貸し会議室向けのおすすめの予約システムを教えて！
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予約制度を採用している場合は、予約の受け付けなどの管理業務が発生します。
予約業務は手間がかかることから、予約システムを導入するケースが増えています。
予約システムには、さまざまな業種に対応していますが、会議室の予約ができるものもあります。
ここでは、会議室向けの予約システムの特徴やメリット、選び方のポイント、おすすめの予約システムを紹介します。
会議室向けの予約システムとは？
予約システムの中には、会議室の予約に関する業務を自動化できるシステムが存在します。
これは、オフィスの会議室やレンタルスペース、貸し会議室などの予約を受け付けることで、業務の効率を向上させます。
会議室の予約管理は企業ごとに異なる方法で行われており、一部ではまだ紙ベースの古い方式が採用されていることもあります。
会議室を予約する際には、利用可能な会議室がすぐに分からない、会議室が予約されていても実際に使用されているかどうかが不明である、会議室の使用時間が延長されてもそれが分からない、などの問題が生じることがあります。
しかし、予約システムを利用することで、これらの問題は解決可能です。
会議室の空室確認や入退室の管理もできるため、会議室が実際に使用されているかどうかを把握することができます。
また、予約手続きは迅速に完了するため、急に会議室が必要になった場合でも、スムーズに予約を行うことができます。
会議室向けの予約システムを導入するメリット
ここでは、会議室向けの予約システムを導入するメリットについて解説します。
会議室の予約業務の効率化ができる
会議室の予約に関する業務を効率化できる予約システムを利用すれば、予約の受け付け、管理、入退室の管理などが自動化され、人手を必要としない予約管理が可能になります。
さらに、会議室の空室状況の確認や予約手続きの実施、使用時間の延長なども迅速に行うことができます。
また、タブレット等を会議室に設置することで、会議室から直接予約手続きを行うことも可能になります。これにより、会議室の利用者はより便利に予約を行うことができます。
会議室の稼働率が上がる
会議室の予約管理が適切に行われていないと、会議室の使用状況の把握が難しくなります。
たとえば、会議室を予約した後に予定が変更され、キャンセルが必要になった場合、そのキャンセルがすぐに反映されなければ、実際には使用可能な会議室が利用されずに空き状態となってしまうことがあります。
これにより、会議室の稼働率が低下する可能性があります。
また、会議が早く終わった場合でも、その情報がすぐに反映されれば、他の人がその時間に会議室を利用することが可能になります。
予約システムには、予約がされているのに利用していない場合に自動的にキャンセルする機能もあり、これにより会議室の使用効率を向上させることができます。
会議の運営を効率化できる
いくつかの会議室予約システムでは、会議の終了時間が迫るとカウントダウン表示や警告を出す機能、または退室を知らせる機能などが利用可能です。
議論の内容により、会議は予定時間を超えてしまうことがあります。
予約システムを用いて時間を管理することで、会議の進行を効率的に行うことが可能になります。
会議室の空室状況が把握できる
会議室の予約システムを使用すると、会議室の使用状況を詳細に把握することが可能になります。
過去の利用記録はデータとして保存され、会議室の使用状況の分析に役立ちます。
この分析により、予約が多い時間帯を特定し、会議のスケジュールを調整したり、使用率が低い会議室を他の目的に活用したりすることができます。
会議室向けの予約システムを導入するデメリット
予約システムの導入には、いくつかのデメリットも存在します。
ここでは、このデメリットについて解説します。
コストがかかる
予約システムを導入する場合は、初期費用や月額料金などのコストがかかります。
予約システムには、さまざまな機能が搭載されていますが、機能が豊富にあるシステムはコストが多くかかる傾向があります。
そのため、必要な機能を把握しておき、その機能が搭載されているものを選びましょう。
また、使用する規模についても、コストに影響するため、想定される使用状況とコストから選ぶ必要があります。
スケジュール管理システムと連携する必要がある
すでに導入しているスケジュール管理システムなどがある場合は、そのシステムと連携できる必要があります。
既存のシステムと連携することができれば、会議室の予約などの操作が効率よくできるでしょう。
ただし、連携できない場合は、管理の手間が追加で発生するため、業務負担が増えるかもしれません。
会議室向けの予約システムの種類
会議室向けの予約システムは、その用途な機能によって、いくつかの種類に分けることができます。
ここでは、この予約システムの種類について解説します。
タブレットが設置できるタイプ
