カウンセリングシートやカルテは紙の方が良い？電子式とどちらを選ぶべきか？

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カウンセリングシートやカルテは紙の方が良いの？

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サロンやクリニックでは、患者さんを迎えると、カウンセリングや診察を行って、患者さんに関する記録を付けます。

その記録を付ける書類がカウンセリングシートやカルテです。

以前は、カウンセリングシートやカルテというと紙に記録するのが普通でした。

しかし、最近はデジタル化の波を受けて、電子式のカウンセリングシートやカルテもあります。

電子式のカウンセリングシートやカルテはとても便利なのですが、今でも紙の方を使っているサロンやクリニックもあります。

紙の方がいいということもあるようですが、今回は、その理由などを考えてみましょう。

紙のカウンセリングシートやカルテを使うメリット/デメリット

紙のカウンセリングシートやカルテを使うメリット

紙のカウンセリングシートやカルテというとアナログ的で、不便に思う人もいます。

しかし、メリットがないわけではありませんから、いくつか取り上げてみましょう。

コストを削減できる

紙のカウンセリングシートやカルテを利用すると、コストがあまり掛かりません。

掛かるコストといえば、紙代と印刷代くらい。

サロンやクリニックの収入から考えれば、たいしたコストではないでしょう。

緊急時や災害時でもだいじょうぶ

紙のカウンセリングシートやカルテを使うに当たって、電源は必要ありません。

見るときは紙を取り出すだけですし、記入するときもペンで書けばいいだけです。

そのため、緊急時や災害時などで停電したときも全く問題なく使用できます。

紙が維持さえされていれば、いつでも参照できます。

機器操作は不要

紙のカウンセリングシートやカルテを使うに当たって、機器操作は不要です。

パソコンなどの操作は必要ありません。今はパソコンが広く普及していますが、それでもパソコン操作が苦手な人がいます。

そのような人にとっては、紙のカウンセリングシートやカルテの方が扱いやすいでしょう。

ちょっとした追記がしやすい

紙のカウンセリングシートやカルテには、ちょっとした追記がしやすいです。

紙を取り出して、思いついたことや気がついたことを書くだけです。

電子カウンセリングシートやカルテのようにパソコンを立ち上げて、ページを開いて、キーボード入力してなどのような面倒な作業が発生しません。気軽に使えるということです。

