タイムカードを押し忘れる理由と対処法を教えて！
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従業員の勤怠管理のために使われるのがタイムカードで、打刻することで出退勤時間を記録できるようになっています。
これで、会社側も従業員のために正確な給与計算ができるのですが、従業員が押し忘れてしまうことがあるのです。
これはちょっと困ったことになるのですが、なぜでしょうか。
今回はその理由を探りながら、タイムカードの押し忘れが発生したときにどうすればいいのかを考えてみましょう。
タイムカードとはどんなカード？
タイムカードは会社が雇用している従業員の勤怠管理を行うための紙やカードです。
従業員は打刻機という機器にタイムカードを差し込むなどすると、勤怠時間が打刻されるようになっています。
この目的は、会社側が従業員の正確な労働時間を把握するためです。
労働時間が正確に把握できてはじめて、正しい給与計算ができ、各従業員に支給ができます。
タイムカードの使い方は以下の通りです。
- 出勤もしくは退勤のボタンを押す
- タイムカードの裏表を確認する
- 打刻機にカードを差し込む
従業員はなぜタイムカードを押し忘れるのか？
従業員の労働時間を会社側が把握する上でタイムカードは重要な役割を果たしているので、従業員は必ず出退勤時間に打刻をしないといけません。
ところが、これを忘れてしまう従業員がいるのです。
なぜなのでしょうか。その理由を探ってみましょう。
打刻機がわかりにくい場所に設置されているから
打刻機がわかりにくい場所、目に入りにくい場所に設定されていると、従業員が押し忘れてしまうことがあります。
部屋の隅にある、遠く離れた場所にあるなどの場合は、従業員がそこまで移動して打刻しなければいけませんが、その手間を忘れてしまうということもあるでしょう。
打刻機の置き場所を遮るようなものが置いてあっても同じようなことが起きやすいです。
従業員の視界が妨げられると、出勤時や退勤時にうっかり押し忘れということにもなります。
手間が掛かる打刻機があるから
打刻機によっては、打刻の手間が掛かるものがあります。
何かを取り出して打刻するタイプやいくつかの操作を経ないと打刻できないタイプ、打刻完了まで時間が掛かるタイプなどです。
このような打刻機だと、従業員も面倒に感じるものです。
<後で打刻しよう>ということにもなり、結局押し忘れという事態になることもあります。
打刻機のそばにトイレや休憩室があるから
会社によっては、打刻機の設置場所近くにトイレや休憩室がある場合があります。
この場合、よくあるパターンが、従業員がまずトイレや休憩室を利用してから、タイムカードを打刻するというものです。
ところが、トイレや休憩室の利用後にタイムカードのことをすっかり忘れてしまい、そのまま押し忘れということにもなります。
仕事のことで頭がいっぱいだから
従業員が出勤する際、頭の中がその日行うことになる仕事でいっぱいということはよくあります。
その日の業務内容や準備、予定の確認などに意識が集まっているのです。
そのような状態で出社すると、タイムカードを打つのを忘れてしまうことがあります。
出張や直行直帰の時には打刻しにくいから
出張や直行直帰などの業務が多いと、会社に出社してタイムカードを打たなくなることがあります。
このような業務では出社するのが大変なこともあり、タームカードの押し忘れも起きやすいです。
新入社員や異動したスタッフに充分に周知していないから
新入社員や異動してきたスタッフ、あるいはアルバイトにタイムカードを打つ重要性を充分に周知しておかないと、押し忘れが起きやすくなります。
長年勤めている従業員の場合は、タイムカードを打つのも習慣になっているでしょうが、新しく入ってきた人は勝手も分からないものです。
そのため、タイムカードを必ず打つように指導し、打刻機の場所も教えておきましょう。
出勤時間がギリギリになっているから
寝坊などをして、会社に出勤する時間がギリギリになってしまう、良くあることですが、そのようなときに限ってタイムカードを押し忘れることがあります。
職場に遅刻しないように到着しようということにばかり頭が行き、出勤時の手続きを忘れてしまうのでしょう。
タイムカードの押し忘れによる影響
従業員がタイムカードを押し忘れると、どのような影響があるでしょうか。
確認してみましょう。
給与計算が面倒になる
従業員が常にタイムカードを打刻してくれると、正確な労働時間が分かるので、給与計算がしやすくなります。
しかし、タイムカードの押し忘れが起きると、従業員の労働時間の確認が難しくなるので、給与計算が非常にしづらくなります。
タイムカードを押し忘れた従業員がその日の勤怠時間を覚えていれば、まだいいです。