タブレットが設置できるタイプは、会議室の入口などにタブレットを設置し、そのタブレットを通じて予約手続きや入退室の管理が可能です。
もちろん、パソコンからも予約手続きや管理が可能ですが、会議室のタブレットから直接操作できることで、より便利に利用できます。
さらに、すでに保有しているタブレットをこのシステムに適用することも可能です。
在籍管理もできるタイプ
最近では、オフィスがフリーアドレスになっているケースが増えています。
そのような場合は、座席を確認しても不在かどうかわかりにくいため、在籍確認にも手間がかかります。
予約システムの中には、会議室の空室確認と同様に、在籍確認が可能なものがあります。
どの座席にどの社員がいるかなどがすぐに把握できるため、特定の社員を探す場合にも便利です。
社外の人も会議室が予約できるタイプ
会議室の予約は、オフィスの会議室のように社内の人だけが予約するものがありますが、社外の人が予約するものもあります。
社外の人が利用する場合は、予約システムに社外からアクセスする必要があります。
そのため、予約システムに十分なセキュリティ対策がされていることが必要です。
また、利用料金が発生するため、決済機能が搭載されていることも必要でしょう。
会議室向け予約システムの選び方のポイント
ここからは、会議室向けの予約システムの選び方のポイントについて解説します。
現在、予約システムはさまざまな種類のものがリリースされています。
どの予約システムを選ぶべきか迷ってしまった方は、参考にしてみてください。
カレンダーアプリとの連携ができる
会議室向けの予約システムが、カレンダーアプリと連携できる機能があれば、予約の手間がかからず簡単に予約できるようになります。
空室の把握も簡単で、使用されている時間についてもわかりやすくなります。
時間帯の変更や延長をしたい場合でも、可能かどうかがすぐに把握できます。
会議室の稼働率が上がる仕組みがある
会議室向けの予約システムの中には、会議室の稼働率を上げる仕組みがあるものもあります。
例えば、会議室の使用時間が予定より早く終わった場合に、すぐに空席として反映させることができる機能や、予約されていても一定時間を過ぎても使用されていない場合に自動的にキャンセルする機能などがあります。
これらの機能があれば、使われていないのに会議室が占有されている状態がなくなり、会議室を効率よく利用することができます。
また、退室時間が近づくとアラートなどで知らせる機能など、会議の運営の効率化もできる機能があればより効果的です。
来訪者の対応ができる
社外の人と会議をするケースが多い場合は、受付システムと連携できる機能がある予約システムがおすすめです。
来訪者が受付をした際に、会議室に案内する機能があったり、来訪者が受付に来た段階でアラートを表示する機能などがあると、来訪者を待たせることがないため便利です。
貸し会議室向けの予約システムのおすすめ比較ランキング21選！
ここでは、数多くのある予約システムの中から、会議室の予約におすすめを紹介します。
予約ルームズ
「予約ルームズ」は、株式会社 RECEPTIONISTが提供している予約システムです。
これは、日程調整ツールや受付システムなどがあるRECEPTIONISTシリーズのひとつとなっています。
会議室の利用状況が確認しやすいのが特徴で、Webの管理画面やスマートフォンのアプリ、会議室にある端末など、さまざまな方法で確認できます。
また、QRコードを読み取ることで予約が完了する仕組みもあり、QRコードを会議室に貼っておくことで、その場で予約をすることもできます。
他にも、予約済みでも使用されていない状態を防ぐ機能や、終了時間の前にアラートを表示する機能、会議室を使用する来訪者の受付のタイミングで通知する機能などがあります。
さらに、Google WorkspaceやMicrosoft 365の会議室情報と連携することもできます。
Acall
「Acall」は、Acall株式会社が提供している予約システムです。
会議室の予約機能だけでなく、座席の管理やQRコードによる受付システムと連携できるのが特徴です。
予約については、パソコンやスマートフォンから手続きが可能で、利用時にチェックインなどを処理をすることで入退室も管理できます。
スマートフォンアプリでは、ワンタイムQRコードが利用可能で、会議室の予約をその場ですることもできます。
さらに、Outlook予定表やGoogleカレンダーの予定作成画面から、会議室の予約と参加者へのアポイントメールを送信することも可能です。
予約時間になっても入室がない場合に自動的にキャンセルする機能や、残り時間などを通知するタイムキーパー機能、ドリンクオーダーを通知できる呈茶機能などがあり、会議の運営全般の効率化につながります。
Biz Room
「Biz Room」は、パナソニック ソリューションテクノロジー株式会社が提供している予約システムです。
会議室の入口にタブレットを設置して、そこから会議室の予約が可能で、Microsoft 365のスケジュールとも連携可能です。
