イベントで使用できるおすすめの予約システムを教えて！
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イベントを開催する場合、予約が必要となるケースがあります。
ただ、予約を行う場合、予約の受付や顧客管理など、予約に関連する業務が多く、手間がかかるのが悩みです。
こんなイベントの予約業務を効率化したい場合に便利なのが予約システムです。
この記事では、イベントの運営に予約システムを導入するメリットと、予約システムを選ぶ際のポイント、おすすめの予約システムについて解説します。
イベントで予約システムの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。
イベントで予約システムを導入するメリットについて
イベントの運営で予約システムを導入することには、様々なメリットが存在します。
ここでは、このメリットについて、
・予約対応の自動化
・入場管理
・事前決済機能
・大量の予約への対応
・予約状況のリアルタイムでの確認
・顧客情報の活用
の観点から解説します。
予約対応を自動化できる
予約システムを導入することで、予約対応はすべてシステムに任せることができます。
Web上で予約ができるようになれば、予約受付が24時間対応できるようになるため、ユーザーの利便性が上がり、予約の機会損失を減らすことが可能です。
また、予約の受付だけでなく、予約内容の変更やキャンセル、予約完了メールやリマインドメールの配信まで、すべてを予約システムで自動化できます。
従来、これらの業務は人が行っていたため、イベント運営側の業務負担が大幅に軽減できるため、空いたリソースを別の業務にあてるなど、有効に活用できる点もメリットです。
入場管理が簡単にできる
イベントを開催する際は、当日の入場管理が必要です。
参加人数が多くなれば、この入場管理の業務も大きな負担になります。
また、参加状況を把握することも手作業では困難になります。
予約システムでは、このような入場管理もシステムに任せることが可能で、さらに、参加状況の把握も素早く行うことができます。
事前決済で支払い業務を効率化できる
予約システムには、決済機能が搭載されているものもあります。
決済機能は、クレジットカードなどで決済を行う機能で、予約と同時に決済ができれば、集金業務の効率化が可能です。
イベントの代金を事前決済に限定しておくことで、イベント当日に現地で集金を行う必要がありません。
現金を用意したり、支払い対応業務を行ったりなどの業務は不要になり、さらに支払いのために行列ができ混雑するといったトラブルも防げます。
また、事前決済機能があれば、無断キャンセルの抑止にもつながります。
大量の予約にも対応できる
イベントの規模によっては、予約が大量に入るケースがあります。
その場合、従来であれば、予約受付の業務のために、スタッフを大幅に増員するなどの対策が必要でした。
予約システムであれば、予約受付をシステムがすべて自動で対応するため、スタッフを増員する必要はありません。
また、予約受付を人が対応した場合に起こる、聞き間違いなどの予約ミスの発生も防ぐことができます。
予約システムの中には、アクセスが集中することでサーバーがダウンすることを防ぐサービスもあります。
このサービスを導入すれば、大規模なイベントの予約にも対応できます。
リアルタイムの予約状況が分かる
予約システムでは、予約状況をリアルタイムに把握することができます。
予約の受付や変更、キャンセルなどは、すぐにシステムに反映されます。
運営側は、予約システムの管理画面から、予約状況などをすぐに把握できます。
また、ユーザー側も予約の空き状況を確認できるため、予約ができるかどうかを問い合わせる必要がなくなります。
空きがあるイベントの日時を確認できることで、すぐに予約をすることが可能です。
顧客情報の収集や分析ができる
多くの予約システムには、顧客管理機能が搭載されています。
予約時にユーザーに入力してもらった情報を管理することが可能で、同時にアンケートも実施できるため、顧客管理を効率化できます。
また、得られた顧客情報を利用して、マーケティングにも活用でき、今後の分析などに役立てることが可能です。
予約システムを選ぶ際のポイント
現在、数多くの予約システムが存在するため、どの予約システムを選べばいいか分からない方も多いと思います。
ここでは、予約システムを選ぶ際のポイントについて、
・機能が充実しているか
・事前決済機能があるか
・アンケート機能があるか
・外国語対応
・セキュリティ対策
の観点から解説します。
機能が充実しているか
予約システムには、多くの機能があり、その機能はシステムによって異なります。
そのため、導入する予約システムにどのような機能があるかについて、事前に確認することが必要です。
イベントで利用する予約システムであれば、以下の機能があるかどうかを確認しましょう。
