おすすめの日程調整ツールを教えて！
任せて！予約システム/ポイントシステムの「タダリザーブ」が解説するよ！
日常生活においては、さまざまな場面で日程調整をするケースがあります。
この日程調整は関係者すべてに対してすり合わせが必要で、手間がかかる作業です。
この日程調整を効率化できるものとして、日程調整ツールが存在します。
この記事では、日程調整ツールのおすすめと、選ぶポイントについて解説します。
日程調整ツールの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。
日程調整ツールとは？
日程調整ツールとは、スケジュール調整を簡略化することができるツールです。
日程調整ツールはビジネス目的だけでなく、プライベートでも使うことが可能で、英語に対応しているものもあります。
日程調整を進めるためには、空いている日時を洗い出し、相手の都合とすり合わせなければなりません。
やるべきことは単純ですが、参加者全員のスケジュールを確認する必要があるため、非常に手間がかかる作業です。
このような日程調整の手間を軽減できるのが日程調整ツールです。
現在では、さまざまな種類の日程調整ツールがリリースされています。
日程調整ツールの種類
日程調整ツールには、「予約受付型」「候補提案型」の2種類があります。
「予約受付型」は、空いている日時から都合が良い日を選ぶタイプの日程調整ツールです。
例を挙げると、サロンの予約サイトなどは予約受付型になります。
「候補提案型」は、カレンダーから都合が良い日をピックアップして、相手に選択・承諾してもらうタイプの日程調整ツールです。
候補提案型の場合は、各自が参加可能な日にマルを付けてもらい、人数が一番多い日を選ぶといった使い方ができます。
また、ツールによっては、各自のスケジュールをもとに、全員が参加できる日時をピックアップしてくれる機能もあります。
どちらの種類も一長一短があるため、都合に合った種類のツールを選びましょう。
日程調整ツールの選び方
現在、日程調整ツールには数多くの種類があります。
ここでは、日程調整ツールの選び方について解説します。
日程調整ツールの導入目的を確認する
日程調整ツールを導入する際には、その目的をまず確認しましょう。
理由としては、目的によって適している日程調整ツールが異なるためです。
「複数人とスケジュール調整をしたい」「連絡する手間を省きたい」「ダブルブッキングを防止したい」など、導入する目的を明確にしておきましょう。
日程調整ツールの機能を確認する
日程調整ツールには、さまざまな機能が搭載されています。
その中で、必要となる機能が何なのかを明確にして、その機能が搭載されている日程調整ツールを選びましょう。
日程調整ツールの主な機能には、以下のものがあります。
・日程調節機能（メンバーの日程を調整できる）
・リマインド機能（メールやSNSで通知を送信する）
・複数人調節機能（投票で複数人の日程を調整できる）
・アドレス帳機能（取引先を登録しておき、ワンクリックで日程調整できる）
・事前アンケート機能（ヒアリングしておくことで商談をスムーズにすすめる）
・外部ツール連携機能（GoogleカレンダーやSlackといた外部ツールと連携できる）
・CRM連携機能（顧客情報を管理・蓄積できる）
日程調整ツールの注意点を確認する
日程調整ツールには、いくつかの注意点が存在します。
導入する前には、注意点についてよく確認しておきましょう。
日程調整ツールには、予約受付型と候補提案型がありますが、利用目的とあっているかどうかは重要です。
また、タスク管理やコミュニケーションを一元管理したい場合は、総合的なグループウェアが必要になります。
日程調整ツールの使用頻度が少ない場合は、有料ツールはコストパフォーマンスが悪いため、簡易的なツールでいいかもしれません。
また、対応しているデバイスの確認も必要です。使用できるのがPCのみなのか、スマートフォンやタブレットでも使えるのかについても確認しておきましょう。
日程調整ツールの料金を確認する
日程調整ツールの使用料金は、ツールによって異なります。
日程調整ツールの多くは、月額料金が必要になるケースが多く、金額の相場は1ヶ月1,000円程度が目安です。
