予約に使える自動ツールを教えて！
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近年では、多くの企業で予約業務の効率化のために、さまざまなツールが導入されています。
予約には多くの関連業種がありますが、ツールを導入することで効率化することで、人手不足などに対応しています。
ここでは、予約のために使われる自動ツールについて、概要やメリット・デメリット、おすすめのツールについて紹介します。
自動予約ツールとは？
自動予約ツールとは、予約の受付や決済などの予約業務を一言管理し、さらに顧客情報の保管や分析、メールの送信機能など、多くの機能が搭載されているツール・システムのことです。
従来の予約では、予約を受け付ける場合はスタッフが電話や店頭で対応する必要があったのに対して、自動予約ツールではいつでも時間に関係なく予約を受け付けることができます。
そのため、自動予約ツールを導入することで、予約関連業務を大幅に効率化することが可能です。
自動予約ツールの機能
ここからは、自動予約ツールの主な機能について解説します。
予約管理機能
機能としてまず挙げられるのが、予約管理機能です。
予約管理機能では、予約の受付から日時変更、キャンセルなどが行えます。
ネットから予約をすることができるため、24時間365日、時間に関わらず予約ができるようになります。
顧客管理機能
顧客管理機能では、予約時に入力された個人情報などを顧客情報として管理することができます。
検索機能などで顧客情報を簡単に探すことが可能で、さらに以前の予約情報なども確認することが可能です。
また、分析機能が利用できるものもあり、マーケティングなどに活用することができます。
メール送信機能
メール送信機能では、顧客に対してさまざまなメッセージを送信することができます。
予約に関するリマインダーや、キャンペーンなどのセールス情報など、さまざまな活用方法があります。
事前決済機能
自動予約ツールには、事前決済機能が利用できるものもあります。
事前決済ができれば、予約時に決済をすることができます。
これにより、無断キャンセルを防いだり、当日の決済処理を簡略化することが可能です。
外部サービスとの連携機能
自動予約ツールには、外部サービスと連携できるものもあります。
たとえば、予約ポータルサイトなどと連携すれば、外部サイトから予約を受け付け、その情報を即時にツール側に反映させることができます。
自動予約ツールのメリット・デメリット
自動予約ツールのメリット
自動予約ツールには、さまざまなメリットがあります。
ここでは、このメリットについて解説します。
予約業務の効率化ができる
自動予約ツールの最大のメリットと言えるのが、予約業務が効率化できる点です。
従来では、予約は電話や店頭などでスタッフが対応する必要がありました。そのため、予約対応に時間がかかり、さらに予約情報を管理する必要もあります。
スタッフが対応する必要があることから、予約を受け付けできる時間帯は店舗の営業時間内に限定されるという問題もあります。
自動予約ツールを導入することで、予約業務を自動化することが可能で、スタッフが対応する必要がなくなります。また、予約情報の管理についてもシステムが自動的に行なってくれるため、情報管理の人的ミスも防げます。
さらに、予約はネットから24時間受け付けできるため、顧客は都合のいいタイミングで予約することが可能になります。また、店舗の営業時間外や休業日でも予約が可能になります。
予約変更やキャンセルも自動化できる
自動予約ツールでは、予約の受け付けだけでなく、予約の日時の変更やキャンセルについても自動で対応できます。
予約の変更やキャンセルについても、受け付けが完了したことはメールで自動送信されるため、スタッフが顧客に対応する必要がなくなります。
また、予約システムによってはキャンセル待ち機能が利用できるものもあり、キャンセルが発生するとキャンセル待ち状態の顧客にメールが自動的に送信されるため、機会損失を防ぐことができます。
人件費を削減できる
従来の予約では、スタッフが電話など対応する必要がありましたが、自動予約ツールではシステムが自動的に予約対応をしてくれるため、スタッフが必要ありません。
また、スタッフが予約対応した場合は、予約日などの情報について、聞き間違いや記入漏れ、ダブルブッキングなどの人的ミスが発生する可能性があります。
