予約システムが使いづらい理由を教えて！
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現代のお店、サロン、企業では、お客さまからの予約を受け付ける際に予約システムを使うことが多くなりました。
確かに、予約システムによる予約の方が便利だし、お店やサロン、企業側も予約管理をしやすくなります。
ところが、そんな予約システムが使いづらいという声もあるのです。
今回は、その理由を探るとともに、使いづらい予約システムを選ばないためにはどうすればいいのかも考えてみましょう。
予約システムのメリット
予約システムが使いづらい理由を説明する前に、そのメリットから確認してみましょう。
24時間365日予約受付ができる
お店やサロン、企業などが予約システムを導入すると、24時間365日いつでも予約受付ができるようになります。
営業時間の枠に関係なく、予約受付ができるので、お客さまの取りこぼしを防げます。
お客さまの方にとっても好きな時間に予約ができるのは大きなメリットです。
お店やサロン、企業の営業時間内しか予約ができないとなると、仕事などで忙しい人はなかなか予約ができないことがありますが、予約システムならそのようなことはありません。
時間や日にちに関係なく予約ができます。
予約受付業務の簡略化
予約システムの利用により、お店やサロン、企業などの予約受付業務が大幅に簡略化します。
基本的にシステム任せで良く、人間が介在する部分は少ないです。
電話予約受付の場合は、受付スタッフが待機し、予約内容を手書きでメモする必要がありますが、予約システムにそのような人材も手間も不要です。
カンタン手軽に予約受付ができます。お客さまも予約がしやすくなります。
必要事項を入力するだけで良く、電話のように会話のやりとりが発生しません。
予約変更やキャンセルもお客さまの都合次第。自由に操作ができます。
予約ミスやトラブルの減少
予約システムを利用すると、予約ミスやトラブルも減少します。
予約を受け付ける側も受付間違いをすることもありませんし、予約をする方も入力間違いさえしなければ、確実に予約ができます。
また、予約の一元管理ができる予約システムなら、ダブルブッキングなどの予約トラブルも起きません。
予約をした、しないなどのもめ事も起きないです。
顧客管理がしやすくなる
多くの予約システムには顧客管理機能が備わっています。
予約をしてくださったお客さまの情報を整理・管理し、マーケティングに活かせるようになっているのです。
これでさらなる集客に繋げることができるでしょう。
事前決済機能がある予約システムもある
予約システムの中には、事前決済機能が搭載されているものもあります。
クレジットカードや電子マネーなどで事前決済ができる機能で、あらかじめお客さまに代金を支払ってもらい、確実な入金に繋げられます。
予約システムは使いづらい？その理由は？
お店やサロン、企業が予約システムを導入すると、そちら側もお客さま側にとっても利便性が増し、予約受付も申し込みもしやすくなることは確かです。
ところが、予約システムが使いづらいという声もあります。
予約システムの種類にもよりますが、どうしてそのような声が上がるのでしょうか。
根本的理由として、システム開発費が非常に高額になるという事が原因です。
誰しも使いたがる様なシンプルかつ多機能な予約システムとなるとシステム開発や保守で、何千万円という費用が必要です。
また、サーバー費用で何十万、何百万と月に掛かったりしますので、システムが軌道に乗って利益が出る前に改善をやめて使いにくいシステムのまま存在する予約システムがかなり多いです。
お客さまにとって使いづらい理由
まず、お客さまにとって予約システムが使いづらい理由を考えてみましょう。
高齢者が使いづらい
予約システムはネットやスマホ上で利用するものなので、ネット利用やスマホ利用に慣れていない、あるいは使ったことがない高齢者だと、使いこなせません。
そのような高齢者の場合、電話予約の方がしやすいことが多く、予約システムでの予約を嫌うことがあります。
メンテナンスで使えないときがある
予約システムではメンテナンスを行うことがありますが、その時間帯は使えません。
せっかく予約をしようと思ったのに今は予約ができないということもあります。
そのようなときは、使いづらいと感じることでしょう。
パソコン版とスマホ版で画面が違うことがある
予約システムの種類によっては、パソコン版とスマホ版で画面が違うことがあります。
そうなると、ちょっと使いづらいですね。
人によっては、パソコンで予約して後でスマホで確認する、あるいはその逆のパターンもあるでしょうが、画面表示が違うと、確認もしにくくなります。
レスポンスが遅いときがある
予約システムによっては、レスポンスが遅いことがあります。
早く予約内容を反映してほしいと思っているのに、レスポンスが遅いと、イライラするものです。
このような予約システムは使いづらいと感じることでしょう。
予約変更の反映が遅い
レスポンスが遅いこととも関連がありますが、予約変更の反映が遅い予約システムもあります。
予約変更したら、直ちに反映してほしいものですが、遅れてしまうとやきもきするものです。
このような予約システムも、使いづらいなと感じるかもしれません。
ネットワーク障害が発生すると、使えない
多くの予約システムはネットワーク上で動作するので、ネットワーク障害が発生すると使えなくなります。