・どんな形式の予約サイト・受付フォームが作成できるか
・家族やグループなど、複数人数の予約受付に対応しているか
・予約時の事前アンケートのカスタマイズが可能か
・予約完了メールやリマインドメールの文章を変更できるか
・キャンセル待ち機能があるか
・既存の会員情報と連携ができるか
また、顧客情報をマーケティングに活用したい場合は、顧客管理機能や分析機能についても確認しましょう。
事前決済機能があるか
イベントで導入する予約システムでは、事前決済機能があるかどうかは重要なポイントです。
予約受付と同時に決済が可能であれば、イベント当日に集金する必要がなくなります。
集金業務には人員が必要な上、集金ミスや集金による混雑を回避できます。
事前決済機能があるだけで、イベント当日の人的コストを大幅に削減可能です。
また、事前決済ができると、無断キャンセルなどの抑止効果も期待できます。
もしキャンセルが発生した場合でも、事前決済をしておけば、キャンセル料を回収できるため、運営側の損失を減らすこともできます。
アンケート機能があるか
イベントの種類によっては、来場者に対してアンケートを実施する場合があります。
予約システムにアンケート機能が搭載されていれば、アンケートの実施や回収の手間がかからず、簡単にアンケート結果を収集できます。
外国語対応できるか
外国人の来場が予想されるイベントであれば、予約システムが外国語に対応しているかどうかも重要です。
予約システム全体を外国語対応できるかどうか、何ヶ国語に対応できるか、などについて確認しましょう。
セキュリティ対策がされているか
予約システムでは、セキュリティ対策がされているかどうかも確認しましょう。
イベントの予約では、個人情報を扱うため、もし情報を流出してしまえば、顧客に不安や損害を与えるだけでなく、企業の信頼も失ってしまいます。
予約システムのセキュリティについては、以下のポイントを確認しましょう。
・国際規格ISMS認証の取得
・情報漏えい対策（SSL/暗号化対応）
・不正アクセス対策
・サービスの保守体制
・個人情報保護の取り組み
特に大規模なイベントであれば、大量の個人情報を扱うため、セキュリティ対策は必要不可欠です。
システムとしてセキュリティ対策がされているものを選びましょう。
イベントに使える予約システムのおすすめ11選
ここからは、数多くある予約システムの中から、イベントの予約でおすすめのものを紹介します。
予約システムには、月額無料から利用できるものもあり、有料プランの種類により予約件数の上限が異なるケースが多くなっています。
予約システムを選ぶ際には、イベントの規模などから選択してみてください。
RESERVA
「RESERVA」は、イベントやセミナー、講習会などに対応した予約システムです。
パソコンやスマートフォン、タブレットからカレンダー形式で予約が可能で、予約が入れば顧客情報として追加されます。
また、収集した顧客情報を利用して、予約前日にリマインドメールを自動送信したり、来場後のお礼メールなどを配信することもできます。
他にも、クレジットカードを利用した事前決済機能もあるため、当日の集金業務が不要になったり、無断キャンセルを防ぐことも可能です。
外国語にも対応していて、英語、中国語、タイ語、韓国語が利用できます。
料金プランは、月額0円から利用可能で、プランの種類によって予約件数や顧客件数の上限が決まっています。
幅広い料金プランがあるため、イベントの規模にあったプランを選ぶことが可能です。
STORES予約
「STORES予約」は、イベントの予約受付や集金、出欠の管理、アフターフォローなどが可能なシステムです。
イベントによって定員数を設定できたり、代表者による複数人数の予約に対応しています。
また、事前決済機能も搭載されています。
他にも、リマインドメール送信機能があり、配信日を複数設定できたり、配信したメールの開封率の確認もできます。
STORES予約は、最短3ヶ月から利用できるため、イベント開催時のみ利用する、といった使い方も可能です。
料金プランは、月額0円から利用可能で、プランによって予約件数の上限が設定されていて、キャンセル待ちやリマインドメールは上位のプランでのみ利用できます。
エジソン予約
「エジソン予約」は、期間限定のイベントやセミナーなどに特化した予約システムです。
イベントの開始時間、終了時間などを登録することで、イベントの予約受付ができます。
また、事前決済機能やリマインドメール、外国語対応も可能です。
料金プランは、月額0円から利用可能で、プランによって予約件数や顧客件数の上限が異なります。
また、外国語対応や事前決済機能は、上位プランのみで利用できます。
エジソン予約は、無料で利用できる予約システムですが、事前決済機能を使うためには上位プランの加入が必要です。
グーペ
「グーペ」は、ホームページ作成ツールですが、イベントの予約機能も搭載されていて、予約受付フォームを作ることができます。
