予約システムのリマインドメール機能とは?メリットとデメリットや送信ポイントを紹介

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タダ子

予約システムのリマインドメール機能って何?


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タダリザーブ

任せて!予約システム/ポイントシステムの「タダリザーブ」が解説するよ!

予約システムにはリマインドメール(リマインダー)機能がついていることがよくあります。

お客さまの記憶を思い出させる機能といったところですが、今回はそのメリットとデメリット、そして送信ポイントを紹介しましょう。

予約システムのリマインドメール機能とは?

予約システムのリマインドメール(リマインダー)機能とは、お客さまに予約内容を確認していただくためのメール配信機能です。

予約内容や予約日時の誤りを防いだり、予約日時を忘れないようにしてもらったりなどの役割があります。

もう一つの役割は、お客さまに心からのおもてなしができること。お店側は「お客さまからの予約を大切にしていますよ」とのメッセージを伝えることができ、お客さまに満足していただくことができます。

 

予約システムのリマインドメール機能のメリット

予約システムのリマインドメール機能のメリットを紹介しましょう。

すでに説明した内容も踏まえながら、様々なメリットを見てみます。

 

予約内容の確認ができる

お客さまが予約をする際に、間違った情報を入力したり、勘違いをしたりしてしまうことがあります。

そのようなとき、そのままでは後で困ることになるでしょう。わかり次第訂正する必要がありますが、それを可能にするのがリマインドメールでしょう。

予約内容がリマインドメールで送信されてくれるので、それを見れば現在の予約状況を確認できます。

うっかりミスで予約間違いがあれば、そこで訂正可能。予約内容の確認ができることで、お客さまも安心です。

 

お客さまのとの関係性を深められる

リマインドメールが送られてくると、お客さまも確認ができて助かるのですが、それだけではなくお店に対する信頼感も高まります。

「このお店は私の予約を大事に扱ってくれているな」ということで、お店に対する評価も上がるでしょう。

その結果、お店とお客さまとの関係が強化され、利用頻度も増えることになります。

 

事前の問い合わせが減る

お客さまが予約した内容を忘れてしまうことがあります。あるいは記録をなくすとか。

そのようなときは、事前に予約内容の確認の問い合わせをすることになるでしょうが、この対応だけでも結構な負担になることがあります。

お店でも予約台帳を開いたり、予約システムやアプリにアクセスしたりしなければいけなくなるからです。

その点、リマインドメールが配信されていると、お客さまはそのメールを見るだけで予約内容の確認が可能。いちいちお店に問い合わせをする必要がなくなります。

これはお客さまにとっても便利なことですが、お店にとっても余計な手間が削減されて、負担が減ります。

 

キャンセル防止に役立つ

予約システムのリマインドメールはキャンセル防止にも役立ちます。

お客さまがうっかり予約を忘れているときは思い起こさせることができて、キャンセルすることも減るでしょう。

又、リマインドメールが送られてきたのなら、しっかり約束を守ろうという気にもなります。約束をすっぽかしては悪いなという気持ちをお客さまに起こさせられるのもメリットです。

 

予約システムのリマインドメール機能のデメリット

予約システムのリマインドメール機能には様々なメリットがあるものの、デメリットもあります。

どのようなデメリットかまず確認し、メリットとデメリットの両方を考えてから、利用するようにしましょう。

 

お客さまが迷惑に感じる場合がある

予約内容をしっかり覚えているお客様からすると、リマインドメールの送信がしつこく感じられ、迷惑に思うこともあるかもしれません。余計なお世話だと思われないといいのですが…

そのため、あまり何度もリマインドメールを送信するように設定するのは避けましょう。

予約直後・予約変更時・予約直前など、必要最小限の送信タイミングにとどめてください。

 

逆効果の場合がある

リマインドメールを送られてきたお客さまが予約を思い出して、キャンセルしようと思うこともあります。

逆効果ということですが、かといって、メールを送信しないと、そのまま忘れられてすっぽかされるなんてこともあり得ます。

逆効果であっても、基本的にリマインドメールは送るようにした方がいいでしょう。

 

見逃されてしまうことがある

パソコンやスマホを使っている人は、日々たくさんのメールを受け取っていることでしょう。

その中に一つだけ、お店からのリマインドメールが来ていても、見逃してしまうことがあります。

それでは、せっかく送信したリマインドメールの意味がなくなります。

最悪の場合、お客さまが予約のことを忘れて、無断キャンセルになることもあり得ますね。

 

予約システムでリマインドメールを送信する際のポイント

お客さまに予約システムのリマインドメールを送信するときには押さえるべきポイントがあります。

どのようなポイントか、以下で解説しましょう。

 

お客さまのお名前は冒頭に記載

リマインドメールの冒頭にはお客さまの名前を記載します。その際は、ひらがなやカタカナではなく、漢字で記載しましょう。

外国の方の場合は別ですが、漢字表記が基本です。もちろん、書き方を間違ってはいけません。

 

予約日時を記載

当たり前のことですが、予約のリマインドメールには予約日時を記載します。

その際に、12時制の時刻表記にするか24時制の時刻表記にするかという問題があります。

どちらでも構わないのですが、24時制の表記の方が間違いが起こりにくいです。12時制の表記にする場合は、必ず午前か午後も記載してください。

 

場所を記載

お客さまが予約したお店の場所を記載しておきましょう。場所などわかっているはずだというわけにはいきません。

所在地はもちろん、最寄り駅からや車でのアクセス方法や所要時間も加えておきたいところ。お客さまが来店しやすいように便宜を図ってください。

ついでに地図、例えばGoogleマップなども掲載しておくと、なおいいです。

 

予約内容を記載

お客さまがどのような予約をしたのかリマインドメールに記載しましょう。

予約メニュー、予約プラン、担当スタッフ、予約人数などは抜かせません。予約番号があれば、それも記載。当日予約を受け付けるときに、予約番号が役に立ちます。

リマインドメールが送信されると、お客さまは予約内容の間違いがあったときに気づくことができます。

 

予約金額と決済方法を記載

リマインドメールには予約金額と決済方法も記載しておきたいところ。

お客さまが事前準備をする際に役に立つ情報になります。

予約キャンセル方法

お客さまの都合により予約をキャンセルしたくなるときもあるでしょうから、その方法も記載しておきましょう。

お店側でキャンセルルールやキャンセル料金を設定しているときは、その確認用のリンクも記載するといいです。

お店側としては予約キャンセルはしてほしくないところですが、キャンセルについて説明がないのでは、不親切すぎます。信頼もなくなりますから、しっかり記載しておいてください。

 

その他

その他、リマインドメールに記載すべき項目としては、次のようなものがあります。

  • 注意事項
  • 担当者名
  • 連絡先

予約についてのルールや注意点を忘れずに記載しておきましょう。

担当者と連絡先がわかれば、お客さまも何かあったときにすぐに連絡が取れて安心です。

 

本文は簡潔に

予約システムのリマインドメールに盛り込むべき内容を見てみましたが、全て含めると文章の量が多くなりすぎることがあります。

それでは、お客さまにとって煩わしいメールになってしまうでしょう。

そこで1つ1つの項目は簡潔に記載するようにしてください。箇条書きなども利用してみましょう。うまく整理された内容なら、お客さまも予約確認がしやすくなく、納得してくれるでしょう。

 

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堀田 直義

堀田 直義

株式会社じむやの代表取締役。ドライヘッドスパ専門店ヘッドミント25店舗展開。X(旧Twitter)で「堀田直義」で検索!

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