面接でおすすめの予約システムはある？
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レストラン、美容院、リラクゼーションサロンなどでは、予約システムを導入するところが増えました。予約システムにより、これまで以上に予約管理がしやすくなり、顧客対応にも十分な配慮ができるようになったと言います。
ところが、面接の予約で予約システムを導入している企業やお店は多くありません。できれば、ぜひ導入してほしいところ。導入メリットも大きいです。
そこで今回は、面接で予約システムを導入するメリットとおすすめの予約システムを紹介します。ぜひ参考にしてください。
面接に予約システムを導入するメリット
面接に予約システムを導入するメリットを考えてみましょう。
24時間受付ができる
面接に予約システムを導入すると、24時間予約受付ができます。
通常の面接予約の受け方は、電話やFAX、メールなどによるでしょう。
しかし、電話の場合は対応できるのが営業時間内だけだし、FAXも営業時間外に受信したものは翌営業日に対応することになります。
メールの場合は、受信した多くのメールの中から面接予約メールを見つけ出して、返信するという作業が必要になってきます。
いずれもかなり面倒なことであるし、面接受付業務が他の業務の支障になることもあるでしょう。
その点、予約システムを導入すると、面接予約を24時間受け付けられるようになるだけでなく、日程調整もしてくれます。今まで面接予約受付でかかっていた手間が大幅に軽減するのです。
予約管理を自動化できる
面接予約に予約管理システムを導入すると、予約管理は自動化されます。応募者が予約システムに入力した内容は自動保存され、企業やお店側でも整理が簡単にできます。
面接予約完了時には確認メールを自動送信。面接当日前のお知らせメールの送信もできるので、応募者がうっかり忘れるようなこともないでしょう。
ダブルブッキングを防げる
予約を受け付ける場合に避けなければいけないのがダブルブッキングやオーバーブッキングですが、予約システムを利用すれば防げます。
予約システムでは、同じ場所の同じ時間帯に指定以上の予約を取ることはありません。面接する人数を決めておけば、その人数内の予約数にとどめてくれます。
その結果、ダブルブッキングやオーバーブッキングにはならず、応募者に迷惑を掛ける心配はありません。企業やお店側も混乱しないで済みます。
応募者の利便性が向上
面接予約に予約システムを導入するメリットは企業やお店側だけのものではなく、応募者側にもあります。
面接予約がしやすくなるのです。電話やFAXによる予約申込はかなり緊張もし、面倒なものです。メールによる予約申込では、他のメールに紛れ込んで予約受付がされるのか不安になることもあるでしょう。
一方、予約システムによる面接予約申込は気軽にできる上、日程も自由に選べ確実。
確認メールもすぐに送られてきます。これで後は予約日時を待つのみ。面接予約申込の手続きが簡単ですから、本番の準備をするだけで済みます。
大量の予約でも受け付けられる
面接予約を受け付ける際に大変なのが大量の申込。大企業などで大量に面接を希望する人が出た場合、その処理には時間も手間も人員も必要になってきます。場合によったら、面接受付業務だけで大忙しになるでしょう。
ところが、予約システムを導入すれば、そのような大量の面接申込があってもしっかり対処してくれます。予約の受け間違いなども起きずに、すべての申込者を適切に割り振ります。
これで安心して、面接そのものに対応できるようになるでしょう。
予約変更・キャンセルがあっても大丈夫
面接を希望した人が予約日時を変更したり、キャンセルしたくなったりしても、予約システムなら問題なく対応できます。
もし人の手で予約変更やキャンセル対応をしていると、その手続きはかなり面倒です。日程調整で相当な時間も取られるでしょう。時間配分がうまくできずに苦労することもあります。
予約システムならそのようなとき自動で対応でき、スケジュールの変更もしやすくなっています。
人事担当者の負担減
面接予約を受け付ける人事担当者の業務負担を減らしてくれるのも予約システム。
面接予約に関する面倒な業務はほとんどシステムが行ってくれるので、担当者は余った時間やエネルギーを他の業務に回せます。
面接予約におすすめの予約システム
面接予約に予約システムを導入するメリットを見ると、実際に使ってみようと思う企業やお店も多いでしょう。
ただ、実際に導入するときは、どの業者のどのシステムを選べばいいか迷うはず。
そこで皆さん方の企業やお店でも使える面接予約におすすめの予約システムを紹介します。今後導入する際の参考にしてください。
リザエン
リザエンは採用面接・説明会の予約システムです。採用面接や説明会にインターネット予約を提供し、応募受付を効率化してくれます。
これで応募者は気軽に好きな時間に予約ができ、企業側は日程調整の手間がなくなり、業務負担が軽減します。
受付後のメール返信、面接スケジュールの出力、面接前のお知らせメールなどの作業は自動実施。企業の人事担当者の業務を側面から支援します。
ダブルブッキング、記入漏れ、連絡ミスなども起こらないようになっていますから、トラブル防止にも役立ちます。応募者も企業側も安心して予約申込・受付ができるでしょう。
予約サイトの設置の仕方は簡単。面接実施日程と面接時間を設定するだけで、24時間365日受付可能な予約サイトを作成できます。開催地や場所も複数設定可能。スマホからも利用できます。
面接スケジュールは一目で予約台帳で確認できます。いつ誰の面接が入っているか、説明会にはどのくらいの人が来るのかなども把握しやすいです。
予約データは出力もできるので、スケジュール表や参加者リストも作成できます。
STORES予約
「STORES予約」は面接・面談の予約管理、顧客管理、決済に対応している予約システムです。
面接・面談で活用できる機能はいろいろあります。次のような機能です。
- スタッフ管理
- 予約者情報カスタマイズ
- シークレットページの作成
- 予約情報CSVダウンロード
- 所要時間設定
- 所要時間の自由入力
- 予約忘れないでねメール
- アンケートのカスタマイズ
- 顧客管理など
このうちいくつかの機能について説明しておくと、「予約者情報カスタマイズ」では応募者が入力する際の項目をカスタマイズでき、入力内容を顧客情報に反映できます。
「シークレットページ」の作成では、パスワードを設定でき、特定の応募者だけ予約できるページを作成できます。
「所要時間設定」では、休憩時間などの設定が可能。人事担当者が面接を続けると、疲れも溜まるでしょうが、その際に休憩時間をあらかじめ設けることができます。
「予約忘れないでねメール」は、面接予約日時の確認メールを送信できる機能。複数の条件から選んだ決まった日付に送信できます。
ChoiceRESERVE
ChoiceRESERVEは面談・面接・研修・説明会の予約システムです。予約受付～確定・リマインダーまで、すべての業務を自動化してくれます。
応募者は直接Web上で予約変更・キャンセルもでき、日程調整もしやすくなっています。
予約時に取得した応募者情報は管理画面で検索・表示が可能。CSV出力もでき、社内データとの連携もできます。
面接予約で利用できる機能は盛りだくさんです。非常に多いので紹介しきれませんが、一部掲載してみましょう。
- 予約サイトのデザイン設定
- コンテンツ編集（CMS）
- アクセス地図登録
- 予約受付設定
- ネット予約の受付
- 予約変更など
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