患者さんと一緒に回せる

紙のカウンセリングシートやカルテを順番に並べておけば、患者さんと一緒に回せます。

来院した患者さんごとに用意しておけば良く、混乱することがありません。

セキュリティの心配がない

紙のカウンセリングシートやカルテには、セキュリティ上の心配があまりありません。

電子カウンセリングシートやカルテなどの場合、パソコンがセキュリティ攻撃を受けて、情報が第三者に漏れる恐れがあります。

紙のカウンセリングシートやカルテの場合、保管に気を付けて盗まれるようなことがなければ、情報漏洩ということはほとんどありません。

紙のカウンセリングシートやカルテを使うデメリット

紙のカウンセリングシートやカルテを使うメリットを紹介しましたが、デメリットはどうでしょうか。

いくつかデメリットも考えられるので、取り上げてみましょう。

保管場所が必要

紙のカウンセリングシートやカルテを保管する場所を確保しておかなければいけません。

患者さんの数が少ないサロンやクリニックなら、紙のカウンセリングシートやカルテの保管場所も用意しやすいでしょうが、たくさんの患者さんを扱うところでは大変です。

場所だけでもかなりのスペースを占めることになりかねず、狭小のサロンやクリニックのスペースを圧迫する場合もあります。

手書きが面倒な場合も

紙のカウンセリングシートやカルテには手書きで患者さん情報を記入していきますが、これが面倒な場合もあります。

特にたくさんの患者さんを相手にしていると、手書きによる手の疲れも出てくるでしょう。

場合によっては、手書きの字が汚くなり、後で判別するのが難しくなることもあります。

整理整頓しにくい場合も

紙のカウンセリングシートやカルテの数が多くなり、保管場所にいっぱいになってしまうと、整理整頓がしにくくなることがあります。

そうなると、必要なときに必要なカウンセリングシートやカルテを取り出せなくなるかもしれません。

それでは、来院した患者さんのニーズに応えにくくなり、対応が遅れてしまうこともあるでしょう。

紙のカウンセリングシートやカルテはいかに整理して保管するかが課題になります。

共有できない

紙のカウンセリングシートやカルテは共有できません。

誰かが持ち出している間は、他の人は閲覧できないのです。

また保管場所に戻してもらってから、見るしかありません。

スタッフの多いサロンやクリニックでは、これは非常に不便な点です。

カウンセリングシートやカルテの共有ができないことで、違うスタッフがサービスや施術を提供するときに不都合が生じる恐れもあります。

そうなれば、患者さんにも迷惑が及び、サロンやクリニックの信頼性も傷つきます。

分析に手間が掛かる

顧客情報を分析する際にカウンセリングシートやカルテを参照することがありますが、紙のものだと、その手間が大変です。

1枚1枚取り出しながら分析していくとなると、時間もかなり掛かるし、分析もしにくいものです。

この点は、紙のカウンセリングシートやカルテが電子式に負ける点で、作業がとても非効率になります。

その面倒な作業を嫌って、分析をしないサロンやクリニックもあるでしょうが、それではマーケティング施策を打ちにくくなります。

電子カウンセリングシートやカルテを使うメリット/デメリット

電子カウンセリングシートやカルテを使うメリット

紙のカウンセリングシートやカルテのメリット・デメリットを紹介しましたが、では電子式の方はどうなっているでしょうか。

確認してみましょう。

様々な機能が使える

電子カウンセリングシートやカルテを提供しているシステムには、普通様々な機能が備わっています。

主な機能を挙げてみましょう。

• 予約管理
• 予約受付フォーム作成
• 契約管理
• 自動メール配信
• LINE連携
• 商品販売記録
• 退勤管理
• 売上集計
• 決済、レジ機能
• 会計管理など