確認の必要はありますが、その記憶を頼りに給与計算ができます。
しかし、従業員が勤怠時間を忘れているというケースもあります。
特にタイムカードの押し忘れが何日にも及ぶときは、勤怠時間の記憶が定かでなくなることもあるでしょう。
そうなると、会社側としても従業員の労働時間が把握しにくくなり、給与計算が非常に面倒になります。
労働時間を正確に把握できなくなる
従業員がタイムカードを押し忘れると、会社側は労働時間を正確に把握できません。
その影響は、給与計算が面倒になることだけではないのです。勤務時間の配分がうまくできなくなってしまいます。
労働基準法により、1人1人の従業員を週に何時間まで働かせることができるのか決まっているのですが、勤務時間が把握できないと、その計算ができません。
残業や休日出勤をさせようにも、法律で定められた上限を超えているのかも分からなくなることがあります。
会社側も従業員に対する対応で苦慮することになるでしょう。
残業代が支給されなくなることがある
従業員がタイムカードを押し忘れると、どのくらい残業をしたのか、会社側も把握できません。
そのために、残業代を支給しないというケースも出てきます。
就業規則に取り決めがあると、減給処分になることがある
従業員がタイムカードの押し忘れをした場合に罰金を科すことは難しいのですが、就業規則にこの点についても取り決めがあると、減給処分となることもあります。
減給額には上限も定められているものの、こうなれば従業員にとっても痛いことでしょう。
人事や労務の負担が大幅に増える
従業員がタイムカードを押し忘れると、正確な労働時間の把握がしにくくなります。
そこで、人事や労務はその確認作業に追われることになります。
本人から勤怠時間を聞き取るだけでなく、入荷証や監視カメラの映像などで事実確認をしなければいけません。
そうなると、人事や労務の業務負担も大幅に増えることになります。
従業員と会社側でトラブルになることもある
従業員がタイムカードを押し忘れる原因が従業員側にあるケースと会社側にあるケースがありますが、いずれにしろ、給与支払いや残業代支給で何らかの支障が生じやすくなります。
その結果、従業員と会社側でトラブルが発生することもあるのです。
従業員が訴訟でも起こそうものなら、会社側もその対応で追われることになるでしょう。
従業員がタイムカードを押し忘れた！会社側はどうはどう対応すべきか？
従業員がタイムカードを押し忘れた場合、会社側はどう対応すればいいでしょうか。
いくつか具体的な対応方法を見てみましょう。
欠勤扱いはNG
従業員がタイムカードを押し忘れるのは従業員がいけないのだということで、その日を欠勤扱いにしたくなるかもしれません。
タイムカードを打っていないのだから、労働したことにはならないだろうということですが、これはNG、違法行為になります。
その理由はこうです。タイムカードは単に労働時間を把握するための機器に過ぎず、労働そのものが行われたかどうかを測るものではありません。
タイムカードを押し忘れた従業員も労働はしているので、その対価は支払わなければいけないのです。
これは労働基準法に定められた規則なのです。
労働した従業員に給与を支払わないということは許されません。
タイムカードを打つか打たないかは関係がないことですから、欠勤扱いにはできないということですね。
労働時間の把握は会社側の義務
労働安全衛生法第66条によると、事業者が労働者の労働時間を把握することになっています。
つまり、従業員の労働時間の把握は会社側の義務なのです。
従業員がタイムカードを押し忘れていても、この義務がなくなるわけではありません。
何らかの手段を使いながら、従業員の正確な労働時間を確認しなければいけません。
押し忘れが生じた時点で素早く対応を
従業員がタイムカードを押し忘れた場合は、判明次第素早く対応するようにしましょう。
素早い対応ができれば、従業員も勤怠時間を記憶している可能性が高いです。
対応を後回しにして、月末などに集中させると、人事や労務担当者の作業負担が増えて、タイヘンです。
ペナルティを科すのも1つの手
従業員がタイムカードを押し忘れることで、会社側にも迷惑が掛かります。
そこで、タイムカードの押し忘れに対して、ペナルティを科すのも1つの手になります
カンタンなペナルティとしては、始末書を書かせることもできるでしょう。
もう少し重いペナルティなら、減給処分もあります。
ただし、減給処分については、労働基準法第91条のいう次のような取り決めを守らないといけません。
- 1回の減給額が1日分の平均賃金の半分を超えてはいけない
- 減給総額が月給の10分の1を超えてはいけない
タイムカードの押し忘れに対するペナルティについては、就業規則の中に盛り込んでおき、従業員に周知させるようにしましょう。
