予約の日程調整のメールのポイントは?実際に使える文例もご紹介!

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タダ子

予約の日程調整のメールのポイントを教えて!


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タダリザーブ

任せて!予約システム/ポイントシステムの「タダリザーブ」が解説するよ!

ビジネスの場面では、打ち合わせや会議などを事前に時間を予約しておきますが、予定が変更するなどの理由で日程調整が必要な場面があります。

社内であれば直接話すことで調整できますが、社外との日程調整の場合は、メールなどでやりとりする必要があります。

ただ、メールの場合は相手の顔が見えないため、相手への配慮が必要です。

ここでは、メールで予約の日程調整を行う際のマナーや文例について紹介します。

日程調整のメールで候補日を伝える際のポイント

ここでは、メールで候補日を伝える際のポイントを紹介します。

 

日にちや曜日、時間を記載する

日程調整のメールでは、相手が勘違いしないように、日にちだけでなく、月や曜日も記載するようにしましょう。

また、時間と場所の記載も忘れずに行いましょう。

打ち合わせや会議をする場合は、最終的には時間や場所を設定する必要があります。

詳細を記載することで、相手が誤解することを防げるだけでなく、何度もメールをやりとりする必要がなくなります。

 

候補日を複数あげる

日程を相手に提示する場合は、複数の候補日をあげるようにしましょう。この際、3〜5つ程度の候補日を設定しましょう。

これは、提示した候補日では日程が確定しなかった際に、何度もメールをやりとりするのを防ぐためです。

また、候補日は基本的には発注者が提示します。ただし、先方からもらった日程では折り合いが悪い時などは、改めて自分から候補日を提案するようにしましょう。

 

場合によっては電話で確認をする

打ち合わせなどの日程調整が長引くと、その他の仕事に影響してしまうかもしれません。

もし、日程を打診した後に返事が返ってこない場合は、先方がメールを見落としている場合もあるため、確認の電話をしましょう。

 

日程調整メールで候補日を伝える際の流れについて

次に、日程調整をするメールの流れを紹介します。

1.発注者が候補日や場所を提案する
2.受注者が候補日や場所の希望を返信する
3.発注者が日程の決定と確認を行う

このように、日程がスムーズに確定した場合は、メールは1往復で日程が確定します。

メールの内容に、時間や場所に関する詳細を設定しておき、日程を幅広く提案することで、やりとりの回数を減らすことができます。

また、相手の会社にお伺いする時は、同行する方の名前や役職、人数などを記載しておきましょう。相手が打ち合わせ会場などを予約してくれる場合も同様です。

 

日程調節のメールでのビジネスマナー

日程調整のメールでは、簡潔なやりとりを行いますが、ビジネスマナーが必要ないわけではありません。

顔が見えないメールでのやりとりになるため、相手への配慮を心がけましょう。

ここでは、候補日をメールで伝える際に注意したいマナーや表現について紹介します。

 

「〜できません」は使用しない

先方が提案した日程で対応できない場合でも、「その日は対応できません」といった直接的な表現は避けましょう。

ビジネスメールでは相手からの提案などに対応できない場合は、「〜致しかねます」という言葉を使います。

「致しかねる」とは、「〜したいのですが、あいにくできません」といった意味があり、ビジネスシーンではよく使う表現です。

 

クッション言葉を使う

メールでは、相手が不快にならないように、クッション言葉を使いましょう。

クッション言葉とは、相手の提案を断る時だけでなく、依頼をする際や尋ねごとをする場合に使う言葉です。

クッション言葉としては、

・恐れ入りますが
・お手数おかけしますが
・差し支えなければ
・ご迷惑でなければ
・ご都合がよろしければ
・申し訳ございませんが
・誠に勝手ながら

などがあります。

 

日程調整メールで候補日を伝える場合の例文

ここでは、実際に取引先などにメールで日程調整する際の例文を紹介します。

例文では、以下のケースを想定したものとなっています。

・打ち合わせの候補日を出す場合
・候補日を相手にいただく場合
・いただいた候補日に返信する場合
・調整済みの日程を変更したい場合
・面接の日程調整メールの場合

 

