GASで予約システムを作ることは可能？
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予約制度を取り入れている店舗では、予約情報を管理する業務に手間がかかることがあります。
特に個人経営の店舗の場合、人手が足りないこともあり、予約業務が負担になっているケースが多くあります。
そんな場合に便利なのが予約システムです。
予約システムがあれば、予約業務の大半をシステムに任せることができるため、予約業務の大幅な効率化が可能です。
ただ、予約システムは導入にコストがかかるため、個人経営などの小規模な店舗の場合、導入が困難なケースもあります。
このようなケースで便利なのが、GAS(Google Apps Script)を使った予約システムです。
予約システムを開発する必要がありますが、簡易的なものであれば、比較的簡単に作成することができます。
この記事では、GASの概要とできること、GASで予約システムを作成する概要と手順について紹介します。
GAS(Google Apps Script)とは？
GAS(Google Apps Script)とは、Googleが提供している各種サービスの自動化・連携を行うための開発ツールです。
GASを使うことで、Gmailやカレンダー、Googleスプレッドシート、Googleドライブといった、Googleが提供する様々なサービス上で処理を自動化したり、複数のサービスを連携させることができます。
ExcelやWordにはマクロやスクリプトがありますが、そのGoogle版とイメージすると分かりやすいのではないでしょうか。
GASの特徴
GASの特徴には、
- 無料で使える
- 開発環境の構築が不要
- JavaScript互換なため覚えやすい
- マクロ機能がある
というものがあります。
それぞれの項目について解説します。
無料で使える
GASは、Gmailアカウントを保有していれば、無料で使用することができます。
ただし、イベントの作成件数に上限があるため、上限を増やしたい場合は、有料のGoogle Workspaceアカウントを使用する必要があります。
開発環境の構築が不要
GASはWebブラウザで動作するため、Webブラウザで所定のURLを開くだけで、すぐに開発が行なえます。
他の開発言語のように、PCに開発環境をインストールしたり、設定を行う、といった環境構築をする必要はありません。
JavaScript互換で覚えやすい
GASはプログラミング言語ですが、JavaScriptがベースとなっているため、JavaScriptを使ったことがある方であれば、比較的簡単に使うことができます。
JavaScriptと互換性があり、一部GAS専用の関数が追加されている程度であるため、特に違和感なく開発できるでしょう。
マクロ機能がある
GASには、MS Officeなどと同様に、マクロ機能があります。
「マクロを記録する」というボタンをクリックした後に操作を行うだけで、処理を自動化するプログラムが自動で作成できるため、プログラミングの経験がない方でも使うことが可能です。
複雑な処理を行う場合は、一定程度のプログラミングが必要ですが、簡単な処理であれば、マクロ機能だけで実現できます。
GASでできること
GASでできることについて、いくつか紹介します。
Googleサービス上の処理を自動化
GASを使うことで、Gmail、Googleスプレッドシート、GoogleカレンダーといったGoogleサービスで様々な処理を自動化することができます。
単一サービスでの自動化だけでなく、複数のGoogleサービスを連携させることも可能です。
また、独自の処理を関数として作成し、それをGoogleサービスから利用することもできます。
GASの活用例としては、
・Googleドライブのファイルが更新された際にGmailで通知する
・Googleスプレッドシートの内容を元にGmailでメールを送信する
・Googleフォームを自動で作成する
・Googleフォーム上で指定したアドレスにフォームの入力内容を自動送信する
などがあります。
普段は手作業で行っていたことが、簡単に自動化できます。
外部サービスとの連携
GASはGoogleサービスだけでなく、外部のサービスとも連携が可能です。
GASはJavaScriptをベースに作られているため、APIを経由することで外部のサービスと連携できます。
活用例としては、
- 指定した時間にSlackに自動通知メッセージを送信する
- Googleフォームの入力内容をSlackやChatworkなどに送信する
などがあります。
Webアプリケーションを作成
他にも、GASを使ってWebアプリケーションを作成することもできます。
若干高度な使い方が必要ですが、GASで作成したプログラムを、Webブラウザ上で動作するWebアプリケーションとして公開することも可能です。
GASで予約システムの作成は可能？
ここまでGASの概要と活用例について紹介しましたが、予約業務を任せることができる予約システムの開発は可能でしょうか。
結論を書くと、複雑は予約システムの開発は難しい点がありますが、簡易的な予約システムであれば十分作成できます。
ここからは、GASを使った予約システムの概要と手順を紹介しますが、使用するサービスとしては、
・Googleフォーム
・Googleカレンダー
を使います。
GoogleフォームとGASを使った予約システム
ここでは、GASとGoogleフォームを使った簡易的な予約システムを作成する手順を紹介します。
全体的な手順としては、
- スプレッドシートの作成
- Googleフォームの作成
- スクリプトファイルの作成
という流れになります。
スプレッドシート、フォームを作成
まず、Googleスプレッドシートを作成し、Googleフォームを作成します。
ここで、予約システムで顧客側に入力してもらう項目を設定します。
メールアドレスや氏名、連絡先、予約を行う日時など、必要な項目を追加します。
このフォームが利用するユーザーが直接目にする画面になるため、必要なものを過不足なく設定しましょう。
GASファイルを作成
次に、情報が入力されたフォームが送信された際に、その内容に対して処理を行うためのGASファイルを作成します。
Googleフォームの下に「スクリプトエディタ」という項目があるので、そこをクリックして始めます。
この中に実際にコードを作成して処理する内容を記述していきます。
カレンダーをつくる
予約システムを作成するため、日時の管理などに必要なカレンダーを作成します。
Googleカレンダーでカレンダーを作成した後、「設定と共有」をクリックすると出てくる「カレンダーID」を保存しておきます。
これはGASでGoogleフォームとGoogleカレンダーを連携させるために必要です。
トリガーを設定する
作成したGASは公開して一般に使用できるようにする必要があります。
「公開」をクリックし、出てきた画面の「Deploy（更新）」ボタンを押し、「許可」を押すことで、公開できます。
予約システムとして動作させるためには、動作するきっかけとなるトリガーを設定することが必要です。
トリガーの設定は、「編集」メニューの「現在のプロジェクトのトリガー」から行います。
トリガーの設定画面では、トリガーを「フォーム送信時」に設定しておきます。
まとめ
ここまで、GASの概要と活用例、GASを使った予約システムの作成手順について解説しました。
GASはGoogleが提供しているGoogleサービスの自動化や連携を行うための開発言語です。
無料で利用することができ、簡単なコード作成でGoogleサービス上の連携処理が可能です。
予約システムをGASで作成する場合、Googleフォーム、Googleカレンダーを連携させることで実現できます。
ただ、GASで作成できるのは簡易的な予約システムであるため、複雑な予約業務などが必要な場合は、市販されている予約システムの導入を検討してみてください。
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