出社時間・退社時間を手書きで記入させる
従業員がタイムカードを押し忘れた場合、後で出社時間・退社時間を手書きで記入させることもできます。
ただし、勝手に記入させるのではなく、上長の許可を得た上でという条件を付ける必要があります。
そして、あくまでも本人に記入させてください。
上長の許可を得ない、あるいは他人が記入するということになると、勤怠時間を改竄されてしまうこともあります。
そのような事態は避けなければいけませんから、最低限のルールは守らせましょう。
後で手書きの勤怠時間を記入させる場合は、確認作業が大事になってきます。
次のような方法で確認してみましょう。
・パソコンのログや入退室履歴を確認する
・監視カメラの映像を確認するなど
手書きの場合、従業員の方で自由に勤怠時間が書けるので、中には偽りの時間を記入する人が出てくるかもしれません。
そのようなことがあってはいけませんから、上記のような方法で正確な従業員の勤怠時間を確認しましょう。
勤怠管理システムを導入してみてはどうか？
従来行われてきた従業員の勤怠管理方法がタイムカードの打刻でした。
しかし、最近は勤怠管理システムを導入する会社も増えていますから、貴社でも同システムを導入してみてはいかがでしょうか。
勤怠管理システムにはタイムカードにはない次のようなメリットがあるからです。
- 打刻機を設置する必要無し
- パソコン、スマートフォン、タブレット、ICカードなどマルチデバイス対応
- 不正打刻防止機能有り
- 打刻漏れ防止機能有り
- 自動打刻されるものがある
- 従業員自身が現状の労働時間や有給休暇の消化状況の確認や休暇の申請などができる
- データの自動集計ができる
- カンタンにデータの長期保管ができる
従業員によるタイムカードの押し忘れを防ぐ点でも、勤怠管理システムの方が優れています。
アラート機能があるものなら打刻し忘れもなくなるでしょうし、スマホのGPS機能で自動打刻されれば、仮に打刻を忘れても全く問題がありません。
そのため、タイムカード運用に限界を感じたときは、勤怠管理システムの導入も検討してみましょう。
押し忘れを防ぎやすいカンタン操作の打刻機
従業員がタイムカードを押し忘れる理由の1つが打刻機の操作がしにくいことです。
そこでカンタンに操作でき、従業員がタイムカードを打ちやすい打刻機をいくつか紹介しましょう。
タイムレコーダー｜マックス株式会社
マックス株式会社の<タイムレコーダー>は8種類ありますが、今回紹介するのは<ER-110SUW/USB>です。
特徴を挙げてみましょう。
- カード打刻時にはタイムカードを差し込むだけ。ボタン操作は一切なし
- 時刻のズレを自動修正
- 見やすい明るく大きな表示
- 出勤の打刻後に、うっかり出勤ボタンを押しても重ね打ちしない
- 日をまたぐ場合も前日打刻ができるよう、徹夜ボタンを装備
- TW（テレワーク）・出張・公休・特別の打刻を行うことで、打刻されていない日の勤務記録を残すことが可能
- USBメモリにより、打刻データをCSV形式でパソコンに取り込みが可能など
マックス株式会社の<タイムレコーダー>は会社側にとっても便利な機能がいろいろありますが、従業員の方でも使いやすいです。
打刻もカンタンですから、打ち忘れも防ぎやすくなっています。
タイムレコーダー タイムカードタイプ TimeP@CK Ⅲ150WL｜アマノ
Version 1.0.0
アマノの<タイムレコーダー タイムカードタイプ TimeP@CK Ⅲ150WL>は機能性、使いやすさともに優れた打刻機です。
特徴を挙げてみましょう。
- 出勤・外出・戻り・退勤などの記録を全6回できる
- 休憩や外出もデータに残せる
- 勤務シフトの記録ができる
- 残業や休日出勤、徹夜などの例外出勤も記録できる
- 出勤や退勤などの操作音を音声で知らせる音声ガイド機能付き
- 出退勤時にメロディーを流せるなど
音声機能は従業員にもありがたい機能です。タイムカードを忘れずに打てるようになります。
CLOUZA｜アマノ
アマノの<CLOUZA>はタイムカード感覚で使えるWebタイムレコーダーです。
自分の名前を選んで出退勤ボタンを押すだけでカンタンに打刻できます。
パスワード設定による打刻も可能です。普段使用しているパソコンやスマートフォン、タブレット、ICカードを利用して打刻ができます。
これで、次のようなシーンからでも従業員は打刻ができます。
- オフィスで
- 在宅で
- 建設現場で
- 店舗で
- 外出先で
スマホとタブレットは位置情報に対応しているので、どんな場所にいてもダイジョウブです。
スマホ版はボタンも大きく、シンプルな画面などで、誰でも迷うことなく操作できます。
