予約リマインドメールの文章の書き方と例文を教えて！
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予約リマインドメールって聞いたことありますか。
予約をしたお客様に予約に関する記憶を呼び起こしてもらうために発信するメールです。
この予約リマインドメールの文章、カンタンに作成できそうですが、うまくできますか。
ということで、今回は予約リマインドメールの文章の書き方と例文を紹介しましょう。
予約リマインドメールとはどんなメール？
まずは、予約リマインドメールとは、どんなメールなのかを説明しておきましょう。
予約リマインドメールは予約したお客様にリマインド（remind<思い出してもらう>）ためのメールです。
記憶を呼び起こしてもらうということですね。
何を思いだしてもらうのかというと、予約の内容です。
予約したお客様の頭の中からついうっかり予約日や予約内容が消えてしまうなんてことがあるかもしれません。
そのままでは、お客様が来店してくれないことになり、お店やサロンも困ることになります。
そのようなことがないように、お店やサロン側が予約リマインドメールをお客様に発信し、確実に来店してもらうようにするのです。
これで無断キャンセルなどを防止しやすくなります。
予約リマインドメールの発信で得られるメリットは？
予約リマインドメールを発信することで、どのようなメリットが得られるか、確認してみましょう。
予約日時を見直ししてもらえると助かるね
予約したお客様に予約リマインドメールを発信すれば、お客様の方で予約日時の見直しができます。
<この日時に予約していたか>ということで、記憶を呼び起こしてもらえれば、確実に来店してくださるでしょう。
意外に予約日時を忘れることはよくあるものです。
お客様も忙しいでしょうから、お店やサロン側でリマインドメールを送るのは親切の一環とも言えます。
予約が有効であると、安心してもらえるのはありがたいね
予約をしたお客様が、<本当にこの予約は確かに取れたのだろうか>と不安を抱くことがあります。
メモなどを取っていても、もう一度確認したくなることもあるでしょう。
かといって、電話でいちいち尋ねるのも面倒なもの。
その点、予約リマインドメールが来ると、お客様も<本当に予約が取れているのだな>と安心します。
これで、お店やサロンに行くときの心配がなくなります。
事前の問い合わせが減るのは嬉しいね
お客様の方で予約が取れたかどうか確かめるために事前に問い合わせをすることがあります。
それには丁寧に返答しなければいけませんが、受付スタッフの余計な業務が増えることは確かです。
予約帳や予約システムを開いて、予約内容を確認しなければいけません。
ここでも予約リマインドメールが力を発揮します。
お客様に予約情報・予約内容を事前に伝えられれば、お客様の方でもそれ以上問い合わせる必要がなくなります。
そのため、お店やサロン側の業務が一つ減るので、少し助かるでしょう。
親切なところをアピールできるのはプラスαだ
お客様に予約リマイドメールを発信することで、お店やサロンが親切なところをアピールできます。
<わざわざ連絡をしてくれて、ありがとう>と思うお客様もいるでしょう。
これがお店やサロンの評価を上げることにも繋がり、好印象を抱いてもらえます。
予約リマインドメールの発信で発生するマイナスポイントは？
続いて、予約リマインドメールを発信するマイナスポイントを挙げてみましょう。
見逃されてしまうかもしれないのは残念
1人1人のメール受信数はかなりの量になることがあります。
そのような大量のメールを受信しているお客様の場合、予約リマインドメールを見逃してしまうかもしれません。
よく見もしないで削除なんてケースもあり得ます。
そうなると、残念です。予約リマインドメールの当初の目的を達成できませんね。
発信しすぎると、迷惑に感じるお客様がいるかも
予約リマインドメールをどれくらい送ればいいか悩むところですが、お客様によっては迷惑に感じる場合もあります。
<いちいちお知らせしてくれなくても、分かっているよ>というお客様もいるでしょう。
しかも、発信回数が増えれば、それだけ煩わしく感じやすいものです。
そのようなお客様の気持ちも配慮しなければいけません。
予約リマインドメールをどのように発信するの？
予約リマインドメールの発信方法としては、以下のようなものがあります。
- メール発信
- SMS発信
- 予約システム発信
メールで予約リマインドメールを発信できます。
メールアドレスが分かっていれば誰にでも送れます。
ただ、迷惑メールに入ってしまうかもしれないこと、確実に読んでもらえないかもしれないことなどが難点です。
SMSを利用してのリマインドメール発信も可能です。SMSはメールに比べて気づかれやすいのがいいところ。
他のメッセージに埋もれるということも少ないです。
予約システムにはリマインドメール発信機能がついたものがよくあります。
