない事態も防ぎやすくなるでしょうし、キャンセルも未然に行われ、対応がしやすくなりますね。
▼売り上げ分析で運営しやすくなる
予約管理システムの中には、売り上げ分析ができるものがあります。売り上げ分析を行うと、今後のお客様の回転率や来店動向なども把握しやすくなります。
年齢層別データ、グループ別データなどの入手ができるほか、売れていないメニューなども分かるもの。
その結果、どのようなメニューを組み、どのように各層のお客様に対応し、どのようなメニューを廃止すればいいのかも見えてきます。
▼顧客管理ができる
予約管理システムの中には、顧客管理ができるものがあります。予約されたお客様のデータをその場だけしか使わないのはお店にとってももったいないことです。
できれば、予約情報をデータベース化して、今後の顧客管理につなげたいもの。それを可能にするのが予約管理システムです。
おすすめの予約管理システム６選！
| 予約システム | 無料プラン | 初期費用 | 月額費用 | 注目機能 |
|---|---|---|---|---|
| UMaT | × | 0円 | 5000円 | 自動応答機能 |
| レストランボード | 〇 | 0円 | 要お問い合わせ | 集計機能 |
| ebica予約台帳 | × | 50000円 | 20000円 | グルメサイトコントローラー |
| TableCheck | × |
※いずれもCTI利用時の費用 |
※いずれもCTI利用時の費用 | ドタキャン防止 |
| ぐるなび台帳 | 〇 | 0円 |
|
|
| RESERVA | 〇 | 0円 |
| 多機能 |
いくつかの飲食店の予約管理方法を紹介したが、一番便利なのは予約管理システムです。他の方法にはないメリットがたくさんあります。
特にお客様が多い飲食店では、予約管理システムは大活躍してくれます。ぜひとも使っていただきたい予約管理方法です。
飲食店の予約管理でぜひとも使ってほしいのが予約管理システムですが、ではどのようなものを使えばいいのでしょうか。ここではおすすめの予約管理システムを6種類紹介するので、参考にしてください。
UMaT
UMaTはリーズナブルな費用で導入できる予約管理システム。初期費用は0円で、最初の3カ月も無料で利用できます。その後の月額料金も5,500円（税込）です。儲かっているお店なら、大きな負担にはならない料金でしょう。
UMaTの機能のほうは以下のようになっています。
- 予約台帳
- 顧客台帳
- 予約ページ作成
- 予約確定メール送信機能
- SMS自動応答機能（IVR）
- グルメサイト連携機能
料金がリーズナブルでも、機能は充実しています。UMaTの利用で、予約数が増えて、売り上げ増加につながったという声も多く寄せられています。
レストランボード
レストランボードの初期費用と基本機能利用料は0円。基本機能だけでよければ、コストがかかりません。
基本機能には次のようなものが含まれます。
- テーブル管理
- 予約台帳
- 顧客台帳
予約台帳はiPhoneからも確認でき、複数店管理もできます。日ごとの予約数・来客数分析もでき、今後の運営にも活かせます。
テーブル管理では、座席の稼働状況を一目で把握可能。状況に応じた席の案内ができます。
顧客台帳では、それぞれのお客様情報をスタッフ同士で共有できるようになり、的確なサービス提供ができます。
オプション機能を加えるとさらに便利に。次のようなオプション機能があります。
- メッセージ配信
- ホームページ作成
- ネット広告配信
オプション機能については以下の問い合わせ先までご連絡ください。
0120-035-329
※ 営業時間 10:00～13:00 / 14:00～18:00
GW・夏季、年末年始はお休みをいただく場合がございます。
ebica予約台帳
ebica予約台帳の初期費用や月額料金については、相談のうえで決まります。各飲食店の状況や利用サービスごとの価格となっています。
ebica予約台帳でできることは、まずグルメサイト経由のネット予約を一元管理できること。ダブルブッキングの心配もなく、予約数の最大化が可能です。
電話予約はAIスタッフの”さゆり”が担当。24時間365日いつでも予約登録・変更を行います。これでお店のスタッフは店内業務だけに集中できるようになるでしょう。
GoogleやLINE、Instagram、Facebookなどにも予約ボタンを表示します。外部サービスのPOSやCRM、海外OTAなどとも連携でき、より便利に効率的に使えるようにもなっています。
TableCheck
TableCheckは高級店向きの予約管理システム。利用料金は次のようになっています。
| 月額費用 | 17,000円（30席以下） 20,000円（31席～100席） 25,000円（100席以上） ※いずれもCTI利用時の費用 |
|---|---|
| 初期費用 | 128,000円（30席以下） 158,000円（31席～100席） 188,000円（100席以上） ※いずれもCTI利用時の費用 |
少し高価になっていますが、それだけに機能は充実しています。
まず、予約の取りこぼし0に向けた機能を搭載しています。無料の自社ネット予約で24時間365日かんたん予約受付が可能。予約台帳システムとの連動により、空席情報を正確に割り出して、お客様に提供します。電話自動応答システムはスタッフに代わって予約を受け付け、取りこぼしをしません。