打ち合わせの候補日を出す場合

まずは、自分から候補日を出す場合の例文です。

ーーー
件名

〇〇の打ち合わせの日程について

本文

株式会社〇〇 XX様

平素よりお世話になっております。
株式会社XXのXXです。

先日はお越しいただきありがとうございました。
お話しさせていただきました「〇〇」についての打ち合わせに関しての候補日をお伝えさせていただきます。

【候補日】
・XX月XX日 XX:00 〜 XX:00
・XX月XX日 XX:00 〜 XX:00
・XX月XX日 XX:00 〜 XX:00

以上になります。

お手数をおかけしますが、何卒ご調整をよろしくお願いいたします。

(署名)
ーーー

 

候補日を相手にいただく場合

次に、相手から候補日をもらう場合の例文です。

ーーー
件名

Re:〇〇の打ち合わせの日程について

本文

株式会社〇〇 XX様

平素よりお世話になっております。
株式会社XXのXXです。

先日は、お忙しいところお時間をいただきありがとうございます。
(相手の会社名)様に快くお引き受けいただいた事を、弊社の社員一同喜んでおります。

先日もお話しさせていただきました、〇〇に関する打ち合わせの日程ですが、ご都合はいかがでしょうか。

今月中に一度お時間をいただき、詳細をお話しさせていただければと思います。
つきましては、以下の内容に関してご回答をお願いいたします。

・候補日(時間を含む)
・会場

お手数ではありますが、調整の程よろしくお願いいたします。

(署名)
ーーー

 

いただいた候補日に返信する場合

次は、候補日をもらった後に返信する場合の例文です。

ここでは、もらった候補日では都合が合わないため、再度日程調整を行う際の例文です。

ーーー
件名

〇〇の打ち合わせの日程について

本文

株式会社〇〇 XX様

平素よりお世話になっております。
株式会社XXのXXです。

日程調整をしていただきありがとうございます。
誠に申し訳ありませんが、既に別件でのスケジュールがあり、ご提案いただいた日時での対応ができない状況です。

お手数ですが、別の日をご提示いただけますと幸いです。

また、以下日程が直近で調整可能ですのでご参考ください。
・XX月XX日 XX:00 〜 XX:00
・XX月XX日 XX:00 〜 XX:00
・XX月XX日 XX:00 〜 XX:00

以上になります。なお、上記の時間でしたら、場所の希望は特にございません。

日程を出していただいておりながら、再度催促してしまうようで、大変申し訳ありません。
何卒、ご検討くださいますようお願い申し上げます。

(署名)
ーーー

 

調整済みの日程を変更したい場合

ビジネスでは、日程調整が完了した後であっても都合が悪くなる場合があります。

また、体調不良で休暇をとる場合なども日程の変更が必要です。

ここでは、そのようなシーンの例文を紹介します。

ーーー
件名

【日程変更のお願い】〇〇の打ち合わせについて

本文

株式会社〇〇 XX様

平素よりお世話になっております。
株式会社XXのXXです。

〇〇の打ち合わせについて日程変更をお願いしたくご連絡差し上げました。
お忙しい中、日程を調整いただきましたのに、誠に申し訳ございません。

大変恐縮ではございますが、以下の日程で再調整をお願いできませんでしょうか。

【候補日】
・XX月XX日 XX:00 〜 XX:00
・XX月XX日 XX:00 〜 XX:00
・XX月XX日 XX:00 〜 XX:00

以上になります。

上記日程でご都合があわなければ別途調整させていただきますのでご希望の日時をご教示いただけますと幸いです。

この度はご迷惑をおかけしまして申し訳ございません。
お手数をおかけしますが、何卒ご調整のほどよろしくお願いいたします。

(署名)
ーーー

 

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堀田 直義

堀田 直義

株式会社じむやの代表取締役。ドライヘッドスパ専門店ヘッドミント25店舗展開。X(旧Twitter)で「堀田直義」で検索!

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