予約やキャンセルについては、タブレットやOutlookから操作し、会議の開始と終了については、会議室にあるタブレットから操作します。
また、空席状況はタブレットから確認可能で、延長も簡単にすることができます。
他にも、予約時間を過ぎても利用されていない場合に自動的にキャンセルする機能や、会議室の利用履歴から分析できる機能も利用できます。
SmartRooms
「SmartRooms」は、株式会社内田洋行が提供している予約システムです。
Google WorkspaceやMicrosoft 365などのグループウェアの会議室予約機能と連携することができるため、システムへのスムーズな移行が可能です。
グループウェアと会議室に設置したデバイスが連動しているため、デバイスから予約などの操作ができます。
また、予約時間になっても入室がない場合に自動的にキャンセルする機能があり、予約もすぐに完了することから、会議室の稼働率を上げることができます。
他にも、終了時間の前に通知する機能もあります。
予約に使うデバイスは、AndroidやiOSなどの各種OSに対応していて、既存のデバイスを流用できるようになっています。
Colorkrew Biz
「Colorkrew Biz」は、株式会社Colorkrewが提供している予約システムです。
会議室の予約の他にも、座席の予約やスケジュールの調整、物品の管理にも対応しています。
また、QRコードを読み取るだけで、座席や会議室の利用状況が確認できます。
予約やチェックインなどの操作は、Webサイトやスマートフォンのアプリから利用できます。
Google Workspace、Outlookとの連携も可能で、情報はリアルタイムで反映されるため、ダブルブッキングが発生する心配はありません。
予約されていても使用されていない場合に自動的にキャンセルする機能もあります。
料金は、初期費用が無料で、月額料金が40,000円〜となっています。
WORK AGILE
「WORK AGILE」は、森トラスト株式会社が提供している予約システムです。
会議室の予約の他、座席管理なども可能で、GoogleカレンダーやOutlookとの連携もできます。
予約の操作は簡単で、パソコンやスマートフォンから操作することができます。
予約方法が豊富な点も特徴で、最近使用した座席を予約する機能や、ランダムに座席を予約する機能、他の参加者の予約を代理で行う機能もあります。
また、利用状況の分析も可能で、出社率や会議室の稼働率など、さまざまな観点からグラフなどで確認できます。
料金は、初期費用が無料で月額料金はID1つにつき300円となっています。
Nimway
「Nimway」は、ソニーネットワークコミュニケーションズ株式会社が提供している予約システムです。
会議室や座席の予約状況を簡単に把握することができます。
また、フリーアドレスなどの新しい働き方にも対応しているため、多くの企業で導入実績があります。
人感センサーを活用した自動チェックイン機能が特徴で、会議室などの利用状況がリアルタイムで反映されます。
操作方法も簡単で、パソコンやスマートフォンから希望の座席をタップするだけで完了します。
他にも、Google WorkspaceやMicrosoft 365との連携機能、使用されていない会議室の自動キャンセル、社員がいる場所を検索する機能もあります。
利用状況を分析する機能もあり、会議室のピークタイムなどの分析が可能です。
Condeco
「Condeco」は、株式会社日立ソリューションズが提供している予約システムです。
この予約システムは、世界中で2,000社以上で導入されている実績があります。
パソコンやスマートフォンのアプリから利用可能で、会議室や座席が表示されたマップをクリックするだけで予約が完了します。
また、感染症対策機能があるのが特徴で、就業前の健康チェックや、感染者の近くにいた従業員に通知する機能などがあります。
Airリザーブ
Air(エア)リザーブは、株式会社リクルートが提供している予約システムです。
さまざまな業務の予約に対応したシステムで、ネットから予約をすることができます。
Webサイトに予約カレンダーを埋め込むことが可能で、スマートフォンにも対応しています。
料金設定が時間単位で設定できるため、レンタルスペースでの利用に適しています。
また、受付できる予約数を制限できる機能があるため、ダブルブッキングを防ぐことができます。
無料プランも用意されているので、導入前に試用することが可能です。
リザエン
リザエンは、株式会社インタークエストが提供している予約システムです。
幅広い業種に対応した予約システムで、セキュリティ対策が充実しているのが特徴です。
レンタルスペースや貸し会議室などに合わせて予約サイトを作成することが可能で、プロジェクターなどの備品の管理や駐車場の予約、クレジットカード決済機能まで搭載されています。
機材の入れ替えや清掃に必要な時間が設定できるなど、会議室などを外部の人に貸し出す場合に便利です。
