予約の前日確認電話はした方が良いの？
任せて！予約システム/ポイントシステムの「タダリザーブ」が解説するよ！
インターネットの普及を受けて、今やネット予約が主流になりつつあります。
しかし、そんな中でも依然として利用されているのが電話予約。電話でスタッフの声を聞いて確認したいという人も多いです。
そこで今回は、予約の前日確認電話について考えてみます。
お客さまがする前日確認電話とお店がする前日確認電話の両方を取り上げながら、その意味を解説しましょう。
電話予約が今も行われている理由
ネット予約が主流の現代でも、電話予約がなくなることはありません。
なぜ今でも電話予約が行われているのか、その理由を考えてみましょう。
世代によっては電話予約の方を好む
ネット予約が主流といっても、パソコンやスマートフォンなどのインターネットを使い慣れているのは若い世代が多いです。
高齢者の世代では、インターネットに縁がなく、パソコンやスマホが苦手という人もいます。
そのような世代からすると、電話予約がないと困ってしまうでしょう。
スタッフに直接確認したい
ネット予約をすればひとまず大丈夫なのですが、人によっては本当に大丈夫かなと不安になることもあるようです。
そのようなときは、電話でスタッフに直接予約状況を聞いて確かめると、安心なのでしょう。これで当日はサービスを確実に受けられるとほっとするのです。
後で問い合わせる必要がない
ネット予約は便利な手段なのですが、不明点があったりすると、確認のために電話で問合せをしなければいけなくなることがあります。
せっかく便利な予約方を利用しても、これでは二度手間になり、不便です。
電話予約なら、不明点があればその場で質問ができます。ネット予約のように二度手間にはならず、電話したときに全ての不明点は解消されるので、楽ですね。
キャンセルに対する感覚が違う
お店が電話予約を採用している理由の1つが、お客さまのキャンセル防止です。
ネット予約の場合、カンタンにキャンセルができてしまいます。お客さまの都合が悪ければ、ネット上で軽く操作をするだけでOK。そのため、気軽に予約変更やキャンセルをする人も出てきます。
一方、電話予約をした人は、予約変更やキャンセルの申し込みをするときになにがしかの罪悪感を感じるものです。
お店に対して申し訳ないなと思うのです。
それだけに、気軽に予約変更やキャンセルを申し込まないでしょう。結果として、お店側にとって予約キャンセルが減ることになります。
予約の前日電話確認について【お客さまから】
予約の前日確認電話をお客さまがすることに、どのような意味があるかを考えてみましょう。
安心できる
「確か明日は予約日だったはずだが…」と思っていても、記憶が曖昧なこともあるでしょう。
記録した用紙などをなくしているかもしれません。
その際は、前日電話で予約確認ができれば、安心。「それでは、明日お店を訪問します」と受け答えることができるでしょう。予約間違いがないとわかれば、もう心配することもありません。
お店や施設の準備状況を確認できる
明日予約とはいえ、お店や施設の準備は滞りなく進んでいるだろうかと不安になることもあるでしょう、大人数での予約の場合によくあることです。
そんなときは、予約の前日確認電話を入れると、準備状況が分かります。
お店の方で「お待ちしています」と答えてくだされば、準備万端整っているということですから、問題なく利用できますね。
電話をかける時間に注意
お店や施設に予約の前日確認電話を入れる際は、電話をかける時間に注意しましょう。
お店や施設によって忙しい時間が異なります。相手が忙しいときに電話をして、予約確認させるとなると、余計な手間をかけさせしまいます。いくら予約確認はお客さまの権利だといっても、少しは相手に配慮したいところ。
飲食店の場合は、ランチタイムや夕食時などはできれば予約の電話確認をしない方が無難です。
お店や施設にとっても助かる
お客さまが予約の前日確認電話を入れてくれるのは、お店や施設にとっても助かることです、
忙しい時間帯でなければという条件はつきますが、予約確認が入るということは、確実に当日来店してくれることを意味します。ドタキャンや無断キャンセルの可能性が限りなく0になったということです。
これで当日は何も心配することなく、お客さま相手のサービス準備ができるでしょう。
対応が悪ければ、お客さまを失望させてしまう
お客さまがお店や施設に予約の前日確認電話を入れた際に、対応したスタッフに問題があれば、お客さまを失望させてしまいます。
「せっかく予約確認をしようとしたのに、けしからぬ態度だ」などと言われたくないですよね。
予約前日で準備も忙しいかもしれませんが、社員教育をしっかり行い、スタッフには親切な対応をさせるようにしましょう。
予約の前日確認電話について【お店側から】
お店側からお客さまに予約の前日確認電話をすることもあります。その意味も考えてみましょう。
お店や施設に対する評価が高まる
お店や施設側からお客さまに予約の前日確認電話を入れると、お客さまはびっくりしてしまうかもしれませんが、「わざわざありがとうございます」と答えてくれるものです。つまり、お客さまとしてもお店や施設の配慮がありがたいのです。
そんなに気を使ってくれるお店や施設なら、評価も上がるでしょうし、また利用してみようという気にもなるでしょう。
予約確認の専門のコールセンターを設けているところもある
やや規模の大きいお店や施設だと、予約確認の専門のコールセンターを設けているところもあります。
そのコールセンターのスタッフが予約の前日確認電話をかけます。
専門のスタッフというだけに、マナーも言葉遣いもしっかりしているので、お客さまに失礼になることはありません。
廃止したところもある
お店や施設がお客さまに予約の前日確認電話をすることは、時間も手間もかかることです。
忙しいところでは、他の業務の支障になることもあるでしょう。
そのため、前日電話確認を廃止したところもあります。「代わりに予約確認をしたいお客さまの方でご連絡ください」ということなのでしょうが、やむを得ないことですね。
間違いの訂正をする場でもある
お店や施設がお客さまに予約の前日確認電話をするのは、万一予約間違えがあったときに訂正するためでもあります。
電話予約の場合は、言い間違え、聞き間違えなどが起きることがあるでしょう。
ネット予約では、入力ミスやシステムの誤作動というケースも考えられます。
そのような間違えを放置したままでは、当日混乱の元です。当日のサービスをスムーズに提供するためには、予約の前日電話確認で念には念を入れておきます。
キャンセル防止対策になる
お店や施設にとってキャンセルは防ぎたいところです。キャンセルがあると、せっかく準備したものが無駄になってしまうこともあるし、空いた時間をほかに使えなくて損する場合もあります。
とは言え、お客さまの都合でキャンセルとなったら、受け入れざるを得ません。
ただ、1番困るのは当日キャンセルやドタキャン。前もってキャンセルの連絡があれば、対処のしようもあります。
そこでお店や施設では、お客さまに予約の前日確認電話を入れて、お客さまの意向を確かめます。
お客さまとしてわざわざお店や施設が確認電話をしてくれたのなら、当日は是が非でも訪問しなくてはいけないだろうと思うことでしょう。その結果、キャンセルしようという人も減ります。
キャンセル防止策として、お店から入れる予約の前日確認電話は有効です。
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