自動予約ツールを導入すれば、予約はネットから行うことができ、さらに顧客が予約の空き状況を確認してから予約日などを自分で入力するため、スタッフによる人的ミスは発生しません。
また、予約業務が自動化できればスタッフが対応する時間を削減できるため、人件費の削減にもつながります。
予約状況をリアルタイムで確認できる
自動予約ツールでは、予約状況をリアルタイムで反映させることができます。
また、ツールの種類によっては、従来の電話などからの予約も一元管理できるものもあるため、ネットからの予約と併用することも可能です。
顧客側からとしても、ネット上で予約状況が確認できるため、電話で予約に空きがあるかどうかなどを確認する必要がなく、すぐに予約することができます。
顧客情報を分析できる
自動予約ツールでは、予約時に入力された個人情報や予約の履歴などをすべて保持して管理しています。
また、店舗での利用金額やメニュー、性別や年齢などもデータベース化しているため、リピート率などを属性別に分析することができます。
この分析結果をもとにしてマーケティングに活用すれば、リピート率の向上などのさまざまな活用ができるでしょう。
自動予約ツールのデメリット
ここまで自動予約ツールのメリットについて紹介しましたが、デメリットもいくつか存在します。
ここでは、このデメリットについて解説します。
コストがかかる
自動予約ツールを導入するためには、さまざまなコストがかかります。
ツールを導入する際には初期費用が必要ですし、さらに月額料金が毎月かかります。
機能が充実したツールであれば、それだけ必要なコストも大きくなるため、コスト面での負担が大きくなるケースもあるでしょう。
コストを抑える場合は、必要な機能を把握しておき、その必要な機能を最低限満たすものを導入するなどの工夫が必要になります。
ツールの操作を覚える必要がある
自動予約ツールでは、PCやタブレットなどで操作して使うため、操作方法を覚える必要があります。
また、スタッフが使う場合は、スタッフ全員がある程度操作できるようになっておく必要があります。
新しいツールを導入する場合は、操作に慣れるまでに時間がかかるため、その間は業務が停滞する可能性があることも検討しておく必要があるでしょう。
スタッフが操作に慣れるまでの時間を短くしたい場合は、操作が簡単なツールを導入するのがおすすめです。
また、サポート体勢が充実しているかどうかも確認が必要でしょう。
キャンセルが増えてしまう
自動予約ツールでは、予約の受け付けが24時間365日対応できるため、時間に関わらずに予約できます。
これは顧客にとっても店舗にとっても便利なのですが、キャンセルが増えてしまうという問題があります。
予約が簡単にできるということは、キャンセルも簡単にできてしまうということになり、結果としてキャンセルが増える傾向があります。
キャンセルを減らしたい場合は、事前決済を利用したり、リマインドメールを送信するなどの対策が必要です。
自動予約ツールを導入する際にチェックしたいポイント
現在、自動予約ツールにはさまざまな種類があります。
各ツールはそれぞれ特徴も異なるため、どのツールを導入すればいいか迷ってしまうかもしれません。
ここでは、自動予約ツールを導入する際にチェックしたいポイントについて解説します。
予約方法が店舗に合っているかどうか
自動予約ツールの予約方法は、ツールによって若干の違いがあります。
そのため、ツールの予約方法が店舗に合っているかどうかを確認しましょう。
サロンなどでは、施術時間がある程度決まっているため、予約時に時間枠を指定できるものがいいでしょう。
また、レッスンなどの予約の場合は、あらかじめ時間割を設定しておき、顧客がそこから選んで予約する方法が適しています。
さらに、予約方法をカスタマイズできると、店舗の状況に細かく対応できます。
予約方法が店舗に合っていないと、顧客にも店舗にも不便になってしまいます。
顧客管理・分析機能があるかどうか
自動予約ツールを導入する場合は、顧客管理・分析機能があるかどうかを確認しましょう。
予約時に入力された個人情報や、予約の履歴、顧客の属性などが管理・分析できれば、そのデータをさまざまな場面で活用できます。
新規顧客の獲得やリピート率の改善、マーケティングへの活用など、顧客管理・分析機能は必須とも言える機能なので、必ず確認するようにしましょう。
多くの決済方法に対応しているかどうか