iPhoneユーザーなら、ICカード打刻やQRコード打刻にも対応。打刻だけでなく、自身の勤務状況の確認もできます。
タイムレコーダー VT-2000｜VOICE
Voiceの<タイムレコーダー VT-2000>は出勤・退勤時に打刻するだけのカンタン操作。
これで労働時間や残業時間が自動集計ができます。
会社側にとっても従業員側にとってもとてもカンタンに使えるでしょう。
面倒な月末の時給集計や残業時間集計の時間コストをカットし、業務の効率化に繋げることもできます。
シンプルな打刻機であるにもかかわらず、高機能なのも特徴です。
集計機能のほか、5・10・15・20・30・60分単位など６パターンでの切り上げ・切り捨てや、締日を自由に設定できる機能なども搭載されています。
打刻機というと堅苦しいイメージがあるかもしれませんが、VOICEの<タイムレコーダー VT-2000>はどのような会社や店舗にもなじむデザインになっています。
オシャレでシンプルですから、従業員も好んで使ってくれるでしょう。
ヘッドミント 店舗一覧
| ヘッドミント 大須本店 | 愛知県名古屋市中区大須3-26-41 堀田ビル |
| ヘッドミントVIP 栄東新町店 | 愛知県名古屋市中区東桜2-23-22 ホテルマイステイズB１ |
| ヘッドミントVIP 金山店 | 愛知県名古屋市中区金山1-16-11 グランド金山ビル2F |
| ヘッドミント 名駅店 | 愛知県名古屋市中村区椿町13-16 サン・オフィス名駅新幹線口206 |
| ヘッドミント 東山店 | 愛知県名古屋市千種区東山通5-113 オークラビル6F |
| ヘッドミント 名古屋中川店 | 愛知県名古屋市中川区春田3-184 |
| ヘッドミントVIP 岐阜店 | 岐阜県岐阜市神田町8-4 アートビル4F |
| ヘッドミント 静岡店 | 静岡県静岡市葵区御幸町４−２ ポワソンビル 7階 |
| ヘッドミント 札幌大通店 | 北海道札幌市中央区南2条西6丁目 TAIYO2・6ビル 4F |
| ヘッドミント イオン松任店 | 石川県白山市平松町102-1 松任イオン1F |
| ヘッドミント 新潟店 | 新潟県新潟市中央区花園1-5-3 ネットワークビル花園205 |
| ヘッドミントVIP 銀座店 | 東京都中央区銀座5-10-6 第一銀座ビル501 |
| ヘッドミント 池袋店 | 東京都豊島区東池袋1丁目42−14 28山京ビル202 |
| ヘッドミント 荻窪店 | 東京都杉並区 |
| ヘッドミントVIP 目黒店 | 東京都品川区上大崎2-13-35 ニューフジビル601 |
| ヘッドミント 千駄木店 | 東京都文京区千駄木2-13-1 ルネ千駄木プラザ227号室 |
| ヘッドミント 大宮西口店 | 埼玉県さいたま市大宮区桜木町2-2-7 AOYAMA808ビル4F |
| ヘッドミント 浦和店 | 埼玉県さいたま市浦和区東仲町8-2 大堀ビル202 |
| ヘッドミント 春日部店 | 埼玉県春日部市中央1-1-5 小島ビル4C |
| ヘッドミント 草加店 | 埼玉県草加市高砂2-11-20 真壁ビル4F |
| ヘッドミント 南越谷店 | 埼玉県越谷市南越谷4丁目9-1並木ビル２F |
| ヘッドミントVIP 蕨店 | 埼玉県蕨市塚越2-1-17TPビル201号室 |
| ヘッドミント 稲毛店 | 千葉県千葉市稲毛区小仲台2-6-7 スエタケビル3階 |
| ヘッドミントVIP 千葉店 | 千葉県千葉市中央区新町1-13 木村ビル |
| ヘッドミントVIP 藤沢店 | 神奈川県藤沢市南藤沢21-9とのおかビル5F |
| ヘッドミント 水戸店 | 茨城県水戸市吉沢町216-6 南コーポＡ棟101 |
| ヘッドミント 京都祇園店 | 京都府京都市東山区祇園町北側270-4 Gion Hanaビル 6F |
| ヘッドミント 和歌山駅前店 | 和歌山県和歌山市美園町5-7-8 パーク美園町ビル2F |
| ヘッドミントVIP京橋店 | 大阪府大阪市都島区片町2丁目11－18京橋駅前ビル２F |
| ヘッドミントVIP 東大阪店 | 大阪府東大阪市長田東2-2‐1 木村第一ビル4F |
| ヘッドミント 西宮北口店 | 兵庫県西宮市南昭和町4-10 第一寿荘203号室 |
| ヘッドミント 彦根店 | 滋賀県滋賀県彦根市長曽根南町438-1 テラスビル2階 |
| ヘッドミント 広島店 | 広島県広島市中区幟町12−14 幟町WINビル602 |
| ヘッドミント 小倉店 | 福岡県北九州市小倉北区魚町1-3-1 B1F |
| ヘッドミント 鹿児島アミュWE店 | 鹿児島県鹿児島市中央町1-1アミュWE通路側 |
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