この機能を使えば、確実にお客様の元に予約リマインドメールが届くでしょう。
予約リマインドメールにはどんな項目や内容を記載すべきか？
予約リマインドメールにはどのようなことを記載すればいいでしょうか。
いくつか記載すべき項目や内容をピックアップしてみましょう。
件名を記載しよう！
メールを発信するのですから、件名を付けたいところ。
件名無しでもメールは発信できますが、ちょっとぶっきらぼうです。
お店やサロンとしては親切なところを示したいので、件名は入れましょう。
件名候補としては、<【店舗名】ご予約の確認>などがおすすめです。
<リマインド>という表現を使うと、ちょっと上から目線のようにも見えるので、控えましょう。
ポイントは分かりやすく、気がつかれやすい件名にすることです。
店舗名を記載しよう！
どのお店やサロンからの予約リマインドメールなのかを明示する必要があります。
これが分からなければ、お客様もどこからの予約リマインドメールなのか判断できませんから、当然記載します。
お客様の氏名を記載しよう！
予約リマインドメールには、予約したお客様の氏名を書かなくてはいけません。
ときには違うお客様宛に予約リマインドメールが発信されてしまうことがあるので、そのような間違いを避けるためにここで当人に確認していただきます。
挨拶を記載しよう！
予約リマインドメールは情報伝達の手段ではありますが、挨拶無しに内容に入るのは避けましょう。
無愛想すぎます。簡単な挨拶で結構なので、一言加えることで雰囲気が和らぎます。
予約内容を記載しよう！
予約内容は一丁目一番地とも言える肝心な部分。
予約内容が分からない予約リマインドメールでは始まりませんから、以下のような項目を必ず記載してください。
- 予約日時
- 予約人数
- 予約メニューやサービス
- 予約スタッフ（指名制の場合）
- 予約メニューやサービスの料金
店舗の住所・連絡先を記載しよう！
予約リマインドメールには、お店やサロンの住所や連絡先も記載しておかないといけません。
お客様に住所や連絡先を調べる手間を負わせないようにしましょう。
必要に応じてすぐに連絡できるように準備しておけば、お客様も助かります。
キャンセルの対応方法も記載しよう！
予約リマインドメールを見たお客様がキャンセルしたくなることがあるので、キャンセルポリシーも明記しておきましょう。
キャンセルのルールやキャンセル料などについて、お客様に理解していただく必要があります。
そうすれば、お客様もルールを守ってキャンセルしてくださるでしょう。
外国人のお客様にも対応できるようにしておけば◎
最近は、日本にも多数の外国人の方が見られるようになりました。
それだけに、お店やサロンを利用する外国人のお客様も増えています。
予約リマインドメールを発信するときは、そのようなお客様にもなるべく対応できるようにしておけば◎。
多言語設定ができる予約システムなどの利用がおすすめです。
予約リマインドメールに書くべき内容の例文
予約リマインドメールに記入する項目や内容を紹介しましたが、今度は具体的な例文を見てみましょう。
このような例文に倣えば、お客様に失礼のないメールになるというケースを取り上げます。
そのまま真似て使ってもいいですが、自分でも工夫し、予約リマインドメールを書いてみてください。
例文①
”件名：【店舗名】ご予約内容の確認
本文：△△様
このたびは当店にご予約くださり、誠にありがとうございます。
予約の当日が近づいてまいりましたので、ご連絡申し上げます。
【予約日時】△△年△月△日（△曜日）15:00
【予約メニュー】△△施術コース
【料金・お支払い方法】60分で6,000円
現金・クレジットカード・デビットカード・電子マネーからお支払い方法をお選びください
【店舗情報】住所：東京都△区△町○ー○ー○、△△ビル3階
アクセス：JR△△線△△駅東口から徒歩5分
電話番号：03-△△△-△△△△
営業時間：10:00~21:00
Googleマップ：
【キャンセルについて】キャンセルにより、キャンセル料が発生することがあります。
当日キャンセルの場合：施術料金の50％
2日前キャンセルの場合：施術料金の25％
分からない点がございましたら、気兼ねなくお問合せ下さい。
当日のご来店を心よりお待ちしております。
（署名）”
例文②
”件名：【サロン名】ご予約内容のご確認
本文：△△様
このたびのご予約、誠にありがとうございます。
つきましては、予約日が間近に迫っているので、お知らせさせていただきます。
▶ご来店日時：△△年△月△日（△曜日）16:00
▶内容：カット・シャンプー・カラー
▶担当：△△
▶料金：7,000円（税込）
お支払いは現金かクレジットカードでお願いいたします。
▶店舗情報
住所：東京都～～～
電話番号：03-△△△-△△△-△△△△
地図：Googleマップを掲載
駐車場：店舗南側に5台収納可能
LINE：http://~~~
メールアドレス：~~~@~~~