電話が不通になるということはめったにありませんから、このようなときは予約システムが使いづらく、電話からの予約の方がやりやすいと感じるものです。
メールフォームでしか問い合わせできないことがある
予約システムを通してお店やサロン、企業に問い合わせをする際、メールフォームを通してしかできないことがあります。
電話やチャットなどで問い合わせをしたいと思っている人からすると、ここは使いづらい点です。
パスワードを入力するのが面倒
予約システムで予約をする場合、パスワード入力を求められることがありますが、これが毎回面倒だという人も多いです。
パソコンやスマホでパスワードを記憶してくれることはあるものの、それでも手間が生じます。
この点を煩わしく思って、使いづらいと思うお客さまもいるようです。
操作が難しい
予約システムによっては、操作が難しいものがあります。
お客さまに対してはできるだけ使いやすいようにしてはいるでしょうが、それも種類次第。
操作が比較的難しい予約システムを提供してしまうと、使いづらいなと感じるものです。
予約の確認や変更がしにくい
お客さまは予約システムでカンタンに予約の確認や変更がしたいのですが、それがしにくいのでは困ります。
「どのように予約確認するのだろう」「どのように予約変更するのだろう」と悩ますようなシステムは導入したくないものです。
お客様も使いづらくて嫌になってしまうでしょう。
お店やサロン、企業にとって使いづらい理由
今度は、予約システムを導入したお店やサロン、企業にとって使いづらい理由を挙げてみましょう。
機能が豊富すぎる
各予約システムでは、少しでもスタッフの利便性を増そうとして、様々な機能を追加することがあります。
それは一つのメリットではあるのですが、かえって機能が豊富すぎるために使いづらくなることもあります。
一つ一つの機能の利用の仕方を覚えるのも大変ですし、使いこなせない場合もあるでしょう。
あまり機能の多すぎる予約システムを導入してしまうと、スタッフの負担も増えて、大変です。
機能を追加しにくい
今度は、逆のケースで基本機能に追加機能を付けにくい予約システムもあります。
「もう少し機能が増えると使いやすいんだが…」と思っているスタッフからすると、このような予約システムは使いづらいでしょう。
カスタム項目が多い
カスタマイズ性の高さは予約システムの魅力ではありますが、カスタム項目が多くなりすぎると、持て余してしまうことがあります。
どのようにカスタマイズすればいいのかという点で苦労しやすく、説明書を見開いたり、サポートに連絡したりなどの手間も生じます。
カスタム項目によりより便利に使えるようになるケースはありますが、程度にもよるでしょう。
慣れるのに時間がかかる
これまで電話やメールで予約受付をしていたスタッフが予約システムによる予約受付に移行すると、慣れるまでに時間がかかります。
操作が簡単なものでも、しっかり教えてもらわないと使いこなせない場合もあります。
場合によったら、慣れるまで「使いづらいな」と感じることもあるでしょう。
専門の担当者がいないと、使いづらいことがある
お店やサロン、企業が予約システムを導入するとき、すべてのスタッフに対応させることもあるでしょうが、可能なら専門のスタッフを置きたいところ。
専門のスタッフなら操作性にも慣れ、充分に使いこなせるでしょう。
ただ、専門のスタッフに操作を任せると、今度はほかのスタッフが代わりに予約業務を行うときに、使いづらくなることもあります。
自店にとって不要な機能が多い
自店にとって不要な機能が多い予約システムでは、使いづらいです。
そのため、導入する前に、導入予定の予約システムにどのような機能が備わっているか、自店との相性はどうかなどをよく検討する必要があります。
新しいスタッフが使いづらいときがある
お店やサロン、企業に新しいスタッフが加わったときに、予約システムが使いづらいと感じることもあります。
人間誰しも、新しい機器の操作を覚えるまでに時間がかかります。
新しいスタッフにとってはなじみない予約システムですから、扱いに慣れるまで少し苦労するかもしれません。
柔軟性がない
予約システムを導入するお店やサロン、企業は様々です。
業務形態も皆違います。それだけに各業種、各業務に合わせた柔軟性を予約システムに求めたいところですが、そのようになっていないものもあります。
それでは、使いづらいと思うことも多々生じるでしょう。
無料の予約システムは使いづらいことがある
予約システムには無料のものと有料のものがありますが、無料のものは使いづらいことがあります。
次のような理由によります。
- 予約件数に制限がある
- 機能がシンプル過ぎて、応用に使えない
- カスタマイズできないことがある
- オリジナルデザインを選べないことがある
- サポート体制が不十分なことがある
- 使いたいオプション機能は有料になる
利用コストを抑えるという点では無料の予約システムはおすすめなのですが、使いやすさという点ではいまいちかもしれません。
使いづらい予約システムで生じるデメリット
予約システムが使いづらい理由をいくつも挙げてみましたが、そのような予約システムを利用することで、どのようなデメリットが生じるでしょうか。
確認してみましょう。
お客さまが離脱するかもしれない
お客さまがお店やサロン、企業の予約をしようとして、使いづらい予約システムに当たったとします。
すると、少しは操作方法をあれこれ考えながらなんとか予約しようとするでしょうが、やがて諦めてしまうこともあります。
