マイクロソフトの予約システムにはどんなものがある？

マイクロソフトにどんな予約システムがあるか、ご存じでしょうか。ご存じでない方も多いでしょうから、いくつか紹介しながら、機能なども見ていきます。

マイクロソフトの予約システム

マイクロソフトのいくつかのツールを利用すると、予約システムを作成できます。次のようなツールです。

• Microsoft Bookings
• Microsoft Forms
• SharePoint
• Power Apps
• Exchange Online

それぞれのツールの特徴、予約システムの作成方法などを見てみましょう。

 

Microsoft Bookings

Microsoft BookingsはMicrosoft 365・Office 365に含まれるアプリケーションで、スケジュール予約・管理が簡単にできるようになっています。Microsoft Bookingsでは次のようなことができます。

• 顧客がオンライン予約をする
• お店から予約の確認メールやリマインダーを送信する
• お問い合わせフォームを設置する
• カレンダー管理
• 会議や面接の日程調整をする
• 予約の変更やキャンセルを管理する
• 授業や試験の申込をオンライン化する
• アサインされた社員の予定表の更新をする

 

Microsoft Bookingsの特徴

予約や予約管理に関して様々なことができるMicrosoft Bookingsですが、基本的な特徴がどうなっているのか紹介しましょう。

 

▼マイクロソフトサービスと連携しやすい

Microsoft Bookingsはマイクロソフトサービス、Microsoft365やOffice365とも連携がしやすくなっています。

例えば、Microsoft Bookingsの予約表はOutlookと同期されます。Outlookの予定表を見て、Microsoft Bookingsの予約状況がどうなっているか確認が可能です。

Teamsとの連携では、作成済みの予約予定表の編集、新規の予約予定表の作成・編集などができるようになります。オンライン予約やオンライン面接などの予約管理でも役立つ連携方法です。

 

▼予約ページの作成が簡単

Microsoft Bookingsで予約ページを作成するのは簡単です。プログラミングなどの専門知識は不要で、直感的な操作で作成できます。

 

▼オンライン予約の仕組みができる

Microsoft Bookingsを使えば、オンライン予約の仕組みができます。予約フォームにサービスの説明や料金、予約可能な時間帯などの設定をし、顧客が予約しやすくしておくのです。美容院や病院など、最近はオンラインで予約したいという顧客や患者様も多いですが、そのような要望に対応できます。

 

▼「顧客・サービス・スタッフ」を一元管理できる

Microsoft Bookingsなら、「顧客・サービス・スタッフ」を一元管理できます。画面上ですべての操作が行えるので、業務も効率化しますね。

 

▼予約ページの管理もしやすい

Microsoft Bookingsでは、複数の予約ページを作成できます。次のようなページです。

• スタッフごとの専用ページ
• サービスごとの専用ページ
• 各ページに独自のルールを設定

複数の予約ページを設けることで、顧客も予約がしやすく、スタッフも管理がしやすくなっています。

 

▼顧客情報の管理がしやすい

過去に予約をした顧客の情報はMicrosoft Bookingsの中に残るので、いつでも確認・管理ができます。

 

▼スタッフの管理がしやすい

Microsoft Bookingsではスタッフの勤務時間や休暇を予定表に反映でき、他のスタッフの予定確認、ダブルブッキング防止、日程調整などもしやすくなっています。正社員、アルバイト、パートのシフト管理もしやすいです。

 

Microsoft Forms

Microsoft FormsはMicrosoft 365アプリケーションの1つで、アンケートツールです。といっても、予約申込フォームも簡単に作れるようになっています。その流れを見てみましょう。

まず、Microsoft Formsの利用にあたってマイクロソフトアカウントを取得しておきます。取得後サインして、左上の9つの点をクリックしましょう。

すると、「アプリ」の中に「すべてのアプリ」という項目があるので、そこをクリックし、表示された一覧から「Forms」を選びます。これでMicrosoft Formsの画面が表示されるはずです。

続いて、Microsoft Formsを使って、予約申し込みフォームを作る手順を紹介しましょう。

1. 「新しいフォーム」をクリックする
2. タイトルを入力する
3. 「新規追加」をクリックする
4. 「テキスト」を選び、名前の入力欄を作る
5. 「新規追加」をクリック、テキストを選んで、「住所」の入力欄を作る（「長い回答」にチェックを入れておく）
6. 「新規追加」をクリックし、テキストを選んで、「電話番号」の入力欄を作る
7. 「新規追加」をクリックし、「日付」を選んで、「予約の日付入力」欄を作る
8. 「新規追加」をクリックして、「リッカート」を選び、「オプション」に予約時間を入力する
9. 「新規追加」をクリックし、「選択肢」を選んで、「オプション」にメニューの種類を入力する
10. 画面上部の「回答を収集」をクリックする
11. 共有方法を選ぶ

収集された予約情報はWebまたはExcelで確認できます。

 

SharePoint

SharePointはMicrosoft365、Ofiice365に含まれるサービスでファイル共有・情報共有などができます。導入によって、ワークフローがスムーズになり、管理がしやすくなります。

このSharePointでは、会議室などの社内施設や備品予約の予約システムの作成が可能です。SharePointで予約システムを作成するメリットは以下の通りです。

• いつでもどこからでも予約状況を確認できる
• 予約状況は分かりやすく可視化されている
• 予約状況の共有がスピーディー
• 他のシステムと連携ができる

 

Power Apps

Power Appsはプログラミングの知識がない人でも簡単にアプリ作成ができるMicrosoft提供のツールです。

Microsoft Dynamics 365およびOffice 365で利用できるツールになっています。アプリ作成方法は直感的な操作と関数入力で行います。

用意すべきなのはWebブラウザだけ。Webブラウザで管理画面にアクセスして、操作します。

Power Appsでも予約システムを作成できます。上級者向けの作成法になりますが、SharePoint × Power Apps × Power Automate でより利便性の高い予約管理ができるようになるでしょう。

 

Exchange Online

Exchange Onlineはマイクロソフトが提供するメール送受信サービスです。次の3つのプランがあります。

• Exchange Online （プラン1）
• Exchange Online （プラン2）
• Microsoft 365 Business Standard

いずれのプランでも以下の機能が利用できます。

• 予定表の共有
• グループ作成
• タスク管理
• 会議室管理
• グローバル アドレス一覧 （GAL）
• 社外の連絡先管理
• 代理人機能　など

会議室やプロジェクターといった備品を予約する［リソース］機能も備わっているので。予約管理ができます。

 

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