【予約システムで改善】ダブルブッキングの予防・対処法を解説

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ダブルブッキングは、顧客からの信頼を失う恐れのある重大なミスです。

しかし、予約数を伸ばそうとさまざまな予約方法を取ってしまうと、ダブルブッキングが起きやすくなります。

このような事態にしないよう日頃からしっかりと予防し、発生した際には適切に対処しなければいけません。

この記事では、ダブルブッキングが起きる原因、予防方法、起きた場合の対処方法について解説していきます。

ダブルブッキングとは？

ダブルブッキングとはどんな意味で使われているのでしょうか。

まず、ブッキングとは「予定を入れること」という意味です。英語の「booking」が由来ですが、「本」に関するものでなく、「ing」が付いていることから動詞となり、「予約する」「記入（記帳）する」「契約する」という意味になります。

ブッキングは元々

• 航空業界では「予約」
• メディア業界では「スケジュールを押さえた」

という意味で使われていましたが、次第に広く使われるようになった言葉なのです。

同様に、ダブルブッキングは「ダブル（二重）で予約する」ということですから「同じ日時に複数の予約が重なってしまうこと」

また「予定がかぶる」という意味で使うこともあります。

いずれにせよ、予定が重なってしまうことを意味しています。

なぜダブルブッキングが起きる？

そもそも、なぜダブルブッキングが起きてしまうのでしょうか。ダブルブッキングが発生しやすい条件は以下の3点です。

• 予約管理者が複数いるため
• 予約方法が複数あるため
• 予約管理方法がまとまっていないため

それぞれを詳しく見ていきましょう。

予約管理者が複数いるため

スタッフ全員が予約を受け付けられるようになっている場合、情報共有ができていないとダブルブッキングが起きやすくなります。

店舗では予約電話を取ったスタッフがそのまま応対するということもあるでしょう。

予約台帳への記入を忘れたり、管理者への伝え忘れ、日時の聞き間違いなどでかんたんにダブルブッキングは起きてしまいます。

予約方法が複数あるため

店舗公式サイト、電話、メールなど予約方法が複数に分かれている場合もたいへん危険です。

予約方法が多いほどダブルブッキングのリスクが高まります。

しかし、予約方法が多いほど顧客を取り込めるのですから、これを減らしてしまうと損失になってしまいます。

予約管理方法がまとまっていないため

予約管理方法が一元化されていない場合もダブルブッキングが発生しやすくなります。

管理方法はさまざまですが、紙の予約台帳、カレンダーとバラバラでは情報共有ミスを引き起こしやすく、正確な予約管理ができなくなります。

このようにアナログで管理しているとどうしても人的ミスが起きやすくなります。

ダブルブッキングの防止対策

ダブルブッキングの原因をひとつずつ見直すことから始めましょう。ダブルブッキングを防ぐ4つの方法について解説します。

• 予約管理方法をひとつにすること
• 毎回確認すること
• スケジュール管理ツールを使う
• 予約システムを導入する

それぞれの対策方法を詳しく見ていきましょう。

予約管理方法をひとつにすること

予約管理方法が複数ある場合は、ひとつに統一するようにします。

管理する方法はいろいろありますが、使いやすいものをひとつ選んで、ひとつにします。

あちこちにメモしておくと、これがダブルブッキングの原因になってしまいます。

予約管理方法をひとつにすることで、記入漏れによるダブルブッキングを防止することができるようになります。

毎回確認すること

予約が入ったら、必ずダブルブッキング状態になっていないかを確認します。

うっかり忘れていることもあるので、記憶だけに頼らず、必ず確認するクセをつけましょう。

スケジュール管理ツールを使う

スケジュール管理ツールは、カレンダーアプリなどで日々の予定やタスクを整理し管理できるものです。

たとえば、「Google カレンダー」や「Yahoo!カレンダー」などを利用するのも手です。

Google カレンダー

Googleが提供しているスケジュール管理ツールで、Googleアカウントがあれば無料で利用できます。スタッフで共有すれば全員でスケジュール管理ができます。Gmailから送信されてきたスケジュールをカレンダーに入れたり、スケジュールに入れた住所の情報からGoogleマップを起動するなどの使い方ができ、便利に使えます。

Yahoo!カレンダー

ヤフー株式会社が提供しているスケジュール管理アプリです。さまざまなデバイスに対応していて、色分けすることで見やすくなります。スタンプを貼るとすぐに予定を登録できるカレンダーアプリです。デザイン性も高く、タスクの登録や、複数のカレンダー管理・共有も可能。無料で利用することができます。

TimeTree(タイムツリー)

スケジュールの共有ができる高機能でシンプルなカレンダーアプリで、Google カレンダーとも同期ができます。TimeTreeは、会員登録不要で相手と共有して利用できるのが特徴です。カレンダーを共有する人が予定を入れると通知で知らせてくれるので、見逃しがありません。

予約システムを導入する

予約システムを使うことでダブルブッキング対策になります。

スケジュール管理ツールや台帳では管理できなくなったら、予約システムが有効です。

予約システムはさまざまな業種に導入が可能で、費用も機能もさまざまですから、業種や店舗に合うものを選ぶようにしましょう。

ダブルブッキング対処法

ダブルブッキングを起こしてしまった場合は、すぐに対処することが重要です。

断る相手を選択する

ダブルブッキングですから、どちらかの予約を断らなければならないので、断る相手を選択する必要があります。

基本的には、先に予約をしてくれた顧客を優先するようにします。

断りの連絡は早急に行う

ダブルブッキングだとわかった時点ですぐに断りの連絡を入れます。

メールでなく電話を使い、誤解がないよう正しく伝えることが大切です。

メールでは誤解が生じてしまい、さらにこじれてしまう恐れがあるからです。

言い訳をせずにダブルブッキングで予約を解消すること、そして謝罪の言葉を簡潔に言うようにします。

さらに予約の代替案を提案するといいでしょう。

来店したら改めて丁寧に謝罪する

後日顧客が来店したら、改めて丁寧に謝罪することです。

これはスタッフ全員に共有しておきましょう。

繰り返し謝罪を行うことが重要です。

予約システムの活用でダブルブッキング防止

少ない予定ならスケジュール管理アプリで十分ですが、レストラン、セミナー、ジムなどを経営しているなら予約システムを導入するのがおすすめです。

システムによっては予約管理機能だけでなく、決済機能や分析機能もあり、大いに役立ちます。

まずは無料の予約システムから導入して、ダブルブッキングを防止しましょう。

まとめ

ダブルブッキングは顧客の信用を大きく失ってしまうミスです。

ダブルブッキングを防ぐためには、予約管理をひとつにまとめることが重要ですが、しかし、まとめても管理方法が店舗に合っていないとミスのリスクが高まります。

効果的にダブルブッキング対策するためにはまずは、無料の予約システムを導入してみてはいかがでしょうか。

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