また、無料でツールを提供しているケースもあります。
まずは、必要な機能を明確にし、その機能を搭載しているツールをピックアップしてから、価格を見て検討するといいでしょう。
連携機能の有無や対応サービスを確認する
日程調整ツールには、他のツールやサービスとの連携機能が搭載されています。
ただし、連携できるツールやサービスの種類は、日程調整ツールによってさまざまです。
そのため、普段日常的に使っているツールと連携できるかどうかは重要です。
もし普段のスケジューリングをGoogleカレンダーで行っている場合は、Googleカレンダーと連携できる日程調整ツールを選びましょう。
カレンダーツールと連携できれば、日程調整ツールを導入後、すでに入っている予定を再入力する必要もなく、新たに覚える操作方法も少なくて済みます。
操作性が良く使いやすいものを選択する
日程調整ツールの操作が難しい場合、使用頻度が下がったり使用しなくなってしまうかもしれません。
また、ITツールが苦手な方がいるかもしれません。
日程調整ツールの操作が難しい場合は、業務効率の低下や操作ミスによるトラブルに発展することも考えられます。
日程調整ツールは機能の豊富さやデザインから判断されがちですが、操作しやすいかどうかという観点から選ぶことが重要です。
日程調整ツールを導入するメリット
ここからは、日程調整ツールを導入するメリットについて解説します。
日程調整を効率化できる
日程調整ツールのメリットとして挙げられるのは、日程調整を効率化できることです。
ツールを使わずに日程調整をする場合は、以下の手順が必要です。
・自分の日程確認と候補日の抽出
・候補日の仮押さえ
・相手への連絡
・相手から返答をもらい日時を確定
もし候補日が相手の都合で合わなければ、手順の最初からやり直しになります。
また、相手が複数人いる場合は、候補日が合う可能性がさらに低くなります。
結果として、日程が確定するまでに多くの時間がかかるため、非効率になることが多いでしょう。
日程調整ツールには、「候補日の自動抽出」「カレンダーへのリアルタイム反映」などの多くの機能が搭載されています。
また、相手に専用フォームのURLを送り、その中から日時を選択してもらうことで日程調整ができる機能があるので、効率的に日程調整を進められます。
迅速なスケジュール共有が可能
日程調整ツールには、スケジュール共有機能が搭載されています。
この機能により、社内だけでなく社外のクライアントとの共有も可能です。
日程調整ツールを利用して予定が確定すれば、カレンダーにリアルタイムで自動的に反映されるため、スケジュール共有が迅速に行なえます。
また、スケジュールを共有しておくことで相手の予定を把握することができるため、相手が空いている日時に候補日を絞って提案することが可能です。
結果として、やり取りを最小限にできるたり、無理なスケジューリングを減らすことができます。
一人ひとりに説明する手間が省ける
複数人で日程調整を行う場合は、開催日時の候補や場所、内容などを参加者全員に説明する必要があります。
日程調整ツールを利用すると、参加者に内容についてのURLを送付することが可能です。
詳細を自動的に簡単に共有できるため、一人ひとりに説明する手間が省けます。
また、受信した側も、Web上で内容を簡単に把握できるので、スムーズに参加の可否を判断できます
日程調整ミスを防止できる
日程調整では、ミスによりダブルブッキングや予約忘れなどが起こる場合があります。
日程調整のミスは、相手に迷惑をかけるだけでなく、会社の信用の損失につながるかもしれません。
日程調整ツールには、予定が空いている日時の自動抽出やリマインダー機能があるため、このような日程調整ミスを防ぐことができます。
また、ツールの種類によっては移動時間を考慮してくれる機能もあります。
そのため、移動時間を考慮せずにスケジュールを立てた結果、会議に間に合わないといったミスも防げるでしょう。
日程調整ツールを利用する際の注意点
ここからは、日程調整ツールを利用する際の注意点について解説します。
ツールに慣れるための期間を設ける
日程調整ツールを導入する際には、ツールの操作に慣れるための期間を設けましょう。
