予約の電話は緊張する？緊張しない方法は？
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予約、特に電話予約で緊張するという人が結構います。
お店の予約、サロンの予約、病院や歯医者の予約などのときです。緊張のあまり声が震えたり、頭が真っ白になったりする人もいます。
そこで今回は、予約の電話で緊張しないで済む方法を解説します。どうぞ参考にしてください。
予約の電話で緊張する理由
どうして予約の電話をするときに緊張するのか、理由を考えてみましょう。
電話をする機会が少ない
最近は、メールやLINE、チャットツールで連絡を取り合う人が増えました。
この方が便利だからですが、その分電話で直接話をする機会も減っています。
電話を掛けることもなく電話から遠ざかっている人もいます。
そのような人は電話を掛けるのがあまり得意でなくなっているようです。
その結果、予約の電話も掛けにくくなり、掛けても緊張してしまうということがよくあります。
顔の見えない相手と話すのが苦手
電話では顔の見えない相手と話すことになりますが、これがどうも苦手であるという人がいます。
予約の電話でも対応している受付係の人は見えませんから、緊張してしまうのでしょう。
電話では、声のトーンや話し方から相手の気持ちを推し量る必要がありますが、これが疲れるという人もいます。
直接会って話す方が、緊張しないためにはいいようです。
そのときに応じた受け答えが必要になる
電話をする場合、その時々に応じて的確な受け答えをしなければいけませんが、うまくできるかどうか不安になり、緊張してしまう場合があります。
予約の電話でも、受付係の人が言ったことに対して素早く反応できるか、十分な内容を伝えられるかなど心配になることもあるでしょう。短い時間で意を尽くすのは結構難しいものです。
このような気持ちになると、どうしても緊張してしまいますね。
相手の状況が分からない
お店でもサロンでも病院でも予約の電話を入れるときは、相手の状況は分かりません。
混雑しているのか、忙しいときなのか、暇なときなのか、全く予想ができないのです。
「忙しいときに電話をしたら、迷惑かな」「混雑していて、十分な対応をしてもらえないのでは」などと考えると緊張してしまいます。
LINEやメールなら、相手がどういう状況であろうとも連絡しやすいですが、電話を掛けるときはどうしても不安がつきまといます。
電話って大変ですね。
相手の反応が気になる
予約の電話に限りませんが電話を掛けようとするときは、相手がどのように反応するか気になるものです
。友人に電話するときでも、忙しいときでは面倒くさがられるのではと不安になることもあります。
ましてやよく知らないお店やサロン、病院の受付係が親切に対応してくれるのかは全く分かりません。
失礼な対応をする受付係がいる場合もあります。
そこまで行かなくても、言葉遣いや雰囲気で少し雑な印象を与える相手と話すことになるかもしれません、
そのような相手と話したくないと思うでしょうが、電話を掛けてみるまでどうなるか予想もつかないので、自ずと緊張してしまいます。
予約の電話で緊張しないコツ
予約の電話で緊張してしまう人は、どうすれば緊張しないで済むでしょうか。
ここではそのコツをいくつか紹介するので、実際に取り入れてみてください。
要件をメモに書いておく
予約の電話をするときは、自分の伝えたい用件が十分に伝えられるか不安になることがあります。
簡単な予約ならすらすらと言葉も出てくるでしょうが、少し込み入った予約となると、うまく伝えられるか緊張もするものです。
そこで、伝えたい用件はメモに書き出しておきましょう。
電話を掛けるときにそのメモを見ながら話をすれば、伝えたい内容が漏れることもなくなります。
また、メモがあるという安心感から、それほど緊張しないで済みますね。
最初に言うことを考えておく
予約の電話を入れるときは、最初に言うことを考えておきましょう。
相手が答えたら、すぐに「予約を取りたいんですが」と伝えることにしておけば、安心です。それから、メモを見ながら詳しい打ち合わせをしていけばいいです。
電話をするときに緊張する理由の1つが何から話せばいいのかが分からないこと。最初に言うべきことを決めておけば、その後はスムーズに話が進むものです。
タイミングを考える
予約の電話で無用な緊張を防ぐためには、タイミングをよく考えておきましょう。
混雑する時間に電話をすると、雑な対応をされるかもしれません。
できるだけ空いている時間帯を狙って電話をした方が親切な対応が返ってくるものです。
受付時間の開始直後と終了間際は混雑しやすいですから、外しておきましょう。
お昼休みの時間は受付係が在籍していない場合もあります。
今は空いているのではという時間に予約の電話をしておけば、緊張感も和らぐでしょう。
慣れる
予約の電話で緊張する人の多くは慣れていません。
予約の電話を入れる機会が少なく、どう喋ればいいか不安になってしまうのです。
そこで1つの解決策として、何度も電話で予約してみるのもおすすめです。
同じお店で予約の電話を繰り返し入れれば、大体の手順もつかめるようになります。
聞かれることもある程度予想できるようになり、どう答えればいいかも自然と分かるようになるでしょう。
違うお店に予約を入れるときでも、これまでの経験が役に立ち、伝えるべきポイントも見えてきます。
習うより慣れろと言いますが、慣れてしまえば、予約の電話もそれほど大変ではなくなります。
メモとペンを用意しておく
予約の電話をするときは、どんなことを言われるだろうかと緊張するものです。
予想外のことを伝えられるのではと不安にもなるでしょう。
そこで相手が何を言っても大丈夫なように、メモとペンを用意しておきましょう。
すぐに大事な内容をメモできるようにしておくのです。
このように準備をしっかり整えておけば、予約の電話をするときの緊張感も幾分減るでしょう。
ゆっくりと落ち着いて話すようにする
予約の電話で緊張すると、早口になり、内容が相手に伝わりにくくなることがあります。
それでは困りますから、ゆっくりと落ち着いて話すように心がけましょう。
まず電話をする前に深呼吸をして、気分を落ち着けます。これだけでも緊張感の軽減に役立ちます。
実際に話をするときも、慌てずにゆっくり話すようにすれば、自然と緊張感も取れてくるでしょう。
ほかの予約方法が利用できないか検討してみる
予約の電話を入れるときに緊張する場合、どうすればいいかという点を見てきましたが、いろいろ努力しても、やはり緊張してしまうという場合があります。
そのようなときは、別の予約方法がないか検討してみましょう。
お店やサロン、病院によっては、電話予約以外にも次のような予約方法を用意している場合があります。
- ホームページ予約
- 集客サイトからの予約
- SNSからの予約
- LINEからの予約
これらの予約方法なら、電話予約のように緊張せずに予約ができます。
気分的にも気軽です。利用できる時間も24時間対応になっていることも多く、好きな時間帯に予約ができます。
電話予約が苦手な人には最適な予約方法といえるでしょう。
お店やサロン、病院などが近くにある場合は、直接出向いて予約する方法もあります。
直接予約だと、相手の顔が見えるので、電話予約のときほど緊張しないで済むことがあります。安心感もありますね。
ただ、電話予約以外に手段がない場合もありますから、そのようなときはこの記事で紹介したコツを取り入れて、実践してみてください。きっとうまく予約ができますよ。
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