様々な機能が使えるということは、患者さんへのサービスも充実させられるということでもあり、スタッフの利便性も増すということです。

これは大きなメリットでしょう。

保管場所が必要ない

電子カウンセリングシートやカルテには、大きな保管場所が必要ありません。

パソコン内か、メモリ器具に保存しておくだけで済みます。

紙のカウンセリングシートやカルテでは保管場所の確保が大きな課題になりますが、電子式ではそのようなことを考えなくてもだいじょうぶです。

検索できる

電子カウンセリングシートやカルテは検索ができます。

相当な数のカウンセリングシートやカルテがあっても、検索をすることで目当てのものにドンピシャリと行き着けます。

紙のカウンセリングシートやカルテは探すのに苦労することがありますが、電子式の場合は検索により探しやすいです。

共有できる

電子カウンセリングシートやカルテは共有できます。

ほかのスタッフが取り出しているときでも、別のスタッフが閲覧できる場合があります。

そのため、すべてのスタッフに同じような情報が提供され、スタッフごとの齟齬が生じにくいです。

どのスタッフも同じレベルの施術やサービスを提供できるようになります。

ヒューマンエラーが減る

電子カウンセリングシートやカルテでもヒューマンエラーは起きるのですが、紙式に比べると、少なくできます。

項目の記入し忘れや誤字脱字、読み取りにくさを解消しやすくなっているので、ミスが起きにくいのです。

電子カウンセリングシートやカルテを使うデメリット

電子カウンセリングシートやカルテを使うデメリットはどうなっているでしょうか。

いくつかピックアップしてみましょう。

運用コストが掛かる

電子カウンセリングシートやカルテは紙式に比べると、運用コストが高くなります。

無料で提供されているサービスはあるものの、そのようなサービスでは機能や登録件数に制限があることが多いので、不便な場合があります。

大勢の患者さんに納得いくサービスを提供するためには、無料の電子カウンセリングシートやカルテサービスでは不充分になりやすいです。

もちろん、パソコンや通信費などは絶対に必要です。そうなると、ある程度の運用コストを計算に入れておかなければいけません。

使いこなせない場合がある

電子カウンセリングシートやカルテは非常に便利な手段ではあるものの、使いこなせないことがあります。

少し操作性が複雑なものを選んだときなどは、対応に苦労することもあるでしょう。

電子カウンセリングシートやカルテが使いこなせなくて、紙式に戻ったという話もありますが、それでは最初に導入したときのコストも手間も無駄になってしまいます。

ネットワーク環境に左右される

電子カウンセリングシートやカルテはクラウド上で使用するものが多いので、ネットワーク環境の影響を受けます。

ネットワークが繋がりにくいときなどは、思うように作動しないこともあり、不便です。

また、システム障害などでも、使えないことがあります。

停電時に使用できない

電子カウンセリングシートやカルテはパソコンや電気器具を使うので、停電時には使用できません。

自家発電装置が備わったサロンやクリニックならいいですが、そうでない場合は、対応できなくなります。

災害発生時などは困りますね。

セキュリティ対策が必要

電子カウンセリングシートやカルテには、紙式以上のセキュリティ対策が必要です。

パソコンのネットワークを使う関係上、ウイルスやマルウェアによる攻撃に遭う恐れもあります。

その結果、患者さんの大切な個人情報が漏洩したら大変。大きな被害が及ぶことがあります。

オンプレミス型でも、紙のカウンセリングシートやカルテよりもUSBメモリなどで持ち出しがしやすい場合があります。

院外に持ち出されたら、どんな目的に使用されるか分かりません。そのため、万全なセキュリティ対策を敷かなければいけないのです。

結局、カウンセリングシートやカルテは紙の方が良い？電子式の方が良い？

紙のカウンセリングシートやカルテと電子式のメリット・デメリットを見てみましたが、結局どちらが良いのでしょうか。

難しいポイントです。これは、それぞれのサロンやクリニックの状況にもよるでしょう。

そこで、それぞれの方式がおすすめなサロンやクリニックを考えてみましょう。

紙のカウンセリングシートやカルテがおすすめなところ

紙のカウンセリングシートやカルテの使用がおすすめのサロンやクリニックは次のようなところです。

• 紙の使用歴が長い
• コストを抑えたい
• 紙カルテの方が伝えやすい情報がある
• ITリテラシーのある職員が少ない

紙の使用歴が長い

紙のカウンセリングシートやカルテの使用歴が長いサロンやクリニックでは、そのまま紙式を使用し続けた方が良い場合があります。

紙式では、カルテ探し・運搬・回収・格納などが大変な場合もあるのですが、使用歴が長いところでは、その作業にスタッフが慣れていることも多いです。

慣れている作業をやめにして、あえて電子カウンセリングシートやカルテに移行しなくてもいいかもしれません。

セラピストや医師も紙式の方に慣れていれば、無理に電式に変える必要もありません。

コストを抑えたい

カウンセリングシートやカルテの運用コストを抑えたければ、断然紙式を利用したいところです。

電子式でもコストを抑えながら運用できる場合もありますが、機能や使用感などの制限があることも多く、サロンやクリニックのニーズに応えきれないこともあります。

それよりは、紙のカウンセリングシートやカルテの運用を続けて、余計なコストの発生を抑えるのも良い方法です。

紙カルテの方が伝えやすい情報がある

紙のカウンセリングシートやカルテのメリットとして、自由度の高さを挙げられます。

どのように記入しようが構わないのです。

気になったこと、思いついたことをその場でメモもできますし、イラストで表現することも可能。

印やマークを付けたりもできます。

電子カウンセリングシートやカルテでもそのようなことができる場合もありますが、操作手順が少し面倒です。

そのような面倒なことなく、伝えたい情報を伝えられるのが紙のカウンセリングシートやカルテですから、そのまま使い続けても良いでしょう。

ITリテラシーのある職員が少ない

IT技術やデジタル機器を理解し、操作するスキルをITリテラシーといいますが、電子カウンセリングシートやカルテの扱いでも必要になる能力です。

ところが、サロンやクリニックによっては、このITリテラシーのある職員を確保しにくい場合があります。

サロンやクリニックに働く職員は医療関係の事務作業には通じているでしょうが、IT操作となると専門外の場合があります。

そうなると、電子カウンセリングシートやカルテの扱いで支障が生じる恐れもあります。

それなら、以前のまま、紙のカウンセリングシートやカルテを使い続けても良いでしょう。

電子カウンセリングシートやカルテがおすすめのところ

今度は、電子カウンセリングシートやカルテがおすすめのサロンやクリニックを見てみましょう。

• 業務を効率化したい
• 複数店舗、複数スタッフで共有したい
• 読みにくい字がいや
• スペースが確保できない
• 患者さんへの説明の質を上げたい

業務を効率化したい

カウンセリングシートやカルテに関する業務を効率化したいと思っているサロンやクリニックなら、紙式よりも電子式を使うのがおすすめです。

大量のカウンセリングシートやカルテがあっても、管理も検索も取り出しもしやすくなって、業務が捗ります。

複数店舗、複数スタッフで共有したい

サロンやクリニックによっては、複数店舗を運営していることもあります。

その複数店舗のどこでも利用できますよと患者さんに説明しているところもありますが、その場合に必要になるのがカウンセリングシートやカルテの共有です。

情報共有ができてはじめて患者さんに複数店の利用がおすすめできます。

そのため、この場合は、クラウド型の電子カウンセリングシートやカルテが必須になるでしょう。

同じ店舗内であっても、複数のスタッフが患者さんに対応することもありますが、ここでも情報共有が欠かせません。

そのため、電子カウンセリングシートやカルテを使用する必要があります。

読みにくい字がいや

紙のカウンセリングシートやカルテの欠点として、記入された字が読みにくくなることがあります。

そのような字を読むのがいやというのなら、電子カウンセリングシートやカルテの利用がおすすめ。

印刷しても、綺麗な字で表記されます。

スペースが確保できない

小型のクリニックやサロンでは、十分な店舗スペースを確保できないことがあります。

そのようなところにいっぱいの紙のカウンセリングシートやカルテを保管するのは大変でしょう。

それなら、電子カウンセリングシートやカルテを導入して、保管スペースなしで運用したいところです。

患者さんへの説明の質を上げたい

電子カウンセリングシートやカルテを使うと、患者さんへの説明がしやすくなります。

電子カウンセリングシートやカルテには検査データや、レントゲンやCTなどの写真も取り込めるので、患者さんにも見てもらいながら、詳しい説明ができます。

患者さんとしてもそのようなカウンセリングシートやカルテを見せてもらうことで、今後の治療方針などが分かりやすくなるでしょう。

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