操作に慣れていない状態で本格運用してしまうと、操作ミスを起こしたり、従来の方法のほうがやりやすいと判断してしまうかもしれません。
そうなると、日程調整ツールを使用する機会が減り、導入した意味がなくなってしまいます。
日程調整ツールを定着させるためにも、導入の際にマニュアルを作成したり、研修を実施するなどの工夫が必要です。
また、社外との日程調整でツールを導入する場合は、導入の際に社外にも事前に説明する必要があります。
スケジュールが丸見えになる
日程調整ツールを使うことで、どの時間帯にどのようなスケジュールが予定されているか把握することができます。
その反面、スケジュール帳の中身を公開しているように感じ、プライバシーの観点からストレスを感じる方もいるでしょう。
また、予定が入っていないという理由で、個人作業などのために確保しておいた時間に、予定を入れられてしまう可能性もあります。
そのため、日程の候補を複数提案できるツールや、非公開の予定を作成して予定を仮抑えできるツールが適しているでしょう。
システムトラブルへの対策を検討しておく
日程調整ツールは、システムトラブルが発生する可能性があります。また、メンテナンスなどでツールが利用できないこともあるでしょう。
日程調整ツールのみで日程の管理を行うと、このようなトラブルやメンテナンスの際に日程が確認できなくなってしまいます。
そのため、日程のバックアップを定期的にとっておくなどの対策を講じることが必要です。
また、システムトラブルの発生が少ないツールを選ぶことも重要になります。
日程調整ツールの活用事例
ここでは、日程調整ツールの活用事例について紹介します。
面接の日程調整
一般的に、日程調整は参加人数が多くなると時間がかかります。
日程調整ツールは、このような参加人数が多く場合に便利です。
この事例として挙げられるのが、新卒の面接採用です。
面接担当者の都合のいい日程を事前にツールに登録しておき、応募を受け付けると、応募者に自動的にURLが送付されるので、面接候補日の中から希望日時を選択してもらいましょう。
ツールを導入することで面接までの日程調整にかかる時間を削減できるため、担当者の負担を軽減することができます。
営業のアポイント
日程調整で大変なのが社外との打ち合わせです。
たいては最初に提示した候補日で決定することは少なく、何度もやり取りを行う必要があるため、業務に支障をきたしかねません。
日程調整ツールは、社外のアポイントメントにも便利です。
こちらの空き時間をツールが自動で割り出し、先方がURLなどを通して都合の良い日程を選択するだけで日程調整が完了するため、日程調整の時間を削減できます。
自社サイトからの商談予約
自社のWebサイトがある場合、サイトを訪れた人がWebサイト上でアポイントを取ることができれば、その後の流れをスムーズにすることができます。
日程調整ツールには、自社のWebサイトに予約ページを埋め込む機能があります。
この機能を利用することで、オンライン相談や商談などの予約をWebサイト上で完結できるため、利用者とっては便利でしょう。
また、サイトを訪れた人が競合他社や他のサイトに流れないうちに予約日程を抑えておくことで、新規案件の獲得にもつながりやすくなります。
定期的な打ち合わせの日程調整
日程調整ツールでは、何度も使える専用の日程調整URLを発行できます。
また、長期案件や複数回の打ち合わせが必要な場合にも便利です。
この機能を使うことで、毎回URLを送付するといったやりとりを省けるため、担当者の負担を減らすことができるでしょう。
また、日程調整ツールにはWeb会議ツールと連携しているものもあります。
会議の日時や内容、会議URLの案内までできるため、オンラインでの打ち合わせの場合に便利になります。
まとめ
ここまで、日程調整ツールのおすすめと、選び方のポイントやメリット・注意点について解説しました。
日程調整はかなり手間がかかる作業で、参加人数が多くなるとこの負担が増大します。
日程調整ツールを導入することで、この日程調整の大幅な効率化が可能です。
現在では数多くの日程調整ツールがリリースされていて、特徴や機能はそれぞれ異なります。