▶キャンセルポリシー
◇キャンセルする場合は、前日の18::00までにご連絡ください
◇無断キャンセルの場合は、施術料金の△％を頂きます
◇予約内容の変更はこちらのフォーム（URL）からお願いいたします
▶注意事項：15分以上遅刻すると、キャンセル扱いとさせていただきます
○○××様のご来店をスタッフ一同お待ちしております。
当日は気を付けてお越し下さいませ。
（署名）”
これはNGな例文
予約リマインドメールの例文を2つ紹介しましたが、これは◎の場合です。
逆にNGな例文もあるので、取り上げてみましょう。
”件名：なし
本文：△△様
ご予約の×日前になりましたので、メールでお知らせいたします。
お車でお越しの際は、店舗真向かいにある駐車場をご利用ください。
それでは、○○様の来店をお待ちしております。”
ずいぶんあっさりした予約リマインドメールの例文です。
あっさりしている方が気楽という方がいるかもしれませんが、これでは内容の確認ができません。
件名がないのも無愛想。予約日時や予約内容が記載されていなければ、何の予約か分かりません。
連絡先も記載されていないので、予約変更やキャンセルもカンタンにできませんね。
キャンセルポリシーの記載もないので、キャンセルに関するルールも確認できません。
とても不親切な予約リマインドメールの例文と言えます。
このような書き方をしないように注意してください。
予約リマインドメールはいつ送るのが最適か？
予約リマインドメールはいつ送るのがい最適でしょうか。
発信タイミングは非常に重要です。
あまり送りすぎれば、お客様に煙たがれますし、かといってタイミングを間違うと効果を発揮できません。
そこでいつ送るかですが、適切な時期は予約の2～3日前頃。
この頃にお客様の予約の確認をして頂ければ、当日忘れることもないでしょう。
また、予約変更やキャンセルする場合でも、余裕があります。
当日キャンセルともなると、キャンセル料が発生することがありますが、予約2～3日前ならダイジョウブな場合もあるでしょう。
お客様にとっても助かる点です。
あまり早く予約リマインドメールを送りすぎると、お客様の記憶から消えてしまうことがあります。
かといって、予約前日のリマインドメールでは慌ただしいですね。
予約変更やキャンセルがしにくくなります。
ということで、予約当日2～3日前に予約リマインドメールを発信するのが正解です。
予約リマインドメールを送れるおすすめの予約システム
予約リマインドメールを送れるおすすめの予約システムをいくつか紹介しましょう。
これで例文作成が不要になるかもしれません。
RESERVA｜予約リマインドメール機能
『RESERVA』の予約リマインドメールで、忘れていた予約を思い出されるため、直前キャンセル・無断キャンセル（ノーショー）の防止や、予約者への気遣い・ホスピタリティといった効果があります。
テンプレートもあらかじめ用意されていますが、そのテンプレートにアレンジを加えることも可能。
リマインドメールが配信されるタイミングは予約前日の午前8時です。
STORES予約｜予約忘れないでねメール
『STORES予約』では、予約イベントの前に予約者に対して任意のメッセージをメールもしくは SMS のいずれかで決まった日付（復数の条件から選択）で配信することができます。
自動配信の設定が可能。1日前、1週間前と複数の配信日の設定もできます。
配信したメールの閲覧や開封率の履歴を確認することもできます。
Select Type｜自動メール・メルマガ配信
『Select Type』では、<自動メール・メルマガ配信機能>で予約前日のリマインドメールなどの配信ができます。
Square予約｜自動予約リマインダー
『Square予約』では<リマインダー機能>を使って、予約リマインドメールを自動送信し、お客様の予約忘れを防止できます。
メールやSMSでの送信になります。
AirRESERVE｜予約リマインドメール配信
『AirRESERVE』には<予約リマインドメール配信機能>があります。
ネット予約されたお客様へご来店の前日に、リマインドメールが配信されます。
予約忘れや無断キャンセルの対策におすすめの機能です。
メッセージ本文と件名を編集して、当日の持ち物や連絡事項などをお知らせできます。
yoyakul.jp｜メール配信
『yoyakul.jp』には<メール配信機能>があり、予約受付メール、前日確認メール、サンキューメール、誕生日メール、来店予測メール、一斉配信メールの6種類のメール配信が利用きでます。
前日確認メールで、お客様の予約忘れを防ぎます。
tol｜リマインドメール
『tol』には<リマインドメールの自動送信機能>があります。
各予約システムのリンクも掲載しておきましたから、詳細はそちらでご確認ください。
ヘッドミント 店舗一覧
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