顧客管理機能も優れています。お客様の連絡先や会社名などの基本情報だけでなく、誕生日、お好み、アレルギー、利き手、お好きな水などの情報も保存。お客様に的確なサービスを提供できる情報を必要に応じて取り出し、最高のおもてなしができます。
「キャンセルプロテクション」という業界唯一の機能も搭載。電話やネット予約に対して、ドタキャンや無断キャンセルを防ぐ機能です。仕組みは、予約受付時にクレジットカード情報を取得し、予約の確度を上げるほか、ドタキャン・無断キャンセル時に確実にキャンセル料を徴収できるようにします。
来店日の前日には、SMSやEメールで予約確認情報を送信。お客様のうっかり忘れを防止できます。
ぐるなび台帳
ぐるなび台帳はぐるなびが管理している予約管理システムで、ぐるなび予約とあわせて使いやすくなっています。プランは次の3種類。
- スタートプラン：月額0円
- ライトプラン：月額10,000円
- ベーシックプラン：月額30,000円
ぐるなび台帳の基本機能は次のようになっています。
- 予約管理
- 顧客管理
- 集計・分析
- POS連携
- 他社取り込み
予約管理では、ウォークインの予約から各メディアからの予約、ぐるなびネットからの予約などを一元管理。ダブルブッキングのリスクも大幅に減少します。
顧客管理では予約時に登録される情報を管理し、次回以降の接客サービスに活用させます。
ダッシュボードの各項目の詳細から「時間別」「日別」「曜日別」「月別」と細かく分析結果が表示されます。これで店舗状況が把握しやすくなりました。
POS連携では、予約情報と売上履歴・顧客情報の連携ができます。運営上も接客上も非常に役立つ機能です。
ぐるなび以外の他社グルメサイトからの予約取り込もできるようになっています。
RESARVA
RESARVAは、ずっと0円で予約受付・顧客管理ができる予約管理システム。シンプルな操作性で、3分で設定が完了し、すぐに予約受付ができるようになります。
予約受付→決済→顧客管理→集客まですべて自動化できるのもRESARVA。シンプルかつ効率的に管理ができるようになります。
0円で利用できるといっても、機能が劣るわけではありません。次のような機能が備わっています。
- 自動メール・メルマガ配信
- 顧客・会員管理（CRM）
- マルチデバイス対応
- オンライン決済機能
- Zoom連携
- 多店舗管理
- 外国語対応
- キャンセル待ち受付
有料プランもあります。
- ブルー（予約受付数を増やしたい方へ）：月額3,520円
- シルバー（広告を非表示にしたい方へ）：月額5,500円
- ゴールド（自動化を促進したい方へ）：月額11,000円
- エンタープライズ（大手企業向け）：月額22,000円
- スイート（さらに高機能）：月額46,200円
ヘッドミント 店舗一覧
| ヘッドミント 大須本店 | 愛知県名古屋市中区大須3-26-41 堀田ビル |
| ヘッドミントVIP 栄東新町店 | 愛知県名古屋市中区東桜2-23-22 ホテルマイステイズB１ |
| ヘッドミントVIP 金山店 | 愛知県名古屋市中区金山1-16-11 グランド金山ビル2F |
| ヘッドミント 名駅店 | 愛知県名古屋市中村区椿町13-16 サン・オフィス名駅新幹線口206 |
| ヘッドミント 東山店 | 愛知県名古屋市千種区東山通5-113 オークラビル6F |
| ヘッドミント 名古屋中川店 | 愛知県名古屋市中川区春田3-184 |
| ヘッドミントVIP 岐阜店 | 岐阜県岐阜市神田町8-4 アートビル4F |
| ヘッドミント 静岡店 | 静岡県静岡市葵区御幸町４−２ ポワソンビル 7階 |
| ヘッドミント 札幌大通店 | 北海道札幌市中央区南2条西6丁目 TAIYO2・6ビル 4F |
| ヘッドミント イオン松任店 | 石川県白山市平松町102-1 松任イオン1F |
| ヘッドミント 新潟店 | 新潟県新潟市中央区花園1-5-3 ネットワークビル花園205 |
| ヘッドミントVIP 銀座店 | 東京都中央区銀座5-10-6 第一銀座ビル501 |
| ヘッドミント 池袋店 | 東京都豊島区東池袋1丁目42−14 28山京ビル202 |
| ヘッドミント 荻窪店 | 東京都杉並区 |
| ヘッドミントVIP 目黒店 | 東京都品川区上大崎2-13-35 ニューフジビル601 |
| ヘッドミント 千駄木店 | 東京都文京区千駄木2-13-1 ルネ千駄木プラザ227号室 |
| ヘッドミント 大宮西口店 | 埼玉県さいたま市大宮区桜木町2-2-7 AOYAMA808ビル4F |
| ヘッドミント 浦和店 | 埼玉県さいたま市浦和区東仲町8-2 大堀ビル202 |
| ヘッドミント 春日部店 | 埼玉県春日部市中央1-1-5 小島ビル4C |
| ヘッドミント 草加店 | 埼玉県草加市高砂2-11-20 真壁ビル4F |
| ヘッドミント 南越谷店 | 埼玉県越谷市南越谷4丁目9-1並木ビル２F |
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| ヘッドミントVIP 藤沢店 | 神奈川県藤沢市南藤沢21-9とのおかビル5F |
| ヘッドミント 水戸店 | 茨城県水戸市吉沢町216-6 南コーポＡ棟101 |
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