そのため、日程調整ツールを導入する目的を明確にし、必要な機能が搭載されているツールを選ぶようにしましょう。
日程調整ツールのおすすめ16選
ここから、数多くある日程調整ツールの中からおすすめのものを16個紹介します。
スケコン
「スケコン」は、無料で利用できるスマートフォンでも使える日程調整とオンライン名刺交換サービスです。
GoogleカレンダーやOutlookのカレンダーと連携可能で、候補日の抽出や更新、カレンダー入力まで自動的に行えます。
また、Zoomと連携してWeb会議のURLを発行できるため、オンライン会議にも便利なツールです。
関連記事：オンラインで便利な日程調整ツール20選！メリットや注意点も解説（スケコンマガジン）
調整アポ
「調整アポ」は、複数人の日程調整を自動化できるサービスです。
予約フォームの項目をアンケートや連絡先などに設定できるため、必要な情報の回収に役立ちます。
確定した予定や入力情報などは、連携しているサービスに自動的に反映されるため便利です。
また、候補日を自動抽出したページをURL化し、サイトへの埋め込みやメールの添付を行うこともできます。
他にも、調整可能な予定として判定するキーワードを設定できたり、既存の予定を調整可能な時間枠にできるため、調整する予定を優先させることができます。
調整アポは、複数人で日程調整を行う場合に便利なツールです。
ChoiceRESERVE
「ChoiceRESERVE」は、4,000社以上に導入実績がある予約管理システムです。
設備の管理やキャンセル待ち機能などが搭載されていて、複雑な要件の日程調整に利用できます。
また、予約と同時にアンケートを実施できたり、記述式や選択式のフォームで顧客情報を収集することが可能です。
他にも、調整する予定ごとに受付開始や締切のタイミングを設定できるため、準備が必要な予定の調整の際に便利です。
また、リマインドメール、サンキューメールなど、顧客情報をもとにしたメールを自動送信する機能も搭載されています。
ChoiceRESERVEは、主に企業などで導入すると便利なツールです。
日程調整のNitte
「日程調整のNitte」は、日程調整を効率化できるツールです。
GoogleカレンダーやMicrosoft Outlookと連携可能で、調整可能な日時を自動抽出して表示してくれます。
抽出された日時から都合の良い日時を相手に選択してもらうことで、日程調整が完了します。また、予定確定時は、連携カレンダーに反映され、参加者に自動的に通知されます。
他にも、打ち合わせの時間や場所、選択できる日付の範囲指定など、細かい条件を調整ページに設定可能です。
日程が確定したら、オンラインミーティングのURLを自動発行してくれるため、予定確定後の対応もスムーズにすすめることができます。
Spir
「Spir」は、複数のカレンダーと連携することで、日程調整やWeb会議のURL発行、カレンダーへの反映まで行えるカレンダープラットフォームです。
調整用のURLの共有や、Webサイトに埋め込んだ候補日時、HTMLで書き出した候補日時などによって日程調整ができます。
調整相手がアクセスするタイミングで、最新の予定を考慮した候補日時を自動抽出できるため、ダブルブッキングも防止できます。
Spirは、複数人が同席する面談の調整や、メンバーのうち誰か1人が参加する商談など、さまざまな日程調整におすすめのツールです。
AIさくらさん
「AIさくらさん」は、AIによって日程調整を自動化できるツールです。
GoogleやOutlookなどのカレンダーツールと連携することで、日程調整からカレンダー登録までを自動化できるため、ダブルブッキングの防止につながります。
また、移動時間を考慮した日程調整にも対応可能です。
スケジュール調整の他にも、会議室の空き状況の確認機能も搭載されています。
面接などの1回のみの調整や、セミナーの参加者全員による調整など、さまざまな調整方法を選択できます。
クロジカスケジュール管理
「クロジカスケジュール管理」は、チームの予定を一つのカレンダーで共有することをテーマにしたスケジュール管理グループウェアです。
日程調整の他にも、チャットや設備の予約、ワークフローなどのシステムも利用可能です。
