予約システムのシフト管理機能とは?どんな事が出来るの?

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タダ子

予約システムにシフト管理機能はある?


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予約システムを導入する予定なら、シフト管理機能を上手に使ってみましょう。シフト管理機能によって、お客様の混雑状況に応じた人員配置ができます。

今回はそんな予約システムのシフト管理機能の詳細を紹介します。

シフト管理とは?

シフト管理とは、従業員の労働時間と休日、組み合わせなどをシフト制に基づいて管理すること。

シフト管理により従業員は希望の時間帯に働けるようになり、お店や企業側も状況に応じた人員配置ができるようになります。

ただし、シフト管理がうまくいかないと、時間帯によって従業員の過不足が生じ、負担が多くなりすぎたり軽くなりすぎたりします。

従業員が多くなりすぎた時間帯は余分な人件費が生じ、足りなくなった時間帯は業務を回しにくくなるなどのデメリットもあります。

適切なシフト管理は、コスト削減・業務遂行効率化において非常に大事です。

 

シフト管理は多くの業種で採用されている

最近はシフト制を敷く企業が増えているので、シフト管理もそれに合わせて行われています。

シフト制を採用している業種としては、小売業・製造業・運輸業・医療・介護福祉・宿泊業・サービス業などがあります。ほかにもあるでしょう。

このような業種では長時間営業や夜間営業をするときに、シフト制のメリットを活かしています。

従業員を営業時間内に適切に配置できれば、お客様への対応に不足する部分もなくなり、きめ細やかなサービスも展開できます。

そのために重要になってくるのがシフト管理です。

 

シフト管理がなぜ重要なのか?

シフト管理はお店や企業側にとっても従業員にとっても重要です。その理由は以下の通りです。

  • 業務の運営がスムーズになる
  • 従業員の作業負担を減らせる
  • 従業員のモチベーションアップにつながる

シフト管理がうまくできれば、業務の運営はスムーズになります。

時間帯によってお客様への対応が変わることもなくなり、常に質の高いサービスを提供できるでしょう。

シフト管理が正しく行われれば、従業員の作業負担も減らせます。

シフトがうまく回り始めれば、一人一人の従業員が無理な働き方をする必要はありません。

作業負担も減り、自分の希望通りの労働時間で働ける従業員のモチベーションもアップします。

従業員が一生懸命業務に打ち込める環境も整います。

 

シフト管理の課題

シフト管理を適切に行おうとする場合は、いくつかの課題があるので、見てみましょう。

  • シフト表を作成するのが大変
  • 従業員が多いと、シフト管理が難しくなる

シフト管理はシフト表に基づいて行われますが、シフト表の作成には時間も手間もかかります。

シフト表作成に当たっては、従業員の希望も聞き取り、お店や企業側の予定とも調整しなければいけません。

しかし、これが大変。特に月末の忙しい時期にシフト表作成ともなれば、他の業務を休んで、シフト管理に時間を割く必要も出てきます。

少ない従業員のお店や企業ならシフト管理もしやすいでしょうが、大勢の従業員を抱えたところでは、管理が非常に難しいです。

シフトの配置も複雑化し、調整もしにくくなります。

多人数の従業員がいるお店や企業では、シフト管理を効率的に行う方法を考えないといけませんね。

 

シフト管理の課題を解決してくれる予約システム

シフト管理にまつわる課題を解決してくれるのが予約システムです。

シフト管理機能が搭載されている予約システムを利用すれば、シフト表もずっと作成しやすくなります。

そんな予約システムのシフト管理機能について説明しましょう。

 

▼予約システムのシフト管理機能でできること

予約システムのシフト管理機能では、様々なことができます。サービスの種類にもよりますが、次のような基本機能が備わっていることが多いです。

  • 従業員のスケジュール管理
  • シフト表の作成の簡易化
  • 勤怠管理
  • 管理者登録
  • 最適な人員配置ができる
  • お客様の予約との連動
  • お店や企業内での共有
  • お客様に合わせたサービスを提供できる
  • キャンセル対応もしやすい

 

従業員のスケジュール管理

従業員のスケジュール管理は基本機能。シフト管理といえば、まず従業員のスケジュールをうまく調整しなければいけません。

 

シフト表の作成の簡易化

予約システムを利用すると、シフト表の作成が簡単にできます。中には、専用のフォーマットに従業員が希望内容を入力するだけで、シフト表を作成できるものもあります。従来の方法では、シフト表作成の業務は大変でしたが、予約システムの導入により楽になるでしょう。

 

勤怠管理

勤怠管理は従業員の過重労働の防止、労働状況の改善などにおいて重要な項目。予約システムに勤怠管理をしてもらうことで、次のようなメリットが得られます。

  • 不正打刻を防止できる
  • 法改正へ対応しやすい
  • 労働時間を管理しやすくなる

タイムカードやエクセルを使った打刻では、本人以外が行えることがありますが、予約システムのシフト管理機能ではそれは無理。

不正打刻が起きません。お店や企業は従業員の正確な労働時間の把握ができます。

法改正への対応がしやすいのも予約システムのシフト管理機能。

他の方法では法改正があるたびに、自分たちで社内ルールを調整しなければいけませんが、予約システムならアップデート時に新しい法律に沿った仕様になります。

従業員の労働時間を管理しやすくなるのは大きなメリットです。

従業員の労働時間の管理が適切にできないと、過重労働による罰金を科されることもありますが、そのような事態は予約システムの利用で防げます。

 

管理者登録

シフトによっては管理者を置かなければいけません。管理者登録ができるのも予約システムの特徴です。

すべてのシステムではありませんが、管理者登録機能が搭載されているものもあります。

 

最適な人員配置ができる

予約システムのシフト管理機能を使えば、最適な人員配置ができます。

システム導入後時間をかけてデータを集めることで、曜日や時間帯ごとの混雑状況も把握可能。

その状況に応じた人員配置ができます。人員が足りなければ補強し、余り気味ならほかの時間帯に回せばいいでしょう。

 

お客様の予約との連動

お客様の予約とシフト管理を連動できるのが予約システム。従業員のシフトを登録し、そのシフトに合わせるように予約で指名もできます。

 

お店や企業内の従業員同士での共有

予約システムのシフト管理機能なら、お店や企業内の従業員同士で共有ができます。

紙のシフト表だと印刷して配布する手間があるし、エクセルだと同時間帯の共有編集ができません。

予約システムのシフト管理機能なら、共有は簡単。スマホがあれば、誰でも閲覧できます。

 

お客様に合わせたサービスを提供できる

予約システムのシフト管理機能を使って、シフト管理が適切にできるようになると、お客様に合わせたサービスの提供もできるようになります。

お客様にピッタリの従業員を配置することで、きめ細やかなサービスも実現できるでしょう。

個々のお客様の要望にも応えやすくなります。

 

キャンセル対応もしやすい

お客様のキャンセルがあったときに、シフト制が敷かれていると、担当従業員の仕事がなくなってしまいます。

これはお店側にとっても大きな損失です。

その損失を最小限にしてくれるのが予約システムのシフト管理機能。お客様の予約状況が見える化されているので、一目で確認できます。

キャンセル状況も分かりやすいので、キャンセルが早い時期に行われれば、シフト再調整もしやすいでしょう。

 

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堀田 直義

堀田 直義

株式会社じむやの代表取締役。ドライヘッドスパ専門店ヘッドミント25店舗展開。X(旧Twitter)で「堀田直義」で検索!

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