オンプレミス型の予約システムの特徴を教えて
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予約システムには、オンプレミス型とクラウド型があります。今回はそのうち、オンプレミス型に注目してみます。
特徴やメリット・デメリットなどを紹介しますから、よろしかったら利用してみてください。
予約システムのタイプ
冒頭で紹介したように、予約システムにはオンプレミス型とクラウド型があります。それぞれの特徴を解説しましょう。
オンプレミス型予約システム
オンプレミスの「プレミス（premises・複数形で使います）」とは、英語で建物、店舗、施設のこと。オンプレミスで、建物で、店舗で、施設でという意味になります。
では、オンプレミス型とはどういうことかというと、サーバーやネットワーク機器、ソフトウェアなどを自社の建物、店舗、施設内で運用することです。
オンプレミス型予約システムといった場合は、自社内でのみ運用する予約システムということになります。自社内でシステムを構築し、自社の従業員だけがアクセスし、機密性を保持することができます。
クラウド型予約システム
オンプレミス型予約システムと好対照をなすのがクラウド型予約システムです。
クラウド型予約システムでは、自社のコンピューターとは別のコンピューターサーバーが提供するサービスを利用します。自社外のサーバーで予約データを管理し、自社の機器で必要に応じて取り出して、閲覧・利用します。
オンプレミス型とクラウド型の予約管理システムの違いを簡単にまとめると、オンプレミス型では情報が自社内にあり、自社内で予約管理。クラウド型では、データが自社外にあり、アクセスして、データを取り出して予約管理します。
オンプレミス型予約システムのメリット
オンプレミス型予約システムのメリットを考えてみましょう。次のようなメリットがあります。
- 自社で選定できる
- 自社の都合に合わせやすい
- ソフトウェアやシステムの利用に費用がかからない
- カスタマイズの自由度が高い
- 外部ネットワークの通信状況の影響を受けない
- セキュリティが高い
それぞれのメリットの詳細を見てみましょう。
自社で選定できる
オンプレミス型の予約システムの選定は自社でできます。利用するサーバーやネットワーク機器などは好きなように選定可能。
クラウド型予約システムの場合、サービス提供者の仕様に合わせたサーバーやネットワーク機器を選ばなければいけませんが、オンプレミス型ではその必要はありません。
自社の都合に合わせやすい
オンプレミス型予約システムは自社の都合に合わせて運用できます。
ここはクラウド型とは違う点で、クラウド型の場合、サービス提供者側のメンテナンスや障害があると、運用しにくくなります。
一方、オンプレミス型では、自社でメンテナンスの日も自由に選べるし、運用方法も自社の予約状況に合わせることが可能です。
ソフトウェアやシステムの利用に費用がかからない
自社内に予約システムを構築するオンプレミス型では、ソフトウェアの利用やシステムの運用に費用はかかりません。初期費用などは高くなりますが、いったん導入すると、その後のシステム運営費負担は減ります。
カスタマイズの自由度が高い
オンプレミス型の予約システムのカスタマイズの自由度は高いです。自社の予約管理状況に応じてどのようにでも仕様変更ができます。
構築された顧客データも自社保管という形になりますから、そのデータを使って、自社の従業員が利用しやすいようにカスタマイズできます。
外部ネットワークの通信状況の影響を受けない
自社内にネットワークを構築するオンプレミス型予約システムでは、外部ネットワークの影響を受けません。
クラウド型では外部ネットワークの通信状況が悪くなったり、障害が起きたりすると、利用できなくなることがありますが、オンプレミス型にはそのような心配はなし。
自社内のシステムが正常に稼働している限り、使用し続けることができます。
セキュリティが高い
自社内で運用するオンプレミス型予約システムの場合、外部ハッカーなどの侵入もなく、個人情報も漏れにくいことから、セキュリティが高くなっています。
もちろんセキュリティ構築のための努力は欠かせませんが、クラウド型よりも安全に利用しやすいことはたしかです。
オンプレミス型予約システムのデメリット
オンプレミス型予約システムのデメリットを見てみましょう。次のようなデメリットがあります。
- 導入まで時間がかかる
- 初期費用や維持費が高くなりやすい
- 社内で保守・メンテナンスをする必要がある
- アップデートは自社でおこなわなければならない
それぞれのデメリットの詳細を見てみましょう。
導入まで時間がかかる
オンプレミス型予約システムは導入まで時間がかかります。サーバー機器やソフトウェアの購入、システムの構築や人員配備をすべて自社内でおこなわなければならず、手間も期間も要します。場合によったら、導入に数ヶ月かかることもあるでしょう。
ここはクラウド型の方が優れている点では、クラウド型ならサービス提供者からサービスの提供を受ければ、すぐに使えるようになります。
初期費用や維持費が高くなりやすい
オンプレミス型予約システムでは、まず初期費用が高くなります、自社サーバーの設置、機器やソフトウェアの購入、システム構築など、いろいろな費用がかかります。
クラウド型でも利用のための初期費用を支払う場合はありますが、オンプレミス型ほどの費用にはなりません。
オンプレミス型では維持費も高くなりやすいです。いったん運用し始めると、ソフトウェアやシステムの利用料金はかかりませんが、サーバーの電気代、システム担当者の人件費などは必要になります。
クラウド型ではサービス提供者に利用料を支払うだけですが、それよりも維持費が高くなる傾向にあります。
社内で保守・メンテナンスをする必要がある
オンプレミス型予約システムの面倒なところは、社内で保守・メンテナンスをする必要があることです。自社内で運用することになる予約システムなので、他を頼ることはできません。
その場合、専門の担当者を配置し、稼働状況をしっかり監視させ、障害などが生じないか常にチェックしなければいけません。
この点の対策が不十分だと、システムダウンということもあり得、予約システムが使えなくなってしまいます。
ここもクラウド型よりも不便な点です。クラウド型では、保守・メンテナンスはサービス提供者の役割。ユーザーはお任せしておけば、ほとんどのことは大丈夫です。
アップデートは自社でおこなわなければならない
予約システムに限らず、アップデートの必要性が生じることがありますが、オンプレミス型では自社でおこなわなければいけません。これが小規模事業者には結構な負担になることがあります。アップデートの際に費用がかかることも多いです。
オンプレミス型予約システムがおすすめの企業は？
オンプレミス型予約システムのメリットとデメリットも見てみましたが、その結果を踏まえて、どのような企業におすすめか考えてみましょう。
まず、運用は自社内でおこなわなければならないので、自社内に運営部門を立ち上げられる企業におすすめです。保守もメンテナンスも自社責任になりますから、しっかり監視・管理ができる専用部門が必要になります。
自社の予約管理に合わせたカスタマイズがしたい企業にもおすすめ、クラウド型では提供されたサービスに応じた利用が主となり、カスタマイズがあまりできませんが、仕様の変更の自由度を求めるのならオンプレミス型を利用しましょう。
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