日程調整機能は予約受付型で、取引先がクロジカスケジュール管理を使っていない場合でも日程調整ができます。
TimeRex
「TimeRex」は、GoogleカレンダーやOutlookの予定表とリアルタイムに連携ができる日程調整ツールです。
空いているスケジュールから都合に合った打ち合わせの候補日をピックアップしてくれるため、日程調整で面倒な手間を自動化できます。
また、グループ投票による三者間ミーティングの調整もスムーズに行なえます。
他にも、ZoomやGoogle MeetなどのWeb会議ツールとも連携可能です。
TimeRexは、複数のスケジュールを同時並行で調製できるため、オンライン面談の日程調整に適しています。
eeasy
「eeasy」は、予約受付型の日程調整ツールです。
カレンダーアプリと連動させることで、打ち合わせ可能な日時を自動的に抽出してくれます。
打ち合わせ相手にURLを送付することで、相手が希望日を選択できます。また、移動時間も考慮してくれるため、移動が多いケースでも安心して日程調整が可能です。
eeasyは、個人ユーザーの場合は無料で使用可能で、法人ユーザーも1か月は無料で試せます。
アイテマス
「アイテマス」は、テキストベースで日程候補を送りたい場合に最適な日程調整ツールです。
Googleカレンダーと連携させることで空き時間を抽出できます。
ピックアップされた空き時間の中から、先方に送りたい候補日を選択することで、候補日の情報を自動でテキスト化してくれます。
取引先がデジタルツールが苦手で、テキストベースでのやり取りを好む場合は、このアイテマスを利用するといいでしょう。
biskett
「biskett」は、Slackと連携できる日程調整ツールです。
移動時間の考慮や休日の打ち合わせの可否などの条件を自由にカスタマイズできるため、ワークスタイルにあった日程調整が実現できます。
biskettが対応しているカレンダーはGoogleカレンダーのみですが、Slackと連携できる数少ないツールとなっています。
そのため、Slackとの連携させたい場合はbiskettがおすすめです。
無料トライアルが14日間用意されていて、プランも1か月単位で契約できるため、気軽に試すことができます。
調整さん
「調整さん」は、10名程度のスケジュール調整に最適なツールです。
このツールはログインすることなく日程調整が可能で、パソコンだけでなくスマートフォンでも利用できるため、デバイスを選びません。
気軽に使用できるため、2,500万人以上のユーザーが飲み会や会議、同窓会などのスケジュール調整に利用しています。
また、開催日時や場所が決定していない場合でも、候補日を提示して参加者の希望を募ることも可能です。
出欠の有無が調整によって確定できるため、開催場所の手配にも役立ちます。
調整丸
「調整丸」は、参加者全員の希望を集まりに反映できるアンケート型の日程調整ツールです。
日程やお店の候補を入力して参加候補者に送り、集まった回答ページをFacebookやLINEで共有することで、最終的なスケジュールを決定します。
この調整丸は、パソコンやスマートフォンで利用可能です。
また、複数のイベントも一括で管理できるため、さまざまな種類の集まりの幹事を引き受けても混乱することなくこなすことができます。
伝助
「伝助」は、打ち合わせやセミナー、イベント、講座などを主催する際に便利な日程調整ツールです。
伝助はすべて無料で使える点が特徴で、関係者だけが閲覧できるパスワード機能も搭載されています。
また、利用の際にアカウント登録や個人情報の入力は必要ありません。
使用方法は簡単で、イベントページを作成し、出欠状況をリアルタイムで確認するだけです。
出欠の自動集計結果から出席の多い日程を簡単に確認できるため、日程の決定がスムーズにできます。
また、スマートフォン以外からの出欠の登録も可能なので、幅広い参加者に送信が可能です。
Doodle
「Doodle」は、多言語対応が可能で世界中で利用されている日程調整ツールです。すべて無料で使うことができます。
イベントや会議、講座の参加者の中に日本語がわからない人がいる場合に便利です。
