Microsoft Formsで予約システムは作れる？Bookingsについても解説！

タダ子

Microsoft Formsで予約システムは作れるの？

タダリザーブ

任せて！予約システム/ポイントシステムの「タダリザーブ」が解説するよ！

サロンの運営を成功させる上では、集客や施術内容の技術力などの他にも、予約管理などの業務の効率化も重要な要素です。

そこで便利なのが予約システムなのですが、予約システムは数多くの種類が存在するため、どのシステムを導入すればいいか分からない方も多いのではないでしょうか。

また、予約システムの導入には多くのコストがかかるため、導入に踏み切れないケースもあるでしょう。

この記事では、「Microsoft Forms」で予約システムを作成する方法を紹介します。

また、「Microsoft Bookings」で予約システムを作成する方法についても解説します。

機能は限定されますが、安価で作成できるため、コスト面で予約システムが導入できない方は、参考にしてみてください。

Microsoft Formsとは？

「Microsoft Forms」とは、Microsoft社が開発した「Microsoft 365」のひとつで、テンプレートを使って簡単にアンケートの作成、配信ができるツールです。

アンケート送信時にリアルタイムに結果の表示が可能で、結果をExcelに保存することやMicrosoftの他のアプリケーションと連携することもできます。

「Microsoft 365」を契約していれば誰でも利用可能で、ブラウザ上ですべての作業が完結できます。そのため、アンケート結果をビジネスにつなげることができます。

Microsoft Formsで予約システムを作る方法

Microsoft Formsを活用することで、サロンで使用する予約システムを簡単に作ることができます。

ここでは、Microsoft Formsで予約システムを作る方法を紹介します。

Microsoft Formsで予約フォームを作る

Microsoft Formsで予約フォームを作る手順は、以下のとおりです。

・Microsoft Formsを起動
Officeから利用する場合は、アプリの中にある「Forms」をクリックします。

予約に必要な項目を入力していきます。

収集した予約情報の確認

ここでは、Microsoft Formsで収集した予約情報を確認する方法を紹介します。

Webで確認する方法

予約フォームから予約が入ると、Microsoft Formsの「応答」の場所に予約数が表示されます。

Webで集めた予約情報を確認する場合は、「応答」をクリックします。

ここでは、予約があった数だけでなく、フォームの入力に完了するまでの時間などをグラフでも確認可能です。また、用意した項目単位でのデータも確認できます。

エクセルで確認する方法

予約情報は、エクセルからでも確認できます。

「応答」をクリックすることで、「表示結果」の横に表示される「Excelで開く」をクリックすることでエクセルが起動します。

エクセルのアプリがダウンロードされていない場合は、エクセルファイルが保存されます。

Microsoft Bookingsとは？

「Microsoft Bookings」は、Microsoft 365の一部であり、予約の受け付けと管理を行うことができるツールです。

このツールは小規模なビジネスに特化しており、サロンなどの予約管理にも適しています。

一方、Microsoft Formsは顧客の要望を収集するだけで、その後に実際の予約を調整する必要があります。

しかし、「Microsoft Bookings」はスケジュールと同期して予約の変更やキャンセルが可能で、Microsoft Formsのような手間を省き、予約作業を効率化します。

Microsoft Bookingsの使い方

ここでは、Microsoft Bookingsの使い方を解説します。

Microsoft Formsよりも細かい設定が可能ですが、手順としてはシンプルです。

Microsoft Bookingsにログインする

Microsoft Bookingsにログインするためには、管理者によってアクセス権を付与されている必要があります。

そのため、アクセス権があるかどうか確認してください。

ログインするには、「Office 365」のアプリ一覧からMicrosoft Bookingsを選択するか、Microsoft Bookingsからログインします。

ログインすると、Microsoft Bookingsの画面左下に「今すぐ始める」があるため、そこをクリックします。

予約予定表を追加

Microsoft Bookingsの起動直後には、「予約予定表を追加」が表示されています。

これをクリックしてからサロンの名前などの必要事項を入力し、「続行」を押します。入力してセットアップが完了すると、ホーム画面が表示されます。

ここでは、過去の予約情報などが確認できます。さらに、「企業情報」「スタッフ」「サービス」などの登録を行います。

Microsoft Bookingsの各画面の紹介

Microsoft Bookingsは、
・予約表
・予約ページ
・顧客
・スタッフ
・サービス
・ビジネスの情報
の画面で構成されています。

ここでは、各画面の機能について紹介します。

予約表

「予定表」では、予約情報をカレンダー上で確認できます。

Microsoft Bookingsは、Outlookの予定表と連携できるため、予約情報をそのままOutlookでも確認できます。

サロンでは電話での予約もありますが、Microsoft Bookingsは電話予約の内容を手動で追加できるため、両方の予約の一元管理が可能です。

予約ページ

「予約ページ」は、予約ページをカスタマイズしたり予約できるようにするための画面です。

この画面では、予約ページのカスタマイズをしたり、リマインドメールの設定、予約ページのアクセス制限などの機能が利用できます。

顧客

「顧客」の画面では、過去にサロンを予約してサービスを利用したことがある顧客の情報の確認と編集ができます。

CSV形式で顧客情報をインポートできるため、顧客リストがすでにある場合は、Microsoft Bookingsで管理できるようになります。

この画面では、顧客の個人情報だけでなく、「カウンセリングの内容」「髪質」「施術履歴」「好み」といったさまざまな情報も入力できます。

スタッフ

「スタッフ」の画面では、サロンのスタッフを登録できます。

この画面でスタッフを登録することで、スタッフを指名した予約が可能になります。

また、各スタッフの出勤時間と休暇を設定することで、予約ページに反映させることもできます。

サービス

「サービス」の画面では、顧客が予約するメニューの設定と内容の編集ができます。

「サービスの追加」をクリックして、予約対応ができるメニューを追加します。

「サービスの詳細」では、「施術内容」「施術時間」「価格」などの詳細情報を設定できます。

また、予約が完了した際に表示されるメッセージや、リマインドメールの設定もこの画面で設定することが可能です。

ビジネスの情報

「ビジネスの情報」では、サロンの営業時間などの詳細を設定できます。

ここで入力した情報は、「予約ページ」「メッセージ」「リマインダー」にも反映されます。

登録できる情報としては、「サロンの名前」「所在地」「電話番号」「WebサイトのURL」「プライバシーポリシーのURL」「ロゴ」「曜日ごとの営業時間」があります。

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