その後、もっと予約しやすいところを利用しようという気にもなるでしょう。
そうなれば、お店やサロン、企業はお客さまを一人失ったことになります。
そのようなお客さまが増えれば、商売に悪影響も出てきます。
電話予約が増えるかもしれない
予約システムが使いづらいということになると、お客さまの方で電話予約やメール予約に切り替えることがあります。
これでは予約システムを導入した意味がありません。
予約システムは電話予約やメール予約の不便さを解消するために導入するものです。
しかし、肝心の予約システムがお客さまにとって使いづらければ、利用意向も進まず、以前の予約方式に戻るお客さまが増えてしまいます。
スタッフが覚えきれない
操作性の難しい予約システム、機能が豊富すぎる予約システムでは、そのすべてをスタッフが覚えきれないことがあります。
使いづらいということで、手に余るのです。それではせっかくの予約システムの導入も役に立ちません。
スタッフが使いこなせてこそ意味があるのが予約システム。導入前に機能などをよく確認しましょう。
予約システムを使わなくなることがある
お客さまにとってもスタッフにとっても使いづらい予約システムを導入してしまうと、結局使わずじまいになるというケースもあります。
せっかく導入した予約システムが宝の持ち腐れ状態になってしまうのです。
そのようなお店、サロン、企業などでは、また前の電話予約やメール予約に戻ることがあり、非効率な予約受付になることがあります。
使いづらい予約システムを選ばない方法
使いづらい予約システムを選んで導入してしまってから、後悔するのはいやでしょう。
後で悩んでも、予約システムの変更はしにくいものです。
そこでどのようにすれば、使いづらい予約システムを選ばないで済むかを考えてみましょう。
自社サービスとの相性を見る
自社サービスと合わない予約システムを導入してしまうと、使いづらくなって、使わなくなってしまうこともあります。
それは避けたいですから、導入前に自社サービスとの相性、親和性を確かめてみましょう。
自社サービスに必要な機能が備わっているか、提供サービスにふさわしい利用の仕方があるかなどをチェックした上で導入することで、使いやすくなることがあります。
無料トライアルを利用する
予約システムが使いやすいか使いづらいかは使ってみないと分からないことでもあります。
かといって、いきなり本格導入することには不安もあるでしょう。
そこで、各予約システムに無料トライアル期間がないか確認してみてください。
あれば試しに無料トライアルを行ってみて、自社との相性、スタッフの使い良さ、お客さまから見た利便性などを確かめてみましょう。
そのうえでの導入になれば、間違った選択もしないものです。
マルチデバイス対応を選ぶ
使いづらい予約システムを避けたいのなら、マルチデバイス対応のものを選びましょう。
パソコンでもタブレットでもスマホでも同じような操作方法になっていて、共有しやすいものが理想です。
それぞれのデバイスで操作性が異なっていると、お客さまもスタッフも混乱しやすいですから、共通タイプを探してみましょう。
機能はほどほどに
あまり機能が多すぎる予約システムだと使いづらいものです。
そのため、基本機能のほか適度な機能が備わっているシステムを選びたいものです。
自社に必要な機能を確かめた上で、大事なものだけを選別してみましょう。
候補となる予約システムを徹底比較する
予約システムの導入を考える際は、いくつか候補となるものをまず選ぶでしょう。
ここは良さそうだというシステムがある程度絞れたら、各候補を徹底比較してみましょう。
特徴・機能・使いやすさ・料金などを比較した上で、一番自社に合ったものを選んでみてください。
比較検証がうまくできれば、正しい選択もしやすいです。
管理画面が操作しやすいか
予約システムの肝と言えるものが管理画面です。
この管理画面の操作性は必ず事前チェックしなければいけない部分です。
分かりやすいインターフェイスで、操作に慣れていない人でも扱いやすいものを選びたいところ。
そのような管理画面になっている予約システムが見つかれば、使いづらいなんてこともなくなるでしょう。
ヘッドミント 店舗一覧
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| ヘッドミント 名駅店 | 愛知県名古屋市中村区椿町13-16 サン・オフィス名駅新幹線口206 |
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| ヘッドミント 池袋店 | 東京都豊島区東池袋1丁目42−14 28山京ビル202 |
| ヘッドミント 荻窪店 | 東京都杉並区 |
| ヘッドミントVIP 目黒店 | 東京都品川区上大崎2-13-35 ニューフジビル601 |
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| ヘッドミント 春日部店 | 埼玉県春日部市中央1-1-5 小島ビル4C |
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| ヘッドミントVIP 千葉店 | 千葉県千葉市中央区新町1-13 木村ビル |
| ヘッドミントVIP 藤沢店 | 神奈川県藤沢市南藤沢21-9とのおかビル5F |
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