Doodleは、日本語に対応していませんが、使用されている単語は英語なので心配ありません。ただ、入力事項は日本語でも問題ありません。
日程調整は、希望日程の要望を参加者に募り、決定事項を一斉配信することで招集がかけられます。
また、外部カレンダー機能とも連携できます。
LINEスケジュール
「LINEスケジュール」は、すでに多くの人が利用しているLINEを使ったスケジュール調整です。
イベントを作って招待したいメンバーを選んで送信するだけで簡単に利用できます。
また、候補日の選択収集も可能で、集まった回答から都合が良い日を決定できます。
計画から調整、連絡がLINEひとつで手軽にできるため、幹事や参加者にとって負荷が少ないため便利です。
ドライヘッドスパ専門店ヘッドミント 店舗一覧
| ヘッドミント 大須本店 | 愛知県名古屋市中区大須3-26-41 堀田ビル |
| ヘッドミントVIP 栄東新町店 | 愛知県名古屋市中区東桜2-23-22 ホテルマイステイズB１ |
| ヘッドミントVIP 金山店 | 愛知県名古屋市中区金山1-16-11 グランド金山ビル2F |
| ヘッドミント 名駅店 | 愛知県名古屋市中村区椿町13-16 サン・オフィス名駅新幹線口206 |
| ヘッドミント 東山店 | 愛知県名古屋市千種区東山通5-113 オークラビル6F |
| ヘッドミントVIP 岐阜店 | 岐阜県岐阜市神田町8-4 アートビル4F |
| ヘッドミント 静岡店 | 静岡県静岡市葵区御幸町４−２ ポワソンビル 7階 |
| ヘッドミント 札幌大通店 | 北海道札幌市中央区南2条西6丁目 TAIYO2・6ビル 4F |
| ヘッドミント イオン松任店 | 石川県白山市平松町102-1 松任イオン1F |
| ヘッドミント 池袋店 | 東京都豊島区東池袋1丁目42−14 28山京ビル202 |
| ヘッドミントVIP 目黒店 | 東京都品川区上大崎2-13-35 ニューフジビル601 |
| ヘッドミント 大宮西口店 | 埼玉県さいたま市大宮区桜木町2-2-7 AOYAMA808ビル4F |
| ヘッドミント 浦和店 | 埼玉県さいたま市浦和区東仲町8-2 大堀ビル202 |
| ヘッドミント 草加店 | 埼玉県草加市高砂2-11-20 真壁ビル4F |
| ヘッドミント 南越谷店 | 埼玉県越谷市南越谷4丁目9-1並木ビル２F |
| ヘッドミントVIP 蕨店 | 埼玉県蕨市塚越2-1-17TPビル201号室 |
| ヘッドミント 稲毛店 | 千葉県千葉市稲毛区小仲台2-6-7 スエタケビル3階 |
| ヘッドミント 新潟店 | 新潟県新潟市中央区花園1-5-3 ネットワークビル花園205 |
| ヘッドミント 勝田台店 | 千葉県八千代市勝田台北1-3-19 新緑ビル4階 |
| ヘッドミントVIP 千葉店 | 千葉県千葉市中央区新町1-13 木村ビル |
| ヘッドミント 川崎本町店 | 神奈川県川崎市川崎区本町1-10-1 リュービマンション501 |
| ヘッドミントVIP 藤沢店 | 神奈川県藤沢市南藤沢21-9とのおかビル5F |
| ヘッドミント 水戸店 | 茨城県水戸市吉沢町216-6 南コーポＡ棟101 |
| ヘッドミント 京都祇園店 | 京都府京都市東山区祇園町北側270-4 Gion Hanaビル 6F |
| ヘッドミント 和歌山駅前店 | 和歌山県和歌山市美園町5-7-8 パーク美園町ビル2F |
| ヘッドミントVIP京橋店 | 大阪府大阪市都島区片町2丁目11－18京橋駅前ビル２F |
| ヘッドミントVIP 東大阪店 | 大阪府東大阪市長田東2-2‐1 木村第一ビル4F |
| ヘッドミント 広島店 | 広島県広島市中区幟町12−14 幟町WINビル602 |
| ヘッドミント 小倉店 | 福岡県北九州市小倉北区魚町1-3-1 B1F |
| ヘッドミント 鹿児島アミュWE店 | 鹿児島県鹿児島市中央町1-1アミュWE通路側 |
| ヘッドミントアロマ | 愛知県名古屋市中区大須3-26-41 堀田ビル |
| ゼウス発毛 | 愛知県名古屋市中区大須3-26-41 堀田ビル |
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