現在は、さまざまな支払い方法があり、現金だけでなく、クレジットカード、電子マネー、QRコード決済などを利用する人は増えています。
特にキャッシュレス決済は年々利用者が増加しているため、キャッシュレス決済に対応していないと機会損失につながる可能性が高くなります。
対応している決済方法は多いものを選ぶといいでしょう。
セキュリティ対策はできているか
自動予約ツールでは個人情報を扱うため、セキュリティ対策は重要です。
そのため、セキュリティ対策が充実しているかどうかは必ず確認しましょう。
もし個人情報の流出などがあれば、信用問題に発展してしまいます。
セキュリティ対策の確認としては、
・データの暗号化（SSL設定）に対応しているかどうか
・不正アクセス、情報漏洩の対策をしているかどうか
・プライバシーマーク、ISMSの認証を取得しているかどうか
について確認しましょう。
ツールを運営している企業のサイトなどで確認できるはずです。
費用は適正かどうか
たいていの自動予約ツールでは、費用として初期費用と月額料金が必要です。
必要な費用はツールの機能や規模によって異なりますが、店舗に必要な機能とかけることができる予算から適正かどうかを確認する必要があります。
予算オーバーとなってしまえば、ツールの導入が経営を圧迫してしまうかもしれません。
試用できるかどうか
自動予約ツールは、事前に資料などで機能や使い勝手などを確認できますが、実際に操作してみないと分からないことは多くあります。
そのため、ツールが無料で試用できるかどうかも確認しましょう。
たいていのツールでは無料で利用できる試用期間があり、その期間で使い勝手や機能が店舗に合っているかどうかなどを確認します。
外部システムと連携できるかどうか
自動予約ツールを導入する際は、外部システムと連携できるかどうかも確認しましょう。
POSレジと連携できるツールであれば、会計処理も一元管理できるため、より便利に使うことができます。
また、LINEと連携できるツールであれば、LINEから予約ができるようになるなど、利便性が高くなります。
すでに導入しているツールがあれば、連携できるかどうかを確認しておきましょう。
おすすめ自動予約ツール5選
ここからは、おすすめの自動予約ツールについて紹介します。
自動予約ツール選びの際に参考にしてみてください。
STORES予約
「STORES予約」は、サロンや美容室向けの予約ツールです。
すでに多くの店舗で導入されていて、その導入数は15万以上あるなど実績があります。
初期費用、月額料金が無料で使うことが可能で、予約機能だけでなく、POSレジとの連携やキャッシュレス決済などの機能が無料で使えます。
また、インスタグラムやLINEとの連携も可能で、そこから予約をすることもできるため便利です。
顧客の分析だけでなく、POSレジと連携すれば売上の分析も簡単にできるため、業績の向上にもつなげることができます。
Kalonade(カロネード)
「Kalonade(カロネード)」は、美容室や自由診療などの業務向けの予約ツールです。
初期費用が無料で導入することが可能で、試用期間も用意されています。
また、契約期間に縛りがないため、必要なくなればすぐに解約ができます。
予約機能だけでなく、電子カルテ機能やデジタル問診、スタッフのシフト管理、会計管理など、さまざまな機能が利用できます。
また、予約時にスタッフやリソースを自動的に最適化する機能があり、稼働率を上げることができます。
また、顧客管理・分析機能もあり、リピート率の改善や顧客満足度の向上などに活用できます。
ツールは店舗に合わせてカスタマイズすることが可能で、LINEとの連携もできるため、LINEから予約を受け付けることもできます。
ワンモアハンド
「ワンモアハンド」は、接骨院や整体院、鍼灸院、サロン向けの予約ツールです。
初期費用が無料で導入で、最短で当日から利用できるのが特徴です。
LINEやGoogleとの連携が可能で、LINEからの予約受け付けやGoogleカレンダーと連携することでダブルブッキングを防ぐことができます。
また、ホットペッパーからの予約にも対応しています。
ほかにも、共有型電子カルテである「カルッテ」と連携することで、簡単にカルテを管理することができます。
サブスクペイ Professional
「サブスクペイ Professional」は、会員ビジネス向けの予約ツールです。
会員サイトの構築から、決済機能、継続課金、契約管理を一元管理できます。
