サロンで施術中に掛かってくる電話はどう対応したら良い？出るのは失礼？

タダ子

サロンで施術中に掛かってくる電話はどう対応したら良い？

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サロンで施術中に電話が掛かってくることがありますが、受付スタッフがいるサロンなら問題ないでしょう。

受付スタッフが応じればいいだけです。

しかし、受付スタッフがいない、1人で運営しているサロンである、施術スタッフしかいないなどの場合は、掛かってきた電話にどう対応すればいいのかあらかじめ考えておかないといけません。

今回は、この問題について解説します。

サロンの施術中にかかってくる電話の問題

1人運営のサロンや施術スタッフしかいないサロンで、施術中に電話が掛かってくると、困ることがあります。

どのような問題が生じるのかを見てみましょう。

施術中は電話に出られないかも

受付スタッフがいないサロンの場合、施術中に電話に出られないかもしれません。

施術の合間や簡単な作業の最中なら電話に出られることもあるでしょうが、精密な作業中は出るのが難しいでしょう。

そうすると、お客さまに迷惑が掛かることがあります。

予約を取りこぼしてしまうことがある

サロンの施術中に掛かってくる電話というと、お客さまからの予約申込みである場合も多いです。

ところが、サロン側で施術中だから応対できないとしていると、お客さまの方で予約申込みをする気がなくなってしまうこともあります。

あるいは、他のサロンに申し込むか。

施術中に電話に出られないために、お客さまの予約を取りこぼしてしまうこともあるのです。

これはサロンにとって大きな損失になるでしょう。

集中が途切れる

サロンの施術中に電話が掛かってきて、1つ1つに応答したとしましょう。

これで電話を掛けてきたお客さまに迷惑はかからなくなるし、予約の取りこぼしは防げます。

しかし、施術に対する集中力が途切れてしまうことがあります。

今施術をしているお客さまには全力で取り組みたいものですが、電話が掛かってくるたびに応答して施術を中断というのでは、気も散ります。

施術を受けているお客さまも落ち着かないものです。

電話の鳴りっぱなしはうるさい

サロンの施術中に電話が掛かってきて、その電話に応答できないと、しばらくベルが鳴りっぱなしになってしまうことがあります。

これはうるさいですね。

お客さまも不快だし、施術スタッフも煩わしく感じられるでしょう。

そのため、電話のベルの鳴りっぱなしを防ぐ方法が必要になってきます。

受付スタッフを雇う余裕がない

サロンの施術中に掛かってくる電話に対して受付スタッフがいれば対応できるようになるでしょうが、そのスタッフを雇う金銭的な余裕がない場合もあるでしょう。

その場合は、別の方法で対応策を用意しないといけません。

営業電話が来る場合もある

サロンの施術中に掛かってくる電話はお客さまからのものが多いですが、ときには営業電話が掛かってくることもあります。

大事な施術を中断して電話に出たら、営業電話だったというのでは怒りたくもなるでしょう。

サロンの施術中にかかってくる電話にはどう対応すべき？

サロンの施術中に掛かってくる電話では様々な問題が生じますからしっかり対応しないといけませんが、どう対応すればいいでしょうか。

お客さまにも迷惑にならず、サロン側にとっても損失にならないように対応する必要があります。

その方法をいくつか考えてみましょう。

留守番電話にしておく

サロンの施術中には電話には出にくいです。

施術を中断できない場合もあるでしょう。

かといって、お客さまからの電話を無視するわけにもいきません。

そこで、留守番電話にしておくこともできます。

電話を掛けてきたお客さまに留守番電話が応答し、氏名と電話番号、用件を伝えてもらうのです。

そして、後ほど施術の合間に改めてサロン側から連絡をしてみます。

直接お客さまの電話に応答するのが望ましいことではありますが、施術中でできなければ、留守番電話に代行してもらいましょう。

サロン電話代行サービスを使う

サロン電話代行という便利なサービスがあります。

サロンスタッフに代わって、電話代行業者のオペレーターが掛かってきた電話に応答するというサービスです。

このサービスを利用すれば、施術中に電話が掛かってきても安心です。

業者のオペレーターが受け答えしてくれます。

これで電話を気にせずに施術に集中できます。

また、電話代行サービスの利用料金は新しく受付スタッフを雇うよりも安く済むので、経済的です。

電話に応答するオペレーターはプロフェッショナル。

丁寧で親切な対応をしてくれますから、お客さまからの信用も得やすいです。

後ほど、いくつかおすすめの電話代行サービスを紹介しましょう。

予約システムを導入する

サロンの施術中に掛かってくる電話の多くはお客さまの予約に関するものです。

そのため、電話以外の予約方法として、予約システムを導入しておけば、お客さまの要望に対処しやすくなります。

予約システムがあれば、お客さまも好きな時間に自由に予約申し込み・予約変更・予約キャンセルができるようになります。

施術時間だけでなく、営業時間外でもお客さまからの予約を受け付けられるようになるでしょう。

これでサロンに電話で予約をしてくるお客さまも減るので、施術中の悩みも1つ解消することになります。

予約システム導入の費用が掛かる場合もありますが、サロンの予約管理業務を効率化するという点では有効な手段です。

サロンにおすすめの電話代行サービス

施術中の電話に出にくいのなら、電話代行サービスを利用すれば対応しやすくなりますが、どのようなサービスを利用すればいいかが問題です。

そこでいくつかおすすめのサービスを紹介しましょう。

BeSALO

「BeSALO」はサロンの電話対応の課題を解決してくれる電話代行サービスです。

次のような特徴があります。

• 施術中の電話対応0⇒施術中の電話対応を0にしてお客さま対応に集中できる。顧客満足度の向上にも役立つ
• 予約の取りこぼし0⇒当社が店舗の電話番として電話一次対応を行い予約の取りこぼしを防ぐ。予約の詳細は施術が終わり次第折り返し対応で確認可能
• 無駄な電話は全てカット⇒間違い電話・営業電話など不要な電話は全てカット。必要な電話のみ内容をお伝え。

Step Y’s

「Step Y’s」はサロンの機会損失やイメージダウンを防いでくれる電話代行サービスです。

24時間365日対応で、経験豊かな女性スタッフがサロンスタッフに代わって電話をお受けいたします。

特徴を見てみましょう。

• 予約完了次第、予約システム入力とSNSにてリアルタイムで報告。当日予約も対応可能（予約システムおよびSNSの利用登録が必要）
• 営業電話／迷惑電話／間違え電話　シャットアウト（何回かかってきても0円）
• 道案内やクレームなどの時間をとられるお電話もおまかせ
• 工事不要、最短3営業日からサービス開始可能

アフターコールナビ

「アフターコールナビ」は整体・ネイルサロン向け電話予約受け付けサービスです。

特徴を挙げてみましょう。

• 契約時間内ならばいつでも転送自由
• 予約・キャンセル・遅刻・料金案内、予約画面を共有してそのまま受付・キャンセルまで業務を代行
• 同社提供のクラウドシステムが実現したタイムリーな予約管理・キャンセルシステム（タイムラグ無し）

SalonBell

「SalonBell」はメンズエステサロン専門の電話代行サービスです。

対応するのは5、6名の女性スタッフチームです。

サロンさまには業務開始前に細かな質問にご回答いただき、貴店独自のマニュアルを作成します。

そのマニュアルに沿って、女性スタッフが同一品質のサービスを提供。

スタッフによるサービス内容の差はありません。

WEB予約システムも併用でき、高品質なコールセンター業務を提供してくれます。

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