ヨヤクルのメリット・デメリットを教えて
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ヨヤクルというクリニック向け予約システムがあります。予約で患者様とクリニックをスムーズにつなぐシステムで、患者様は予約がしやすくなり、クリニック側は予約管理がしやすくなっています。
今回は、そんなヨヤクルの詳細を解説しましょう。
ヨヤクルとは？
ヨヤクルは株式会社ヨヤクルが提供するクリニック向け予約システムです。
ヨヤクルを利用すると、患者様はWEBから自由に診療予約ができます。インターネット環境さえ整っていれば、パソコン、スマートフォン、携帯電話から患者様自身でクリニックに予約ができます。待ち状況や予約日時の確認も可能です。
ヨヤクル導入のメリット
ヨヤクルを導入すると、どんなメリットがあるのか確認してみましょう。
患者様の待ち時間が短くなる
ヨヤクルを導入すると、患者様の待ち時間が短くなります。事前に予約を入れることで、診療時間が把握できますから、待合室で待つ時間は当然短縮化されます。
さらに、ヨヤクルでは問診を事前に済ませることが可能。問診が済んでいれば、診療がスムーズに進みやすくなります。
これでクリニックの待合室の混雑も防げるでしょう。
受付業務が軽減される
ヨヤクルでは、予約、待ち状況、予約日時の確認は患者様ご自身がおこなうことになります。そのため、クリニックの受付スタッフの業務は大幅に軽減されます。予約や問い合わせへの対応時間も減ることから、余った時間はほかの業務に回せますね。
電子カルテとの連動も可能です。患者情報や受付情報、完了情報は電子カルテで自動的に共有されるので、ここでもスタッフの業務負担が減ります。
混雑状況を調整できる
ヨヤクルを利用すると、混雑状況の調整ができます。
予約制を敷いていないクリニックの場合、ある時間帯に来院患者が集中しやすくなります。そうなれば、その時間帯には大混雑にもなり、待合室もいっぱいで、お客様を待たせることにもなるでしょう。診療する医師の負担も大きくなります。
その点、ヨヤクルなら、空いている時間帯に患者様を振り分けることができるようになり、一部の時間帯に集中することを防げます。その結果、混雑も緩和され、スムーズな診療につながるでしょう。
新患の患者様を獲得しやすくなる
ヨヤクルを利用すれば、新患の患者様を獲得しやすくなります。
新しくクリニックで診療を受けてみようとしている人の場合、電話での予約に抵抗を感じることもありますが、WEB予約なら比較的気軽にできます。
しかも、ヨヤクルはスマートフォンや携帯電話にも対応していますから、いつでもどこからでも予約可能。新患の患者様にとっても予約しやすいし、クリニックにとっても新規患者様を集めやすくなって、両方にメリットがあります。
ヨヤクルの機能
ヨヤクルの機能を紹介しましょう。素晴らしい機能がいろいろあります。
予約方法
ヨヤクルには次のような予約方法があります。
- インターネット予約
- 自動音声電話予約
- タッチパネル予約
- クリニック内からの手動予約
インターネット予約の予約ページはボタンが少ない分かりやすい画面設計。患者様は最短2クリックで予約ができます。
自動音声電話予約では、自動音声の案内に従ってプッシュボタンを押すだけで予約ができます。パソコンやスマートフォンが苦手なご年配の方でも利用しやすいです。
タッチパネル予約は、待合室や受付カウンターに設置したヨヤクルから患者様自身で予約をおこなっていただく方法です。
予約の種類
ヨヤクルでは、いくつかの予約の種類をご用意しています。次のような種類です。
- 当日の順番予約
- 日時指定予約
- 時間帯予約
- 順番予約＋日時指定予約の併用
希望に応じて最適な予約の種類を選べます。システム運用開始後も、追加料金なしで予約方法の変更ができます。
予約管理画面の方も見ておきましょう。
アポイント帳では、当日来院する患者様を一画面に表示。受付や会計待ち状態もアイコンと色で分かりやすく示します。