決済手数料も2.65%〜と安いのも特徴で、コストを削減することができます。
また、顧客の分析機能もあり、利用状況や行動履歴、購買の傾向などを自動的に収集してくれます。
さらに、LINEとの連携も可能で、リピーターの獲得やセグメント配信もできます。
グーペ
「グーペ」は、GMOが提供している個人エステなどに向けた予約ツールです。
特に月謝制度を導入している店舗で使いやすいツールで、クレジットカードによる継続課金機能が利用できます。
予約サイトを簡単に作成することが可能で、さらにカレンダーでの予約やスタッフ紹介ページなども簡単につくれます。
さらに、事前決済機能やSNSとの連携機能もあります。
ヘッドミント 店舗一覧
| ヘッドミント 大須本店 | 愛知県名古屋市中区大須3-26-41 堀田ビル |
| ヘッドミントVIP 栄東新町店 | 愛知県名古屋市中区東桜2-23-22 ホテルマイステイズB１ |
| ヘッドミントVIP 金山店 | 愛知県名古屋市中区金山1-16-11 グランド金山ビル2F |
| ヘッドミント 名駅店 | 愛知県名古屋市中村区椿町13-16 サン・オフィス名駅新幹線口206 |
| ヘッドミント 東山店 | 愛知県名古屋市千種区東山通5-113 オークラビル6F |
| ヘッドミント 名古屋中川店 | 愛知県名古屋市中川区春田3-184 |
| ヘッドミントVIP 岐阜店 | 岐阜県岐阜市神田町8-4 アートビル4F |
| ヘッドミント 静岡店 | 静岡県静岡市葵区御幸町４−２ ポワソンビル 7階 |
| ヘッドミント 札幌大通店 | 北海道札幌市中央区南2条西6丁目 TAIYO2・6ビル 4F |
| ヘッドミント イオン松任店 | 石川県白山市平松町102-1 松任イオン1F |
| ヘッドミント 新潟店 | 新潟県新潟市中央区花園1-5-3 ネットワークビル花園205 |
| ヘッドミントVIP 銀座店 | 東京都中央区銀座5-10-6 第一銀座ビル501 |
| ヘッドミント 池袋店 | 東京都豊島区東池袋1丁目42−14 28山京ビル202 |
| ヘッドミント 荻窪店 | 東京都杉並区 |
| ヘッドミントVIP 目黒店 | 東京都品川区上大崎2-13-35 ニューフジビル601 |
| ヘッドミント 千駄木店 | 東京都文京区千駄木2-13-1 ルネ千駄木プラザ227号室 |
| ヘッドミント 大宮西口店 | 埼玉県さいたま市大宮区桜木町2-2-7 AOYAMA808ビル4F |
| ヘッドミント 浦和店 | 埼玉県さいたま市浦和区東仲町8-2 大堀ビル202 |
| ヘッドミント 春日部店 | 埼玉県春日部市中央1-1-5 小島ビル4C |
| ヘッドミント 草加店 | 埼玉県草加市高砂2-11-20 真壁ビル4F |
| ヘッドミント 南越谷店 | 埼玉県越谷市南越谷4丁目9-1並木ビル２F |
| ヘッドミントVIP 蕨店 | 埼玉県蕨市塚越2-1-17TPビル201号室 |
| ヘッドミント 稲毛店 | 千葉県千葉市稲毛区小仲台2-6-7 スエタケビル3階 |
| ヘッドミントVIP 千葉店 | 千葉県千葉市中央区新町1-13 木村ビル |
| ヘッドミントVIP 藤沢店 | 神奈川県藤沢市南藤沢21-9とのおかビル5F |
| ヘッドミント 水戸店 | 茨城県水戸市吉沢町216-6 南コーポＡ棟101 |
| ヘッドミント 京都祇園店 | 京都府京都市東山区祇園町北側270-4 Gion Hanaビル 6F |
| ヘッドミント 和歌山駅前店 | 和歌山県和歌山市美園町5-7-8 パーク美園町ビル2F |
| ヘッドミントVIP京橋店 | 大阪府大阪市都島区片町2丁目11－18京橋駅前ビル２F |
| ヘッドミントVIP 東大阪店 | 大阪府東大阪市長田東2-2‐1 木村第一ビル4F |
| ヘッドミント 西宮北口店 | 兵庫県西宮市南昭和町4-10 第一寿荘203号室 |
| ヘッドミント 彦根店 | 滋賀県滋賀県彦根市長曽根南町438-1 テラスビル2階 |
| ヘッドミント 広島店 | 広島県広島市中区幟町12−14 幟町WINビル602 |
| ヘッドミント 小倉店 | 福岡県北九州市小倉北区魚町1-3-1 B1F |
| ヘッドミント 鹿児島アミュWE店 | 鹿児島県鹿児島市中央町1-1アミュWE通路側 |
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