予約システムの「一元管理」ってどういう意味？
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予約を適切に管理する方法として、一元管理という方法があります。
一元管理は、様々な業種でデータを管理する方法として用いられていますが、中でも予約の一元管理を行うことで、顧客情報の活性化や業務効率化をはかることができるようになります。
クラウド上で操作できる一元管理システムが次々に登場していますが、この記事では予約システムの一元管理の意味や一元管理のメリット・デメリットをご紹介します。
予約システムの一元管理とは？
そもそも一元管理とはどんな意味なのでしょうか。
「一元」とはコトバンクによると「物事の根元がただ一つであること」を意味しますから、「ひとつで管理すること」ということになります。
ですから、一元管理とは「複数のデータや情報を一カ所にまとめて、出し入れしやすいように管理すること」を意味します。
予約手段というと、電話、メール、さらに店舗であれば直接受付することもできます。受付がひとりであっても複数であっても、何らかのミスは生じる恐れはあります。
忙しいから後で書こうと思っていたら忘れてしまったといった、書き忘れ、伝い忘れなどはその例です。
すると、予約にモレが出たり、ダブルブッキングといった恐れが出てきます。
ＨＰからやメールでの予約は24時間受け付けられるので便利ですが、これもバラバラだと同じ問題が出てくる可能性があります。
これをなくすためのものが、予約システムの一元管理です。
予約システムを導入することで、スタッフも業務が中断されることなく集中することができるようになるため、生産性の向上や効率化がはかれるようになります。
一元管理と一括管理との違い
「一元管理」と似た「一括管理」という言葉がありますが、これはどのような違いがあるのでしょうか。
- 一括管理
- 一元管理
単に複数の情報やデータなどを一カ所にまとめること
情報を一カ所にまとめるだけで終わりではなく、その管理方法まで統一すること
一カ所に集約するという意味は同じですが、同じ管理方法で集めた方がデータや情報をより効率的に活用できるようになります。
管理方法が同じであれば、社内の誰もが同じデータを確認することができるようになるからです。
では、ここから「一元管理」をより詳しく見ていきましょう。
予約システム一元管理のメリット
予約システムの一元管理の主な4つのメリットについてご紹介します。代表的なメリットを押さえることで、一元管理の必要性がわかるようになるでしょう。
業務の効率化がはかれる
一元管理の最大のメリットは業務の効率化です。
予約情報の一元管理によって「わずらわしい電話対応がなくなる」「いつ予約枠が空いているかがわかる」といった社内業務の効率化が進むようになります。
たとえば、社内情報が複数の場所で管理されているとします。必要な情報を手に入れるためには管理場所をほかのスタッフに聞いたり、わざわざ電話をしたり、足を運んだりする必要が出てくるかもしれません。
時間や手間がかかるのでは、少しも効率が良いとは言えません。
ところが、予約情報の一元管理ができていれば、たとえ担当者がいなくても必要な情報へアクセスすればすぐに確認することができるのです。
コミュニケーションの促進
円滑なコミュニケーションができるようになるのも一元管理のメリットです。
たとえば、複数の店舗がある場合、組織で1つの情報を共有することで、他店舗との情報共有ができるようになります。
情報の管理方法が店舗ごとで違っていると情報共有ができません。
しかし、情報の一元管理をすることで、たとえ他店舗であっても情報がわかるため、組織全体の意思決定もすぐはかれるようになります。
情報の活性化
情報を一元管理することで、情報の活性化をすることもメリットのひとつです。
情報が一元管理されていない場合は、大切な予約情報が分散してしまったり、整理されていないと担当者でないとわからないため、活用できません。
しかし、一元管理化されていれば、スタッフ全員が情報にすぐアクセスし、確認することができるようになります。
情報を有効活用できるようになれば、誰もがかんたんに情報を知ることができるようになります。
24時間稼働で売上増加
予約システムの一元化をはかることで、たとえ夜中でも店舗休業日でも、利用客の予約がいつでも取れるようになります。
文字通り、24時間稼働してくれるので、新規顧客を逃してしまうことなく売上増加を見込めるようになります。
予約システム一元管理のデメリット
予約システムの一元管理の主な2つのデメリットについてご紹介します。代表的なメリットを押さえることで、一元管理の必要性がわかるようになるでしょう。
システム導入の手間
システム導入すればとうぜん、手間がかかります。
スタッフが全員すぐに使えるようになるわけではなく個人差もあります。
簡単という人もいる反面、パソコン操作になれていないスタッフにとっては、慣れている手作業のほうが早いと言われることもあるかもしれません。
一時的には効率が悪くなるかもしれませんが、慣れるまでは辛抱です。
慣れてもらえれば、ここでやっと効率化がはかれるようになります。
コストがかかる
予約を一元管理するためには、どうしても予約システムを導入しなければならなくなります。
さらにＨＰやSNSなどとの連携などを合わせると、それなりの費用がかかってしまうことがほとんどです。
中には無料のものもありますが、機能が制限されている場合もあるので必ず確認をしましょう。
予約システム一元管理の導入ポイント
導入・運用にあたっては一定のコストがかかります。では、どのようなシステムを選べばよいのでしょうか。
予算内で収まるものを選ぶこと
何でもそうですが、高機能のものを選ぶと、高く付きます。店舗の運営コストとしてまず、予算内で収まるかをよく確認しておくことが重要です。
また、どこまでを一元管理する必要があるのか、どんな予約システムの導入をすればいいのかをしっかり決めておき、無理なく利用できるシステムを選ぶことをおすすめします。
店舗や業種に合ったものを選ぶこと
予約一元管理システムには、さまざまな種類があり、かかる費用もピンキリです。
予約のとりまとめだけでなく、メニューや顧客情報などの内容や分析などの機能、リマインダー機能など、機能もさまざまです。さらに、プランによっても費用や機能が変わってきますので、店舗や業種に合ったものを選ぶことが大切です。
事前決済機能
複数の決済方法に対応していると利用客にとっても便利です。
予約時の事前決済機能があれば、当日キャンセルや無断キャンセルも防ぐことができます。
外部機能との連携
Google カレンダーやLINE等の連携機能があったほうが便利な業種の場合は、こちらも検討する必要があります。
連携することで、効率的に集客力を高めていくことも可能になるためです。
まとめ
今回は、予約システムの一元管理の意味やメリット、デメリットについてご紹介しました。
一元管理と言っても業種などによっても必要な機能が違ってきます。
まずは何のために予約一元管理システムを導入するのかを明確にすることです。その上で店舗や業種に沿った機能をもつシステムを探すことをおすすめします。
さらに初期費用や月額使用料、導入するまでに必要な時間、契約期間、途中解約の場合などの料金もしっかり確認するようにしましょう。
運営に合った予約一元管理システムを選ぶことで、より効果的な経営ができるようになるので、ぜひ、予約システムの一元管理を取り入れてみてください。
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