機能としては、顧客管理や事前決済機能、リマインドメール配信機能もあります。
料金プランは、月額1,100円のライトプランと3,300円のスタンダードの2種類あり、両者の違いは電話サポートの有無のみとなっています。
グーペは、予約受付とホームページの作成が必要な場合に便利な予約システムです。
Square予約
「Square予約」は、月額無料から利用できる予約システムです。
イベントの名前や内容、会場、料金、開催日時などを登録することで、予約受付ができます。
また、インスタグラムと連携して、予約を受け付ける機能もあります。
他にも、顧客管理や事前決済機能、リマインドメール機能、外国語対応機能があります。
料金プランは、月額0円からとなっていて、予約確認メールの配信やスタッフ管理機能は上位プランでのみ利用可能です。
「SELECT TYPE」は、予約システム付きのホームページが作成できるサービスです。
コンサートやライブ、展示会、商品発表会などのテンプレートが用意されていて、そのテンプレートを選ぶだけで、簡単にホームページの作成ができます。
また、イベントのページを他のブログやホームページに埋め込んだり、SNSとの連携も可能です。
機能面では、顧客管理や事前決済機能、リマインドメール配信機能、キャンセル待ち、外国語対応もあります。
料金プランは、月額0円から利用可能で、予約できる期間や予約件数、顧客情報などの上限がプランによって異なります。
プランが複数用意されているため、イベントの規模にあったプランを選ぶようにしましょう。
Airリザーブ
「Airリザーブ」は、イベントやセミナーに対応した予約システムです。
パソコン、スマートフォン、タブレットから、カレンダー形式で予約ができます。
ただし、Airリザーブを利用するためには、ホームページを事前に用意しておく必要があります。
機能としては、顧客管理機能やリマインドメール機能、キャンセル待ち機能があります。
ただし、事前決済機能や外国語対応がありません。
料金プランは、月額0円のフリープランと5,500円のベーシックプランのみで、リマインドメール機能の有無が異なります。
リザエン
「リザエン」は、イベントやセミナーの予約に対応したシステムです。
予約受付の画面を作成可能で、設定した店員に達した場合は、自動的に受付を終了します。
予約確認やキャンセル確認のメールは自動送信されるため、予約受付の業務を効率化できます。
機能としては、顧客管理や事前決済機能、キャンセル待ち機能があります。
料金プランは、月額10,000円のビジネス版とエンタープライズ版があり、予約件数の上限が異なります。
ただし、決済機能を利用する場合は、別途月額3,000円が必要です。
エイプロ
「エイプロ」は、イベントやコンサートなどに特化した予約システムです。
大人、子供などの料金設定が可能です。
また、電話やメールからの予約にも対応していて、問い合わせフォームの作成や、資料請求の受付もできます。
その他の機能としては、顧客管理や事前決済機能、キャンセル待ち機能があります。
料金プランは、月額7,700円のネオ、14,300円のプロ、22,000円のプレミアムがあり、クレジットカード決済機能はプロとプレミアムのみとなっています。
SuperSaaS
「SuperSaaS」は、セルフ型の予約システムです。
予約受付フォームの入力項目やデザインなどをゼロから作成できます。
その他の機能としては、顧客管理や事前決済機能、リマインドメール機能、キャンセル待ち、外国語対応があります。
料金プランは、月額0円からとなっていて、プランにより予約件数の上限が異なります。
プランが複数用意されているため、イベントの規模に合わせてプランを選びましょう。
RESERVEN
「RESERVEN」は、セミナーや料理教室などの予約に対応したシステムです。
予約状況に応じて、日付・時間帯別に満席状態を管理することができます。
料金プランは、月額0円の無料プラン、980円の基本プラン、2,980円の標準プランがあり、プランにより予約データの保存期間が異なります。
月額料金が0円からで、有料プランでも比較的費用がかからないため、小規模なイベントでの利用におすすめです。
まとめ
ここまで、イベント運営で利用できる予約システムについて、導入するメリットや選び方、おすすめの予約システムについて紹介しました。
イベント運営で予約システムを導入することで、予約業務の効率化や、事前決済機能によるイベント当日の業務の効率化など、予約関連の業務を大幅に軽減できます。
また、顧客情報をマーケティングに活用することも可能です。
イベントに利用できる予約システムは数多くあるため、イベントの運営状況に適した予約システムを選びましょう。
ドライヘッドスパ専門店ヘッドミント 店舗一覧
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