料金は、初期費用が20,000円、月額料金が10,000円〜となっています。
ChoiceRESERVE
ChoiceRESERVEは、株式会社リザーブリンクが提供している予約システムです。
このシステムは汎用性が高くなっていて、さまざまな業種や用途に利用できます。
レンタルスペースで利用する場合は、時間帯や曜日別に料金設定ができるなど、便利な機能が豊富に搭載されています。
また、予約ページの作成機能や、クレジットカードを使った事前決済機能などもあるため、レンタルスペースなどの運営に役立ちます。
料金については、月額料金が22,000円に月間の受付数に応じた従量課金となっています。
ROOMLEAD
「ROOMLEAD」は、株式会社ユーテックが提供している予約システムです。
スマートフォンから予約や空き部屋の検索ができるようになっていて、外出中でも操作が可能です。
また、専用のアプリは必要なく、Webブラウザを使って操作ができます。
他にも、会議室の稼働率などのデータをCSV形式で出力することもできるため、分析などに活用できます。
Google WorkspaceやMicrosoft 365との連携も可能で、利用されていない会議室の予約をキャンセルする機能もあります。
iMeeting-R
「iMeeting-R」は、NTTデータルウィーブ株式会社が提供している予約システムです。
複数の種類のグループウェアと連携が可能で、拠点によってグループウェアが異なる場合であっても、会議室の情報を一元管理することができます。
また、権限の設定についても部署やチーム単位で設定可能で、予約することができる会議室や予約の変更の許可など、細かく設定することができます。
そのため、会議室の予約に関する管理を部署に任せることが可能です。
ResourceLook
「ResourceLook」は、株式会社ビービーシステムが提供している予約システムです。
Microsoft Teamsと連携しておき、事前に来訪者に番号を発行して、その番号を入力してもらうことで、無人での受付が可能です。
また、予約があるのに入室されていない場合は、予約を自動でキャンセルする機能もあります。
他にも、会議室の備品の管理も行えます。
BRoomHubs
「BRoomHubs」は、株式会社アークシステムが提供している予約システムです。
会議室の予約だけでなく、社内のリソースなどを一元管理することができます。
また、グループウェアと連携することで、人事データを取り込むこともできます。
サイネージ端末と連携することも可能で、予約情報などを画面に表示することができます。
この予約システムはクラウド型となっていて、最短で2週間で導入が可能です。
りざぶ郎
「りざぶ郎」は、ルミックス・インターナショナル株式会社が提供している予約システムです。
この予約システムは、無料で利用できるのが特徴で、機能の制限などはありません。
また、機能面でも充実していて、スケジュールの内容に合わせて色分けしたり、予約に入力する項目のカスタマイズもできます。
使用するための会員登録は必要なく、クラウド型であるため、場所に関わらず予約の操作ができます。
touch-mee
「touch-mee」は、G SuiteやOffice365と連携して利用する予約システムです。
専用のサーバーは不要で、低いコストで運用が可能です。
入退室の管理も簡単で、会議室の入口にNFCシートを貼り付けておき、スマートフォンをタッチするだけで完了します。
料金は1室単位で計算されるため、無駄なコストが発生しません。
STORES予約
STORES予約は、社外からでも会議室の予約ができるシステムです。
スマートフォンのアプリを使うことで、予約の変更や確認などができます。
また、会議室へのチェックインについては、設置したQRコードを読み取るだけで完了します。
基本機能については、無料で利用することができます。
SuperSaaS
「SuperSaaS」は、33の言語に対応した多言語対応がされている予約システムです。
運用や設定などはセルフで行うため、価格が安くなっています。
カスタマイズも可能なため、柔軟に対応することができます。
月間の予約数が50件まで、登録顧客数が50件までであれば、無料でも利用可能です。
SelectType
「セレクトタイプ」は、予約ページのカスタマイズができる予約システムです。
テンプレートが豊富に用意されているため、簡単に予約ページを作成することができます。
スマートフォンからも利用可能で、登録顧客数が100件までであれば、無料でも利用できます。
RESERVEN
「RESERVEN」は、手軽に始めることができる予約システムです。
メールアドレスやFacebookアカウントと登録するだけで、わずか10秒程度で利用できます。
スマートフォンからの利用も可能で、社外にいる場合でも会議室の予約ができます。
操作画面もシンプルになっているため、予約しやすくなっています。
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