予約画面では、医師や検査別に1画面で予約管理。メモや色分け表示などの便利な機能もついています。
診察室や処置室にはiPadを置いておくこともできます。iPadは場所も取らないので、狭いところでも置きやすいです。このiPad画面で次回予約を取ることができます。
受付方法
ヨヤクルの電子カルテとの連動を設定しておくと、自動で受付が完了します。バーコード受付やタッチパネル受付にも対応。
バーコード受付では、診察券をバーコードでピッと読み取るだけで受付が完了します。タッチパネル受付は待合室や受付カウンターに設定すれば、患者様自身で再来受付を完了できます。
iPadで診察室や中待合室への呼出操作も可能。来院患者一覧の確認、予約管理もできます。
いずれの機能もスタッフの業務負担軽減に大きく寄与するでしょう。
ディスプレイ
ヨヤクルのディスプレイは患者様にとって必要な情報を分かりやすく表示します。待ち人数・時間、診察中の受付番号などを簡単に確認できますが、表示内容やデザイン、カラーなどはクリニックの希望通りにカスタマイズが可能。患者様が利用しやすい画面になるように、ご自由にカスタマイズしてください。
ディスプレイ表示機能はほかにも多数あります。クリニックや医師の都合に合わせて、好きなように組み合わせて利用できます。
お知らせ機能
ヨヤクルにはお知らせ機能があります。例えば、診察の順番が近づくと、患者様に通知が行きます。予約通知のお知らせも可能。「○月○日○時に診察のご予約をいただいております」と通知がされれば、患者様も予約日時を忘れることはないでしょう。医院からのお知らせを通知することもできます。
お知らせ機能の通知方法は、メールや自動音声。メール配信（一斉/個別）にも対応しています。お知らせ配信数が増えても、利用料金は変わりません。
連動
ヨヤクルでは、電子カルテとレセコンの連動ができます。電子カルテからヨヤクルに患者様情報を伝え、ヨヤクルから電子カルテに受付情報を伝え、電子カルテからヨヤクルに完了情報を伝えるなどの連動が可能です（製品にもよる）。
※メーカー・製品によっては、別途通信ソフトウェアが必要になることもあります
※連動実績がないメーカー・製品でも柔軟に対応します
その他の機能
ヨヤクルにはその他次のような機能があります。
- 予約優先機能
- テプラ印字機能
- 発券機能
- ワンライト／リライタブル診察券
- WEB問診
- インフルエンザ予約
- 家族予約
- 統計システム
これらのうちのいくつかの機能を紹介します。
予約優先機能は、日時指定予約の患者様の予約時間を守って呼び出しができるように、予約患者様の順番をシステムが自動調整する機能。これで予約患者様を時間通りに診察できるようになります。
テプラ印字機能では、テプラで患者様の氏名やバーコードを印字できます。スタッフがわざわざ診察券に記入する必要はなくなります。
発券機能は、受付番号や次回の予約日時を印字できる機能。最大3枚まで発券可能で、様々な用途に活用できます。
ワンライト診察券とは、ワンクリックで診察券の作成ができる診察券のこと。リライタブル診察券は受付番号や予約日時を繰返し印字できる診察券のことです。
WEB問診では、患者様がWEBから予約をするときに問診ができます。問診で得られた情報は当日のアポイント帳に反映。患者様が来院する前に、健康状態や来院目的を知ることができます。
ヨヤクルの料金プラン
ヨヤクルの料金プランは、
・月額料金で9,900円（税込）～
・初期費用は176,000円（税込）～
です。
初期費用には基本機能が含まれ、オプションで様々な機能が加えられます。オプションの主な機能として、次のようなものがあります。
- 電子カルテ連動
- 自動音声電話予約
- 診療前通知（メール/自動音声電話）
- ディスプレイ機能
- リライト診察券
- 発券機能
- テプラ印字機能
- タッチパネル
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