予約が満了/満員になった際の断り方を教えて！
任せて！予約システム/ポイントシステムの「タダリザーブ」が解説するよ！
せっかく予約をしてもらったのに、予約がいっぱいで満了してしまった場合は、断りの連絡をする必要があります。
この際に、相手の気分を害する断り方になっていないだろうか、と不安になる方も多いのではないでしょうか。
この記事では、予約が満了した場合のメールの書き方や、文章の作成ポイントについて解説します。
予約が満了した場合のメールでの断り方について
予約をしてもらったけど、その日はすでに予約でいっぱいという場合は、どのように断ればいいか悩むかもしれません。
電話の場合は、声のトーンや話し方で気持ちを表現しやすいのですが、メールの場合は文字だけで伝える必要があるため言葉選びが重要です。
ここでは、メールで断る際のポイントを紹介します。
最初に感謝の気持ちを伝える
メールでは、最初に感謝の言葉から始めましょう。
「この度は、予約のお申し込みをいただき、誠にありがとうございます」など、予約を申し込んでもらったことに対するお礼の言葉を述べることが重要です。
メールの冒頭から予約を断る内容になってしまうと、相手が気分を害してしまうかもしれません。
まずは、最初に感謝の気持ちを伝えてから、ワンクッションを置いて本題のお断りに入るようにしましょう。
断る理由を簡潔に伝える
次に、予約が受けられないこととその理由を必ずセットで伝えましょう。
「すでに予約が満了したため」「募集定員に達したため」など、理由は簡潔にするのがポイントです。
きちんと理由を伝えることで、相手にも納得してもらえます。
もし理由を伝えていないと、相手はなぜ予約ができなかったんだろう、という疑問や不信感を感じてしまいます。
予約の断り方としてやってはいけないのが、冗長なお断りの文章や曖昧な表現です。相手に気を遣うあまり、回りくどい言い方や長文にならないよう注意しましょう。
否定形はやわらかい表現にする
非提携を使う場合は、やわらかい表現にしましょう。
「お断りします」「予約できません」などの言葉は、突き放したような印象を与えてしまいます。
そのため、強い否定形の言葉はやわらかい表現に言い換えましょう。
「お断りします」は「お受けできない状況です」、「予約できません」は「お受けすることができません」のように、言葉を言い換えるだけで相手の心証が大きく変わります。
クッション言葉を使う
クッション言葉とは、ストレートに伝えると強い印象になる言葉を、やわらかく丁寧な印象に変える言葉です。
このクッション言葉は、相手への配慮や申し訳ない気持ちを示したい時に役立ちます。
クッション言葉としては、
・あいにくですが
・ご意向に添えず
・申し訳ありませんが
・誠に残念ですが
・心苦しいのですが
などがあります。
クッション言葉を使用することで、相手の気分を害さない断り方ができますので、うまく取り入れてみてください。
代替案を提案する
予約を断る際に、代替案を提案するのもおすすめです。
もし他の日程が空いているのであれば、メールで代替案を提案してみましょう。
その際、できるだけ相手の希望に近い時間帯を提案するといいでしょう。
ただし、他の日時に予約を押し付けるような印象にならないために、「よろしければご検討ください」という言葉も忘れずに添えておきましょう。
次回予約時に使える特典を付ける
店舗などの予約の場合は、次回予約時に使える特典を付けるという方法があります。
予約を断った後に、再度予約を申し込んでくれるかどうかは相手側次第です。予約を逃したくないのであれば、次回予約時に使えるクーポンや特典を付けると効果的です。
「今回は予約をお受けできず、申し訳ございませんでした。ささやかですが次回予約時に使えるクーポンをお送りしましたので、よろしければご利用ください」など、謝罪とセットで伝えるとより誠意が伝わるでしょう。
特に、新規の顧客を獲得したい場合や、常連客を逃したくない場合に有効な手段といえます。
予約が満了した際に断るメールの基本構成
予約が満了したため断らなければならない時のメールは、以下のような構成で作成するといいでしょう。
２．予約を申し込んでいただいたことへのお礼
３．予約をお断りしなければならないこととその理由
４．他の日時など代替案の提案
５．連絡先・問い合わせ先
また、企業向けのセミナーなどのビジネス関連の予約の場合は、ビジネスマナーに従って宛名の次に挨拶文を入れましょう。
メールの件名については、予約に関する連絡であることがすぐに分かるように、簡潔で分かりやすいものにしましょう。
件名には「〇〇ご予約の件について」という感じの表現に留めておくといいでしょう。
お断りメールをシーン別に紹介
ここからは、予約を断らなければならない時の例文をシーン別にご紹介します。
美容院の場合
件名
ご予約の件について【〇〇サロン】
本文
いつも当サロンをご利用いただきありがとうございます。
ご予約のお申し込みをいただいたXX/XX（日）XX時ですが、あいにくその時間帯はすでに予約が入っており、ご予約をお受けできない状況です。
ご希望に添えず申し訳ございません。
もし同じ日をご希望でしたら、今のところXX～XX時までの時間帯が空いております。よろしければご検討ください。
（署名）
宿泊施設が満室の場合
件名
宿泊予約の件について【〇〇旅館】
本文
XX様
この度は、〇〇にご予約のお申し込みをいただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮ではございますが、ご宿泊を希望されているXXXX年XX月XX日は、あいにく満室となっております。ご希望に添えず申し訳ございません。
また何かの折に、当旅館を宿泊先のひとつとしてご検討いただけますと幸いです。
（署名）
先着制のセミナーの場合
件名
〇〇セミナーご予約の件について
本文
XX様
お世話になっております。
〇〇セミナー運営事務局です。
この度は、〇〇セミナーにお申し込みいただきありがとうございます。
大変恐縮ですが、本セミナーは先着制で定員に達したため、募集を締め切らせていただきました。せっかくお申し込みをいただいたにもかかわらず、お断りせざるを得ない状況になり、誠に申し訳ございません。
また次回セミナーを開催する際には、改めてご案内させていただきます。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
（署名）
予約を断った後の対応
お客様の予約を断ると、お客様によって異なる反応があります。
その反応によって適切に対応することで、印象を変えることができます。
残念そうにしている場合
予約を断った際に、残念そうな反応が返ってくる場合があります。
これは、お店を利用したいという気持ちが強いと考えられます。
この場合は、予約を断るお詫びの言葉を添えながら、代替案を提案してみましょう。
当初の予約は満了していても、他の時間帯が空いているのであれば、同じ日であれば来店してくれるかもしれません。
また、キャンセルが出たときにお客様に連絡するという方法もあります。
お客様の都合をお伺いしてから、キャンセルが入ったことを連絡してもいいでしょう。
怒っている場合
予約を断ることで、お客様が怒ってしまう場合もあります。
この場合は、お詫びの言葉を重ねながら、特典を用意するのも一つの方法です。
反応がない場合
予約を断った場合でも、反応がないことがあります。
この場合は、予約することに興味がなくなっているかもしれません。
これに対する対応は難しい点がありますが、「できるだけご都合に沿うようにいたします」と伝えてみましょう。
このように伝えることで、お店の利用をやめようと思っていたお客様の気持ちを引き止められる可能性があります。
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